Jobs 
Ta nouvelle mission
Notre cabinet d’avocat est à la recherche un étudiant motivé pour rejoindre notre équipe pour une mission temporaire.
Vous serez chargé de scanner des archives.
Ce poste est idéal pour les étudiants souhaitant acquérir une expérience professionnelle tout en travaillant de manière organisée et méthodique. L’emploi se déroule du lundi au vendredi, de 09h00 à 17h00.
Nous cherchons quelqu’un qui puisse commencer à travailler dès que possible pour un minimum d’un mois de travail.
Qui cherchons-nous ?
- Être actuellement inscrit en tant qu’étudiant
- Capacité à travailler de manière organisée et autonome
- Bonne maîtrise des outils informatiques pour le scan de documents
- Souci du détail et rigueur dans l’exécution des tâches
Notre offre
- Expérience pratique dans un environnement professionnel
- Environnement de travail collaboratif et dynamique
Lien : https://www.student.be/fr/jobs-etudiants/etudiant-pour-scanner-archives
The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character.
The LCEL focuses on the interdisciplinary field of European law and uses to full capacity its proximity to key EU institutions in Luxembourg. The new Interdisciplinary Centre (IC) will combine academic excellence and strategic research with impact. The IC will reflect in its strategic focus the European political agenda of a dual (digital and green) transition and topics related to European sovereignty.
We are looking for people driven by excellence, excited about innovation, and looking to make a difference. If this sounds like you, you’ve come to the right place!
Your role
The LCEL Library is a central hub for European law research, providing extensive resources and support to scholars and practitioners. It offers access to a vast collection of legal texts, journals, and electronic resources, and is staffed by specialised librarians who assist with research and information needs. The library plays a crucial role in supporting the academic and research activities of the LCEL.
We are seeking a highly skilled and motivated Project Manager to lead the integration of the LCEL library catalogue into the collective catalogue of the Luxembourgish libraries (a-z.lu), managed by the National Library of Luxembourg (BnL). This project is crucial for ensuring the seamless migration of our library data and enhancing our library services.
As a Project Manager, the jobholder will:
- Organize efficient project governance and mobilize resources to execute the project
- Define and execute the roadmap to deliver project objectives
- Monitor and provide transparency on project progress
- Submit proposals and action plans to the sponsor for decision and raise alerts at the appropriate management level when issues arise
More precisely, the Project Manager will:
- Conduct a thorough examination of the current LCEL library data set in Aleph
- Collaborate with the BnL Bibnet.lu team to analyze data quality and prepare for migration to the Alma catalogue
- Update bibliographic, holding and item data according to Bibnet.lu libraries network rules
- Migrate LCEL bibliographic metadata to the Alma catalogue, ensuring records appear in the national search engine a-z.lu
- Work closely with stakeholders to ensure a smooth migration process
- Ensure compliance with mandatory requirements of the Bibnet.lu libraries network
Your profile
- Master’s Degree in Computer Science/Library/Information/Documentation Science or equivalent by work experience
- Several years of experience in an academic library, with 6+ years in a similar position being an advantage
- Expertise in metadata formatting, bibliographic structuring, AACR, MARC21, and RDA
- Proven skills in library automation system migration, especially from Aleph to Alma
- Extensive experience in project management, with a proven track record of leading complex projects involving multiple stakeholders
- Proven ability to coordinate and complete programs on time, within budget and within scope
- Ability to work effectively and collaboratively with excellent communication, presentation, and interpersonal skills
- Proficiency in English. French, German, and/or Luxembourgish would be an asset
We offer
- Multilingual and international character. Modern institution with a personal atmosphere. Staff coming from 90 countries. Member of the “University of the Greater Region” (UniGR)
- A modern and dynamic university. High-quality equipment. Close ties to the business world and to the Luxembourg labour market. A unique urban site with excellent infrastructure
- A partner for society and industry. Cooperation with European institutions, innovative companies, the Financial Centre and with numerous non-academic partners such as ministries, local governments, associations, NGOs …
How to apply
Applications should include:
- Curriculum Vitae
- Cover letter
Early application is highly encouraged, as the applications will be processed upon reception. Please apply ONLINE formally through the HR system. Applications by Email will not be considered.
