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Statuts

Statuts coordonnés au 29 septembre 2020, tels qu’approuvés par l’Assemblée Générale extraordinaire du 29 septembre 2020.

Article 1. Dénomination et durée

Dénomination :

1.1. L’Association sans but lucratif est dénommée en français « Association Belge de Documentation », en néerlandais « Belgische Vereniging voor Documentatie », en abrégé « ABD-BVD », dans toutes les langues.

Durée :

1.2. La durée de l’Association est illimitée. L’année sociale commence le 1er janvier.

Article 2. Siège social

2.1. Le siège social est fixé en Région de Bruxelles-Capitale, dans l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.

2.2. Le Conseil d’administration peut désigner un siège administratif s’il le juge utile.

Article 3. Objet

3.1. L’Association, de caractère essentiellement scientifique, a pour objet :

a) l’étude et la promotion des métiers liés à la gestion de l’information et de la documentation ;
b) la diffusion des opinions et la représentation des intérêts de ses membres sur le plan national et international ;
c) le concours à l’information de ses membres et le renforcement entre eux des liens de coopération et de solidarité.

3.2. À cette fin, elle peut poser tout acte se rapportant directement ou indirectement à son objet et notamment organiser tout type de réunions, visites, formations ou colloques ; publier tout document, étude ou publication régulière ; participer à tout groupe de travail.

Article 4. Égalité des genres

4.1. Le masculin est utilisé dans ce texte sans aucune discrimination de genre et dans le seul but d’alléger le texte.

Article 5. Membres

5.1. L’Association est composée de membres effectifs à titre individuel ou à titre collectif. Seules les personnes physiques peuvent être membre à titre individuel, les membres effectifs à titre collectif pouvant être des personnes morales ou des associations de fait.

Le nombre de membres effectifs est illimité avec un minimum de cinq.

5.2. Devient membre effectif toute personne, physique ou morale, pratiquant une activité liée à la gestion de l’information ou de la documentation ou manifestant un intérêt pour ce sujet, ayant adressé une demande écrite au secrétariat de l’Association et dont la candidature a été agréée par le conseil d’administration.

Les membres collectifs disposent de quatre représentants. Le premier a le statut de membre effectif et représente la personne morale. Les trois autres ont le statut de membre adhérent.

Les instituts d’enseignement, les associations sans but lucratif ou autres associations bénéficient d’un tarif réduit.

Les étudiants régulièrement inscrits dans un institut d’enseignement bénéficient d’un tarif réduit.

Les membres d’honneur sont exemptés de cotisation. Leur qualité leur est reconnue par l’Assemblée générale sur proposition du Conseil d’administration. Elle atteste de mérites exceptionnels ou de la qualité des services rendus à l’Association.

Le titre de membre fondateur est exclusivement réservé aux membres nommément cités dans les statuts de 1947

L’admission implique de la part du candidat l’adhésion aux statuts et aux règlements de l’Association.

5.3. L’Assemblée générale peut admettre d’autres catégories de membres. Ceux-ci ne sont pas effectifs. Leurs droits et obligations sont déterminés par le règlement d’ordre intérieur.

5.4. Les démissions et exclusions des membres ont lieu dans les conditions déterminées par l’article 9:23 du Code des sociétés et associations.

Le membre effectif ou adhérent qui n’a pas payé sa cotisation après deux rappels est réputé démissionnaire.

Le représentant d’un membre collectif est réputé démissionnaire s’il n’existe plus de lien formel entre lui et la personne morale qui est membre effectif de l’Association.

5.5. Le membre effectif démissionnaire ou exclu et les ayants droit d’un membre effectif démissionnaire, exclu ou défunt n’ont aucun droit sur l’avoir social.

Article 6. Cotisations

6.1. Le montant de la cotisation annuelle des membres effectifs est fixé par le Conseil d’administration. Il ne pourra être supérieur à 700 euros.

