Jobs Rss

Pour soutenir sa croissance, Exquando cherche à recruter un.e consultant.e expérimenté.e dans le domaine de la gestion de l’information, de la gouvernance de l’information et de la gestion de documents.

Vos principales responsabilités

  • Vous travaillez en étroite collaboration avec l’équipe responsable du projet chez notre client afin d’initier une vision commune en termes de gestion et gouvernance de l’information
  • Vous analysez les processus de gestion de l’information et les besoins des utilisateurs, identifiez les forces et les faiblesses afin d’optimiser et d’automatiser les process
  • Vous développez et proposez des stratégies pour la capture, le stockage, la sécurité, le contrôle des révisions, la récupération, la distribution, la préservation ou la destruction des informations au sein de l’organisation
  • Vous définissez les orientations et la planification pour la mise en oeuvre de la gouvernance de l’information
  • Vous analysez les fonctionnalités standards et caractéristiques des outils informatiques nécessaires
  • Vous accompagnez le projet de changement pour la mise en oeuvre de la gouvernance de l’information
  • Vous contribuez à transférer les connaissances aux collaborateurs et à les former
  • Vous animez les réunions avec les clients, les membres de l’équipe et autres parties prenantes.

Expérience et compétences requises

  • Master ou équivalent par expérience
  • Minimum 5 ans d’expérience dans la gestion de l’information, la gouvernance de l’information, la gestion de documents ou des projets GED
  • Expérience réussie dans un environnement axé sur le travail en équipe
  • Capacité à travailler de manière créative et analytique dans un environnement centré sur la résolution de problèmes
  • Excellentes compétences en communication (écrite et orale) et interpersonnelles
  • Bonnes compétences en animation d’atelier et en entretien
  • Excellent sens de l’écoute et de la compréhension des besoins du client
  • Compétences linguistiques : français, néerlandais et/ou anglais

Ce que nous pouvons vous offrir

Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.

Nous accordons une attention particulière au développement personnel et professionnel. Une formation adéquate, interne ou par l’intermédiaire d’associations et d’organisations professionnelles de l’information, sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l’information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.

L’environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail ! Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein ou temps partiel. Notre siège d’exploitation est basé à Wavre, mais certaines missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Il est également crucial pour nous que le/la candidat.e soit sensible aux valeurs d’Exquando.

Vous vous reconnaissez dans cette description ? Envoyez au plus vite votre CV et les raisons de votre intérêt à Muriel à l’adresse suivante: muriel.merat@exquando.com.

 

Lien : https://www.exquando.be/fr/consultante-en-gestion-et-gouvernance-de-linformation/

Afin de renforcer nos équipes, nous recherchons un.e assistant.e de projet pour des missions dans le Brabant Wallon ou le Hainaut.

En tant qu’assistant.e de projet, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et la coordination des activités administratives liées à des projets d’ingénierie. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les chefs de projet, les équipes internes et les parties prenantes externes pour assurer la bonne exécution des projets. Vous serez responsable de diverses tâches administratives qui soutiennent le déroulement efficace des projets, tout en veillant au respect des délais, des budgets et des normes de qualité.

Responsabilités principales:

Voici une liste non exhaustive des tâches à effectuer. Cette liste peut varier en fonction des missions et des clients.

Gestion administrative des projets :

>> Assurer le suivi et l’organisation des documents de projet (contrats, plans de projet, rapports, etc.)
>> Participer à la préparation et à la rédaction des comptes rendus de réunions, des rapports d’avancement et autres documents requis
>> Coordonner la circulation de l’information entre les différentes parties prenantes

Soutien à la gestion de projet :

>> Assister les chefs de projet dans la planification, l’exécution et le suivi des projets
>> Contribuer à la gestion des calendriers de projet, en veillant au respect des échéances
>> Assister à la gestion des budgets de projet, y compris le suivi des dépenses et la préparation de rapports financiers

Gestion des outils et des systèmes :

>> Mettre à jour et maintenir les bases de données de projet et les systèmes de gestion documentaire
>> Utiliser les logiciels de gestion de projet pour aider à suivre les progrès et à générer des rapports

Communication et coordination :

>> Faciliter la communication entre les équipes de projet et les départements concernés
>> Organiser les réunions, événements et déplacements liés aux projets
>> Gérer les communications avec les partenaires externes, clients et fournisseurs

Qualification et expérience requises:

>> Formation à orientation administrative
>> Expérience préalable en tant qu’assistant.e administratif.ve, de préférence dans un environnement de gestion de projet dans le secteur de l’ingénierie

Compétences requises:

>> Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
>> Sens du détail et rigueur
>> Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement
>> Proactivité et sens de l’initiative
>> Excellente connaissance du français et de l’anglais
>> Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint), la connaissance de logiciels de gestion de projet est un atout
>> Bonnes capacités rédactionnelles

Ce que nous pouvons vous offrir:

Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.