All qualified individuals are encouraged to apply. In line with our values, the University of Luxembourg promotes an inclusive culture. We encourage applications from individuals of all backgrounds and are dedicated to upholding equality and respect for our employees and students.
General information:
- Contract Type: Fixed Term Contract 24 Month
- Work Hours: Full Time 40.0 Hours per Week
- Location: Weicker Building
- Internal Title: Project manager
- Job Reference: UOL07092
Responsibilities:
-
- Documentation Management: Analyze and restructure the existing knowledge base to enhance usability and accessibility
- Training Process Development: Participate in the development and implementation of an effective cross-company onboarding and training process for new employees to ensure a smooth integration into the company
- Knowledge Assessment Framework: Assist in designing and lead the maintenance of a framework to assess the knowledge and performance of team members, ensuring they meet operational standards
- Operational Procedures Documentation: Develop and maintain standard operating procedures (SOPs) to ensure consistency and quality in service delivery
- Process Improvement: Identify documentation and training gaps, gather feedback, and work collaboratively to enhance content and training materials. Work closely with the Quality Specialist on the identification and improvements of those gaps
- Training and Documentation Metrics: Develop simple metrics to evaluate the effectiveness of training materials and documentation, ensuring continuous improvement and alignment with team needs
- Reporting and Documentation: Prepare detailed reports on training programs, onboarding, assessments, and more
- Partnering with Key Stakeholders: Collaborate closely with sales, compliance, product, and implementation teams to manage multiple client project plans
Qualifications:
-
- 1-2 years of experience in a documentation or training-related role, preferably in fintech or cryptocurrency sectors
- Experience in creating and optimizing operational procedures and training materials
- Proven ability to work cross-functionally and collaborate with various teams
- Familiarity with risk management and process optimization techniques
- Experience with analytics tools or data analysis methods is a plus
- Experience in integrating partner solutions is a strong advantage
- Preferable: Experience with prompt engineering and generative AI tools (e.g., text-to-text and text-to-video applications)
Skills Required:
-
- Strong Communication and Presentation Skills: Ability to clearly convey information in both written and verbal formats, as well as present training content effectively
- Process Documentation Skills: Ability to develop and maintain standard operating procedures (SOPs) and effectively document operational processes
- Feedback and Improvement Management: Skills in gathering feedback from stakeholders, identifying documentation gaps, and continuously improving training and documentation resources
- Ability to Translate Technical Information: Proficiency in translating technical product information into clear, business-oriented language suitable for the target audience
Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant : https://www.publiq.be/nl/vacaturebank/publieksmedewerker-geco-50-muntpunt
Description
Role purpose
To develop the local Knowledge strategy in line with and in support of the Firm’s global strategy; work with the country Knowledge Partner, local Knowledge team members, and practicing lawyers to implement the Knowledge strategy; act as the primary point of contact for Knowledge support requests and inquiries.
Main responsibilities:
- Work with the Director of Knowledge, Markets & Research and the EMEA+ Senior Knowledge Manager to devise a local Knowledge strategy for the jurisdiction that is fully aligned with the Firm’s global strategy; design policies, procedures, and standards to ensure quality parameters are met
- In consultation with the country’s Knowledge Partner, drive the implementation of the Knowledge strategy and development of the Knowledge culture in the jurisdiction; appoint Knowledge Champions and liaise with lawyers to support where necessary.
- Build strong relationships with the local lawyers and Knowledge community; act as a single point of contact for any queries or issues, and ensure satisfactory resolution on time; provide all client-facing teams with Knowledge and technical support, within the scope of his/her legal expertise and in line with agreed prioritization.