6.2. Les cotisations des membres adhérents, également fixées par le Conseil d’administration, sont considérées comme des libéralités mobilières et traitées conformément au dernier alinéa de l’article 10:11 du Code des sociétés et associations.

Article 7. Assemblée générale

Généralités :

7.1. L’Assemblée générale est composée de tous les membres effectifs. Elle est présidée par le Président du Conseil d’administration, ou à son défaut par un des Vice-présidents, le Secrétaire général ou encore à leur défaut par le plus ancien des administrateurs présents. Elle se réunit au siège de l’Association ou dans tout endroit précisé lors de sa convocation.

Elle a les pouvoirs les plus larges dans les limites prévues par la loi. Ses décisions sont obligatoires pour tous les membres de l’Association, présents ou absents.

Convocation et ordre du jour :

7.2. L’Assemblée se réunit sur la convocation du Conseil d’administration. Une Assemblée générale extraordinaire peut également être convoquée à la demande d’au moins un cinquième des membres effectifs.

Les convocations contiennent l’ordre du jour, le lieu, la date et l’heure de la tenue de l’Assemblée. L’ordre du jour est établi par le Conseil d’administration. Toute proposition signée par un cinquième des membres effectifs est également inscrite à l’ordre du jour.

Sauf accord unanime des membres présents, l’Assemblée ne peut délibérer que sur les points portés à l’ordre du jour.

7.3. Les convocations sont faites soit par lettre missive, par courrier électronique ou publication dans un organe de l’Association au moins trois semaines avant la date de l’Assemblée.

Vote :

7.4. À l’Assemblée générale, chaque membre effectif a droit à une voix.

Chaque membre effectif peut se faire représenter par un membre effectif ou adhérent et muni d’une procuration du premier. Nul membre ne peut représenter plus de trois autres membres.

7.5. Le vote secret n’est pas exigé sauf pour l’élection des membres du Conseil d’administration, pour les radiations ou si dix pour cent des membres présents le demandent.

7.6. L’Assemblée est valablement constituée quel que soit le nombre de membres effectifs présents ou représentés et ses décisions sont prises à la majorité simple des voix émises. En cas de parité de voix, le Président propose une alternative.

Par dérogation aux dispositions précédentes, les décisions de l’Assemblée générale comportant modifications aux statuts, exclusion d’un membre effectif ou dissolution volontaire de l’Association, ne peuvent être prises que moyennant les conditions spéciales de présence, de majorité et éventuellement d’homologation judiciaire requises par les articles 9:21, 9:23 et 2:110 du Code des sociétés et associations.

Procès-Verbal :

7.7. Les procès-verbaux des Assemblées générales sont signés par le Président, le Secrétaire Général et le Trésorier, ainsi que par tout membre qui en ferait la demande et sont portés à la connaissance des membres et des tiers par un organe de l’Association ou par lettre missive.

Assemblée générale ordinaire :

7.8. L’Assemblée générale ordinaire se réunit chaque année dans le courant du premier trimestre qui suit la fin de l’année sociale.

Son ordre du jour comporte nécessairement :

  • un rapport du Conseil d’administration sur l’exercice écoulé ;
  • l’approbation des comptes ;
  • l’élection de nouveaux membres du Conseil d’administration et le remplacement des membres dont le mandat vient à échéance ;
  • la désignation de deux commissaires aux comptes.

7.9. Par dérogation à l’article 7.8, l’Assemblée générale peut être reportée pour raison de force majeure. Le délai de convocation pour la nouvelle Assemblée doit être respecté.

Article 8. Conseil d’administration

Généralités :

8.1. Le Conseil d’administration représente l’Association et a tous les pouvoirs d’exécution au sein de celle-ci, dans les limites des statuts et des actions qui lui sont confiées par l’Assemblée générale.