Une formation adéquate en interne sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l’information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.

L’environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail!

Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein et un package salarial attractif. Notre siège d’exploitation est basé à Wavre, mais certaines missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Du télétravail partiel est autorisé.

Il est également crucial pour nous que le/la candidat.e soit sensible aux valeurs d’Exquando.

Vous vous reconnaissez dans cette description ? Envoyez au plus vite votre CV et les raisons de votre intérêt à Muriel à l’adresse suivante: muriel.merat@exquando.com.

 

Lien : https://www.exquando.be/fr/assistante-de-projet/

Afin de favoriser une collaboration efficace et de qualité, le Document Controller contribue à assurer que la documentation utilisée par le client, ses partenaires et collaborateurs est fiable, correcte, complète et bien communiquée. Il/elle fait partie d’une équipe projet et est en charge de gérer et contrôler les documents qui sont produits pendant les différentes phases du projet via un outil de gestion intégré.

Il s’agit d’une fonction majoritairement opérationnelle qui demande de la rigueur et un grand sens du service.

Descriptif de fonction:

Voici une liste non exhaustive des tâches à effectuer. Cette liste peut varier en fonction des missions et des clients.

  • Suivre le cycle de vie des documents: Création, révision, approbation, diffusion et archivage des documents techniques tout au long du projet
  • Contrôler la qualité: Vérification de l’exactitude, de la cohérence et de la lisibilité des documents, en s’assurant qu’ils respectent les normes et les conventions de l’entreprise
  • Gérer les versions: Suivi des différentes versions des documents et maintien d’un historique complet des modifications à l’aide d’une liste de délivrables
  • Diffuser les documents: Mise à disposition des documents pertinents aux intervenants appropriés au bon moment
  • Appliquer, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion documentaire
  • Utiliser des outils de gestion documentaire: Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (GED), y compris les contrôles d’accès dans certains cas, et des outils collaboratifs (Teams) pour faciliter le traitement et le partage des documents
  • Former et donner du support aux utilisateurs sur l’outil et sur les procédures
  • Produire des rapports/dashboard sur l’état de la documentation du projet: Définir le plan d’action correctif et le faire exécuter
  • Donner du feedback lors de réunions de projets sur l’état de la documentation
  • Scanner des documents importants tels que des protocoles

 

Qualification et expérience requises:

  • Un intérêt pour la gestion documentaire est essentiel
  • Une affinité ou une curiosité pour le travail dans un environnement technique La majorité de nos clients collaborent avec nous dans le domaine de l’engineering
  • Très bonne connaissance écrite et parlée du français et/ou du néerlandais, bonne connaissance de l’anglais
  • Bonne connaissance de Microsoft Office

Les éléments suivants sont un atout mais pas une obligation:

  • Une formation de base en lien avec la gestion de l’information et de la documentation
  • Une formation de base orientée dans les technologies de l’information de la communication (ICT)
  • Une première expérience en tant que document controller, archiviste, documentaliste ou dans une fonction administrative
  • Une connaissance de un ou plusieurs logiciels de gestion documentaire est un plus  (Aconex, LiveLink, Sharepoint, ACC…)

Compétences requises:

  • Bon sens de l’organisation et de la coordination, sens des priorités
  • Rigoureux(se) et soucieux(se) des détails
  • Aisance orale dans le cadre de présentations/formations et bonne capacité rédactionnelle
  • Flexible et bon esprit d’équipe
  • Capable de travailler à la fois de manière autonome et en équipe
  • Orienté(e) service et client
  • Bonne capacité d’écoute et de compréhension des enjeux

Ce que nous pouvons vous offrir:

Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.