- Support local lawyers in the implementation of AI, legal tech and other innovations in their practices to increase efficiency and improve client service
- Manage and take accountability for the development and collection of Knowledge content across all practice and industry groups; work with Specialist Functions to ensure all material is stored in appropriate Knowledge systems
- Ensure that an excellent set of core precedents – automated where possible – is in place across all practice groups to meet lawyer needs; identify resources to draft them where necessary.
- Identify sector and practice group, and client-specific hot topics for internal and external current awareness and thought leadership; write or commission content in consultation with the Specialist Functions
- Ensure that all Knowledge resources are made available to all lawyers in the jurisdiction and provide training and guidance as appropriate; regularly review usage statistics and gather feedback to ensure that lawyers’ needs are being met
- Take ownership within the jurisdiction of all knowledge systems and drive awareness and adoption; create and maintain appropriate intranet pages to make key resources readily available to users
- Ascertain local legal training needs; plan and execute training programs accordingly, in consultation with the Specialist Legal Training Function; co-ordinate the delivery of client training where required
- Ensure timely fulfilment of all information and research requests and proper workflow management, including effective management of appropriate work priorities and effective communications with lawyers
- In consultation with the Information Product Management Specialist Function, manage the relationships with local vendors to ensure the information needs of the Firm are met
- Monitor developments in knowledge systems and content trends, identify areas for improvement, and work with key stakeholders to implement these
Travel requirements: Limited travel expected
About the team
Function
- The Knowledge function is a Firm-wide team of nearly 300 professionals, including Knowledge Lawyers, Information & Research professionals, and a variety of other functional specialists. The Knowledge function helps the Firm deliver better legal solutions by producing and providing easy access to high-quality, relevant legal information for both lawyers and clients. The focus is on the following areas:
- Content: creating, collecting, and providing access to market-leading precedents, sample documents, practice notes, training materials, and other knowhow for our lawyers and clients, reviewing and updating regularly, to ensure that the content is current and market-leading
- Systems: working with the Technology function to design, develop, and build user-friendly and flexible platforms to store knowhow and deliver it intuitively to lawyers and clients, adopting common systems across all offices and practice/industry groups
- Culture: striving to establish Knowledge as a core part of every lawyer role, engaging actively with all lawyers in the Firm and encouraging them to share their knowhow and expertise with colleagues as openly as possible; embracing a « one team » culture within the Firm’s Knowledge community ensuring that all team members create and develop high-quality local content while being aligned with our global strategy and approach
You will report to: EMEA+ Senior Knowledge Manager
Your direct reports, if any: N/A
Key relationships:
- Country Knowledge Partner
- Local PG & IG Leadership
- PG & IG Knowledge Lawyers
- Specialist Knowledge Functions
- Information & Research team
About the candidate
Technical skills, qualifications, and experience:
- Relevant degree, law degree preferred
- Relevant experience of Knowledge Management in a professional services environment
- Ability to manage multiple stakeholders, build strong relationships virtually, communicate effectively, comfortable working in large, complex environments, highly credible and persuasive.
- Demonstrated ability to drive results and a sense of urgency in setting strategies and executing against the objectives.
- Proven ability to influence, interact, and consult with senior leaders, strong collaboration skills, and effective stakeholder management
- Excellent command of English and preferably Dutch and/or French language skills (verbal and written) and the confidence to communicate in a multi-cultural, multi-level environment.
- Strong communication skills, and highly credible presentation skills
Personal qualities
These personal qualities represent the shared characteristics of high performers across Baker McKenzie, regardless of job level and location.