Composition :

8.2. Le Conseil d’administration fixe le nombre de membres du Conseil d’administration, avec un minimum de cinq membres. Les membres du Conseil d’administration sont nommés et révocables par l’Assemblée générale. Les membres du Conseil d’administration sont élus à la majorité simple des membres effectifs présents ou représentés.

8.3. La durée du mandat est de deux ans. Les administrateurs sortants sont rééligibles. Est candidat tout membre, effectif ou adhérent, ayant posé sa candidature par écrit au secrétariat de l’Association au moins une semaine avant l’assemblée générale, selon la procédure décrite dans la convocation. Cette disposition s’applique également aux membres du Conseil d’administration sortants et rééligibles.

En cas de report pour raison de force majeure, la date limite des candidatures est également reportée.

Modalités de fonctionnement :

8.4. Le membre du Conseil d’administration qui s’abstient d’assister à trois réunions successives du Conseil d’administration sans être excusé est réputé démissionnaire.

8.5. Le Conseil d’administration, dans un délai maximum d’un mois suivant l’Assemblée générale, désigne en son sein un Président, un ou plusieurs Vice-présidents, un Secrétaire général et un Trésorier. Nul membre ne peut assurer la même fonction plus de cinq années consécutives, sauf désignation explicite par une Assemblée générale extraordinaire, pour une durée d’une année.

8.6. Le Conseil d’administration se réunit au moins tous les trois mois. La date et l’ordre du jour des réunions sont communiqués à l’ensemble des membres de l’Association. Chaque membre du Conseil d’administration peut proposer, par l’intermédiaire du Secrétaire général, les points qu’il souhaite voir abordés par le Conseil.

Le membre du Conseil d’administration empêché peut s’y faire représenter par un autre membre du Conseil. Les modalités de représentation sont précisées dans le Règlement d’Ordre Intérieur.

Le Conseil délibère valablement lorsque la moitié au moins de ses membres est présente ou représentée. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Un procès-verbal est rédigé à l’issue de chaque réunion du Conseil et gardé aux archives. Un exemplaire est porté à la connaissance de chaque membre du Conseil d’administration.

8.7. Les actes qui engagent l’Association sont signés, à moins d’une délégation spéciale du Conseil, par deux membres du Conseil d’administration.

Mission :

8.8. Le Conseil d’administration a pour mission :

  • d’assurer la gestion journalière de l’Association ;
  • d’examiner les points portés à l’ordre du jour de ses réunions ainsi que tous les points nécessaires à la poursuite des objectifs de l’Association ;
  • de créer des groupes de travail comportant au moins un membre du Conseil d’administration, pour l’examen de questions particulières ;
  • de décider de toute action conforme aux buts de l’Association et en conformité avec les décisions de l’Assemblée générale ;
  • de représenter ou faire représenter l’Association dans ses rapports avec toute personne ou organisation belge ou étrangère ;
  • de préparer l’organisation des élections des membres du Conseil d’administration ;
  • de convoquer l’Assemblée générale ;
  • de veiller au respect des statuts de l’Association ;
  • de proposer à l’Assemblée générale la révocation d’un membre ;
  • de gérer les ressources de l’Association ;
  • de rendre compte de ses activités aux Assemblées générales.

Article 9. Règlement d’ordre intérieur

9.1. Un Règlement d’ordre intérieur a été présenté par le Conseil d’administration à l’Assemblée générale. Des modifications à ce règlement pourront être apportées par le Conseil d’Administration.

Article 10. Dissolution

10.1. En cas de dissolution de l’Association, l’Assemblée générale désignera le ou les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et indiquera l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social.

10.2. Cette affectation devra être faite en faveur d’un ou de plusieurs établissement(s) ou organisme(s) poursuivant des buts similaires.

Article 11. Ressources

11.1. Les ressources de l’Association sont constituées par les cotisations des membres, les subventions et les dons, toutes les autres ressources permises par la loi.

 

Liste des publications officielles disponible sur le site du Moniteur belge.