Une formation adéquate en interne sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l’information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.

L’environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail ! Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein et un package salarial attractif. Notre siège d’exploitation est basé à Wavre, mais certaines missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Du télétravail partiel est autorisé.

Il est également crucial pour nous que le/la candidat.e soit sensible aux valeurs d’Exquando.

Lien : https://www.exquando.be/fr/document-controller/

Overview

Who we are?

PM Group is an employee owned, international project delivery firm with a team of 3,500+ people.  We are world leaders in the pharma, food, medtech and mission critical sectors. From our network of offices in Europe, Asia and the US, we work with the world’s leading organisations.  We are focused on growing a sustainable business centred around our people, our clients and trade partners.

Due to the continued growth of our Benelux operations across consultancy, design, and engineering services and projects, we are looking to appoint a Document Control Manager to oversee the function across the Benelux. This role can be Waterloo or Bornem based.

It will be a diverse and varied role, working alongside our  Architecture & Engineering (A&E), Construction Management teams across a variety of different projects simultaneously.

Responsibilities

  • Management of Document Control team across the Benelux, working together to achieve objectives to meet company timescales.
  • Motivate and manage the team, coordinate customer feedback, solve problems and help to remove any blockers to effective working.
  • Document control on a number of projects simultaneously (small to large scale).
  • Manage documentation records for projects in compliance with all quality and regulatory requirements.
  • Check documentation for compliance with project requirements, issuances of document, update registers and manage all incoming & outgoing documents.
  • Ensure all project documents including drawings, quality manuals and procedures, are transmitted to relevant personnel and clients.
  • Liaise with project managers and engineers for submissions and preparing for closing of projects.
  • Ensure all the relevant project documentation are registered / maintained in the electronic Document Management System.
  • Periodic review of archived documents in line with retention schedule.
  • Conduct internal audits to ensure the internal controls align with document control procedures and policy.
  • Ensure adherence to the company’s document control procedures and quality system.
  • Provide administrative support to Engineering and Projects departments.
  • Awareness & understanding of applicable company procedures.
  • Project filing/document handover process.
  • Project filing/archiving process.

Qualifications

  • A suitable level of knowledge and experience in a document control function, preferably within a an engineering consultancy or construction environment.
  • Experience with document management systems (EDMS/Collaboration systems), preferably ProArc.
  • Proven ability to successfully manage a small team.
  • Experience in dealing with multidiscipline design teams, subcontractors and a wide client base.
  • Ability to understand technical concepts and work with technical departments and personnel to achieve goals.
  • Advanced proficiency in MS Office and Adobe.
  • Clear communicator.
  • Proven ability to deliver excellent service to all customers – internal and external.
  • Proactive approach, takes responsibility and with a ‘can do’ attitude to tasks and responsibilities.
  • Adaptable and flexible to demands of working in a fast paced environment.
    Strong problem-solving, organisational and time management skills.
  • Good knowledge of English, Dutch and/or French.

Why PM Group?

As an employee-owned company, we are inclusive, committed and driven. Corporate Responsibility and Sustainability are the heart of our new 2025 business strategy. Click here to read more in our Corporate Responsibility and Heath, Safety & Wellbeing Report 2022.

 

Inclusion and Diversity are core to our culture and values. Wherever we work, we commit to a culture of mutual respect and belonging by building a truly inclusive workplace rich in diverse people, talents and ideas. Valuing the contributions of all our people and respecting individual differences will sustain our growth into the future.

 

PM Group is committed to ensuring our hiring process is fair and accessible to all and will provide candidates with disabilities with reasonable accommodations required to participate in the recruitment process. If you require any assistance in this regard, please let us know.

Link: Document Control Manager Benelux in Bornem, Belgium | PM Group (pmgroup-global.com)

Labgroup, leader dans les domaines de la gestion de documents et de données informatiques, est actif au Luxembourg depuis près de 40 ans. Notre groupe, également présent en Irlande et à Gibraltar est certifié ISO 9001:2015, ISO 27001, ISO 14001 et est accrédité à Luxembourg ”Agent de communication à la clientèle” (29-1), “Opérateur de Systèmes informatiques Primaires du Secteur Financier” (29-3), ”Opérateur de Systèmes informatiques Secondaires et de réseaux de communications du Secteur Financier” (29-4), Prestataire de services de dématérialisation et de conservation» (29-5 et 29-6).