Know-how
- Demonstrates the ability to identify the real issue, and to anticipate requirements and potential consequences; distills a range of possibilities by thinking in a considered, prudent manner
- Has the capacity to take on new ideas and develop knowledge and think holistically about business and address media, analyst, employee, and client audiences
- Able to move through a variety of tasks requiring different approaches, knowledge, and expertise, with the agility of mind and capacity for analysis and synthesis
Dedication
- Driven by a strong personal sense of integrity and upholds exemplary quality standards
- Prepares thoroughly, takes responsibility, uses initiative, and is self-reliant to ensure work progresses to the fullest extent possible
- Hardworking and diligent with a keen understanding of client demands
- Demonstrates composure when dealing with difficult situations
Personal Impact
- Uses complex, coordinated influencing/negotiation strategies, adapted to people, organizations, and/or the situation, e.g. networks
- Builds partnerships based on a common agreement that acknowledges individual differences but creates a new commonality beyond root belief large-scale
- Creates a positive impression at all times; develops relationships through collaboration and reciprocity
- Negotiates to achieve mutually satisfactory outcomes; shows good judgment on when to stand strong and when to compromise
- Invests in, nurtures, and builds a network of productive relationships
Humanity
- Respectful to others, regardless of their position, and earns the respect of others by being transparent
- Has care and concern for others and a genuine interest in others as people
- Treats delicate or confidential issues with discretion
About Baker McKenzie
Complex business challenges require an integrated response across different markets, sectors, and areas of law. Baker McKenzie’s client solutions provide seamless advice, underpinned by deep practice and sector expertise, as well as first-rate local market knowledge. Across more than 70 offices globally, Baker McKenzie works alongside our clients to deliver solutions for a connected world.
We are committed to promoting diversity and inclusion for all. Our unique international culture is reflected in the drawing together of a worldwide family of individuals from diverse cultures and backgrounds in all of our offices. We encourage the best people — regardless of race, religion, or belief if any, gender, gender identity, disability, sexual orientation, or age — to fulfill their professional aspirations with us.
Link: https://www.bakermckenzie.com/en/careers/job-opportunities/emea/belgium/knowledge-manager
Pour des missions pour les institutions européennes, nous recherchons actuellement
plusieurs archivistes professionnel.le.s.
Dans le cadre de la mission assignée, vous pourriez être en charge des tâches suivantes :
>> Conservation des documents
>> Fichage, catalogage et ordre des documents
>> Acquisition de la documentation sur papier et son archivage électronique
>> Assurance de l’accessibilité des documents
>> Conception de l’architecture d’une archive
>> Surveillance de l’état de conservation des documents
>> Valorisation des documents conservés et des archives
>> Réponse aux questions et requêtes des utilisateurs par rapport à l’emplacement, la description et le nommage des documents
>> Participation à l’élaboration ou la révision de procédures, d’outils quotidiens de travail (travail collaboratif, brainstorming au sein de l’équipe)
Qualifications et expérience requises :
>> Master en sciences des archives
>> Bonnes connaissances en bases de données et logiciels documentaires
>> Une première d’expérience dans le domaine des archives
>> Excellente connaissance du français et de l’anglais (niveau B2 à C1)
Aptitudes requises :
>> Rigueur dans le traitement des documents
>> Très bonnes capacités d’organisation et bonne gestion des priorités
>> Bonne connaissance des techniques archivistiques
>> Orientation client et résultat
>> Bonne communication et capacité à travailler en équipe
>> Envie de s’investir dans une équipe de professionnels de l’information
Pourquoi Exquando ?
>> Parce que nous sommes passionnés par la gestion de l’information et que nous aimons transmettre cette passion
>> Parce que nous sommes animés par des valeurs communes et que nous les faisons vivre dans notre quotidien professionnel
>> Parce que nous offrons l’opportunité à chacun de se développer et de prendre une part active dans notre aventure et celle de nos clients
>> Parce que nous aimons partager, échanger, discuter, apprendre, évoluer
>> Parce que nous sommes réellement à l’écoute et avons à cœur de veiller au bien-être de nos collaborateurs
>> Parce que nous valorisons le travail de qualité tout en y prenant du plaisir
Vous vous reconnaissez dans cette description ? Envoyez au plus vite votre CV et les raisons de votre intérêt à Muriel à l’adresse suivante: muriel.merat@exquando.com, ou postulez via le formulaire ci-dessous.
Lien : https://www.exquando.be/fr/archiviste/
Pour soutenir sa croissance, Exquando cherche à recruter un.e consultant.e expérimenté.e dans le domaine de la gestion de l’information, de la gouvernance de l’information et de la gestion de documents.
Vos principales responsabilités
- Vous travaillez en étroite collaboration avec l’équipe responsable du projet chez notre client afin d’initier une vision commune en termes de gestion et gouvernance de l’information
- Vous analysez les processus de gestion de l’information et les besoins des utilisateurs, identifiez les forces et les faiblesses afin d’optimiser et d’automatiser les process
- Vous développez et proposez des stratégies pour la capture, le stockage, la sécurité, le contrôle des révisions, la récupération, la distribution, la préservation ou la destruction des informations au sein de l’organisation
- Vous définissez les orientations et la planification pour la mise en oeuvre de la gouvernance de l’information
- Vous analysez les fonctionnalités standards et caractéristiques des outils informatiques nécessaires
- Vous accompagnez le projet de changement pour la mise en oeuvre de la gouvernance de l’information
- Vous contribuez à transférer les connaissances aux collaborateurs et à les former
- Vous animez les réunions avec les clients, les membres de l’équipe et autres parties prenantes.
Expérience et compétences requises
- Master ou équivalent par expérience
- Minimum 5 ans d’expérience dans la gestion de l’information, la gouvernance de l’information, la gestion de documents ou des projets GED
- Expérience réussie dans un environnement axé sur le travail en équipe
- Capacité à travailler de manière créative et analytique dans un environnement centré sur la résolution de problèmes
- Excellentes compétences en communication (écrite et orale) et interpersonnelles
- Bonnes compétences en animation d’atelier et en entretien
- Excellent sens de l’écoute et de la compréhension des besoins du client
- Compétences linguistiques : français, néerlandais et/ou anglais
Ce que nous pouvons vous offrir
Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.
Nous accordons une attention particulière au développement personnel et professionnel. Une formation adéquate, interne ou par l’intermédiaire d’associations et d’organisations professionnelles de l’information, sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l’information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.
L’environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail ! Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein ou temps partiel. Notre siège d’exploitation est basé à Wavre, mais certaines missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Il est également crucial pour nous que le/la candidat.e soit sensible aux valeurs d’Exquando.
Vous vous reconnaissez dans cette description ? Envoyez au plus vite votre CV et les raisons de votre intérêt à Muriel à l’adresse suivante: muriel.merat@exquando.com.
Lien : https://www.exquando.be/fr/consultante-en-gestion-et-gouvernance-de-linformation/
Afin de renforcer nos équipes, nous recherchons un.e assistant.e de projet pour des missions dans le Brabant Wallon ou le Hainaut.
En tant qu’assistant.e de projet, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et la coordination des activités administratives liées à des projets d’ingénierie. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les chefs de projet, les équipes internes et les parties prenantes externes pour assurer la bonne exécution des projets. Vous serez responsable de diverses tâches administratives qui soutiennent le déroulement efficace des projets, tout en veillant au respect des délais, des budgets et des normes de qualité.
Responsabilités principales:
Voici une liste non exhaustive des tâches à effectuer. Cette liste peut varier en fonction des missions et des clients.
Gestion administrative des projets :
>> Assurer le suivi et l’organisation des documents de projet (contrats, plans de projet, rapports, etc.)