Nous recherchons activement un(e) assistant(e) archiviste (H/F)

Description :

Nous cherchons un(e) assistant(e) archiviste pour renforcer notre équipe de consultants au sein

d’une institution européenne.

Mission principale :

❱   Traitement des archives courantes et intermédiaires

❱   Traitement physique des documents papier

  • Tri, classement, dégrafage, rangement en boîte

❱   Inventaire et description de fonds sériels

Profil recherché :

❱   Diplôme en Master 2 en archivistique sans expérience ou Licence professionnelle avec 3

ans d’expérience dans le domaine

❱   Bonne capacité d’adaptation

❱   Travail en équipe

❱   Maîtrise du Pack Office

❱   Maîtrise de deux langues du cadre européen :

  • Langue 1 : niveau C2
  • Langue 2 : niveau B2

Localisation : Bruxelles, Belgique

Type de contrat : CDD d’une durée de 3 mois

Pour postuler, veuillez nous envoyer votre CV avec une photo récente et une lettre de motivation à l’adresse suivante : ilmextmgt@labgroup.com.

Lab Luxembourg S.A.

3, rue Dr Elvire Engel

L-8346 GRASS – Luxembourg

T +352 350 222 999                    servicedesk@labgroup.com www.labgroup.com

 

Lien : Offre d’emploi – Assistant archiviste (labgroup.com)

Labgroup, leader dans les domaines de la gestion de documents et de données informatiques, est actif au Luxembourg depuis près de 40 ans. Notre groupe, également présent en Irlande et à Gibraltar est certifié ISO 9001:2015, ISO 27001, ISO 14001 et est accrédité à Luxembourg ”Agent de communication à la clientèle” (29-1), “Opérateur de Systèmes informatiques Primaires du Secteur Financier” (29-3), ”Opérateur de Systèmes informatiques Secondaires et de réseaux de communications du Secteur Financier” (29-4), Prestataire de services de dématérialisation et de conservation» (29-5 et 29-6).

Nous recherchons activement un(e) archiviste (H/F)

Description :

Nous cherchons un(e) archiviste pour renforcer notre équipe de consultants au sein d’une

institution européenne.

Mission principale :

❱ Prise en charge et évaluation des fonds documentaires

❱ Analyse et organisation des documents : récolement, rédaction de plan de classement, constitution des unités archivistiques, classement, attribution des unités aux sections du plan de classement en vigueur

❱ Gestion du tri et des éliminations en fonction du tableau de gestion existant ou des consignes client

❱ Description des unités constituées quel que soit le niveau concerné (fonds, sous fonds, série, dossier, pièce) : saisie des métadonnées après analyse du contenu informationnel du document

❱ Préparation physique, cotation et conditionnement des fonds traités dans le respect des règles de conservation préventive

❱ Gestion des flux des fonds d’archives (élaboration de bordereaux, constitution des lots, manutention éventuelle)

Profil recherché :

❱   Diplôme Master 2 en archivistique

❱   1 année d’expérience minimum en tant qu’archiviste, hors stages

❱   Niveau C2 en français et niveau B2 en anglais

❱   Savoir mettre en forme, synthétiser et transmettre l’information

❱   Détecter les problèmes et les remonter aux personnes appropriées

❱   Savoir appliquer rigoureusement les procédures, instructions et modes opératoires définis dans son activité

❱   Connaître les normes et règles de la gestion des documents (ISAD (G), ISAAR (CPF),

ISDF) et les règles de création d’un thésaurus ou d’une liste d’autorités

❱   Maîtriser le vocabulaire et les règles d’écriture et de rédaction des notices descriptives à

tous les niveaux du plan de classement

❱   Connaître les outils informatiques métier de description des archives

Localisation : Bruxelles, Belgique

Type de contrat : CDD

Pour postuler, veuillez nous envoyer votre CV avec une photo récente et une lettre de motivation à l’adresse suivante : ilmextmgt@labgroup.com.

Lien : Offre d’emploi – Archiviste (labgroup.com)

Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant : Consultant Information Management – Rekruut (teamtailor.com)

Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant : Knowledge Assistant – Kortrijk – Indeed.com