>> Participer à la préparation et à la rédaction des comptes rendus de réunions, des rapports d’avancement et autres documents requis
>> Coordonner la circulation de l’information entre les différentes parties prenantes
Soutien à la gestion de projet :
>> Assister les chefs de projet dans la planification, l’exécution et le suivi des projets
>> Contribuer à la gestion des calendriers de projet, en veillant au respect des échéances
>> Assister à la gestion des budgets de projet, y compris le suivi des dépenses et la préparation de rapports financiers
Gestion des outils et des systèmes :
>> Mettre à jour et maintenir les bases de données de projet et les systèmes de gestion documentaire
>> Utiliser les logiciels de gestion de projet pour aider à suivre les progrès et à générer des rapports
Communication et coordination :
>> Faciliter la communication entre les équipes de projet et les départements concernés
>> Organiser les réunions, événements et déplacements liés aux projets
>> Gérer les communications avec les partenaires externes, clients et fournisseurs
Qualification et expérience requises:
>> Formation à orientation administrative
>> Expérience préalable en tant qu’assistant.e administratif.ve, de préférence dans un environnement de gestion de projet dans le secteur de l’ingénierie
Compétences requises:
>> Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
>> Sens du détail et rigueur
>> Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement
>> Proactivité et sens de l’initiative
>> Excellente connaissance du français et de l’anglais
>> Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint), la connaissance de logiciels de gestion de projet est un atout
>> Bonnes capacités rédactionnelles
Ce que nous pouvons vous offrir:
Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.
Une formation adéquate en interne sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l’information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.
L’environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail!
Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein et un package salarial attractif. Notre siège d’exploitation est basé à Wavre, mais certaines missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Du télétravail partiel est autorisé.
Il est également crucial pour nous que le/la candidat.e soit sensible aux valeurs d’Exquando.
Vous vous reconnaissez dans cette description ? Envoyez au plus vite votre CV et les raisons de votre intérêt à Muriel à l’adresse suivante: muriel.merat@exquando.com.
Lien : https://www.exquando.be/fr/assistante-de-projet/
Afin de favoriser une collaboration efficace et de qualité, le Document Controller contribue à assurer que la documentation utilisée par le client, ses partenaires et collaborateurs est fiable, correcte, complète et bien communiquée. Il/elle fait partie d’une équipe projet et est en charge de gérer et contrôler les documents qui sont produits pendant les différentes phases du projet via un outil de gestion intégré.
Il s’agit d’une fonction majoritairement opérationnelle qui demande de la rigueur et un grand sens du service.
Descriptif de fonction:
Voici une liste non exhaustive des tâches à effectuer. Cette liste peut varier en fonction des missions et des clients.
- Suivre le cycle de vie des documents: Création, révision, approbation, diffusion et archivage des documents techniques tout au long du projet
- Contrôler la qualité: Vérification de l’exactitude, de la cohérence et de la lisibilité des documents, en s’assurant qu’ils respectent les normes et les conventions de l’entreprise
- Gérer les versions: Suivi des différentes versions des documents et maintien d’un historique complet des modifications à l’aide d’une liste de délivrables
- Diffuser les documents: Mise à disposition des documents pertinents aux intervenants appropriés au bon moment
- Appliquer, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion documentaire
- Utiliser des outils de gestion documentaire: Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (GED), y compris les contrôles d’accès dans certains cas, et des outils collaboratifs (Teams) pour faciliter le traitement et le partage des documents
- Former et donner du support aux utilisateurs sur l’outil et sur les procédures
- Produire des rapports/dashboard sur l’état de la documentation du projet: Définir le plan d’action correctif et le faire exécuter
- Donner du feedback lors de réunions de projets sur l’état de la documentation
- Scanner des documents importants tels que des protocoles
Qualification et expérience requises:
- Un intérêt pour la gestion documentaire est essentiel
- Une affinité ou une curiosité pour le travail dans un environnement technique La majorité de nos clients collaborent avec nous dans le domaine de l’engineering
- Très bonne connaissance écrite et parlée du français et/ou du néerlandais, bonne connaissance de l’anglais
- Bonne connaissance de Microsoft Office
Les éléments suivants sont un atout mais pas une obligation:
- Une formation de base en lien avec la gestion de l’information et de la documentation
- Une formation de base orientée dans les technologies de l’information de la communication (ICT)
- Une première expérience en tant que document controller, archiviste, documentaliste ou dans une fonction administrative
- Une connaissance de un ou plusieurs logiciels de gestion documentaire est un plus (Aconex, LiveLink, Sharepoint, ACC…)
Compétences requises:
- Bon sens de l’organisation et de la coordination, sens des priorités
- Rigoureux(se) et soucieux(se) des détails
- Aisance orale dans le cadre de présentations/formations et bonne capacité rédactionnelle
- Flexible et bon esprit d’équipe
- Capable de travailler à la fois de manière autonome et en équipe
- Orienté(e) service et client
- Bonne capacité d’écoute et de compréhension des enjeux
Ce que nous pouvons vous offrir:
Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.
Une formation adéquate en interne sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l’information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.
L’environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail ! Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein et un package salarial attractif. Notre siège d’exploitation est basé à Wavre, mais certaines missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Du télétravail partiel est autorisé.
Il est également crucial pour nous que le/la candidat.e soit sensible aux valeurs d’Exquando.
Lien : https://www.exquando.be/fr/document-controller/
Overview
Who we are?
PM Group is an employee owned, international project delivery firm with a team of 3,500+ people. We are world leaders in the pharma, food, medtech and mission critical sectors. From our network of offices in Europe, Asia and the US, we work with the world’s leading organisations. We are focused on growing a sustainable business centred around our people, our clients and trade partners.
Due to the continued growth of our Benelux operations across consultancy, design, and engineering services and projects, we are looking to appoint a Document Control Manager to oversee the function across the Benelux. This role can be Waterloo or Bornem based.
It will be a diverse and varied role, working alongside our Architecture & Engineering (A&E), Construction Management teams across a variety of different projects simultaneously.
Responsibilities
- Management of Document Control team across the Benelux, working together to achieve objectives to meet company timescales.
- Motivate and manage the team, coordinate customer feedback, solve problems and help to remove any blockers to effective working.
- Document control on a number of projects simultaneously (small to large scale).
- Manage documentation records for projects in compliance with all quality and regulatory requirements.
- Check documentation for compliance with project requirements, issuances of document, update registers and manage all incoming & outgoing documents.
- Ensure all project documents including drawings, quality manuals and procedures, are transmitted to relevant personnel and clients.
- Liaise with project managers and engineers for submissions and preparing for closing of projects.
- Ensure all the relevant project documentation are registered / maintained in the electronic Document Management System.
- Periodic review of archived documents in line with retention schedule.
- Conduct internal audits to ensure the internal controls align with document control procedures and policy.
- Ensure adherence to the company’s document control procedures and quality system.
- Provide administrative support to Engineering and Projects departments.
- Awareness & understanding of applicable company procedures.
- Project filing/document handover process.
- Project filing/archiving process.
Qualifications
- A suitable level of knowledge and experience in a document control function, preferably within a an engineering consultancy or construction environment.
- Experience with document management systems (EDMS/Collaboration systems), preferably ProArc.
- Proven ability to successfully manage a small team.
- Experience in dealing with multidiscipline design teams, subcontractors and a wide client base.
- Ability to understand technical concepts and work with technical departments and personnel to achieve goals.
- Advanced proficiency in MS Office and Adobe.
- Clear communicator.
- Proven ability to deliver excellent service to all customers – internal and external.
- Proactive approach, takes responsibility and with a ‘can do’ attitude to tasks and responsibilities.
- Adaptable and flexible to demands of working in a fast paced environment.
Strong problem-solving, organisational and time management skills. - Good knowledge of English, Dutch and/or French.
Why PM Group?
As an employee-owned company, we are inclusive, committed and driven. Corporate Responsibility and Sustainability are the heart of our new 2025 business strategy. Click here to read more in our Corporate Responsibility and Heath, Safety & Wellbeing Report 2022.
Inclusion and Diversity are core to our culture and values. Wherever we work, we commit to a culture of mutual respect and belonging by building a truly inclusive workplace rich in diverse people, talents and ideas. Valuing the contributions of all our people and respecting individual differences will sustain our growth into the future.
PM Group is committed to ensuring our hiring process is fair and accessible to all and will provide candidates with disabilities with reasonable accommodations required to participate in the recruitment process. If you require any assistance in this regard, please let us know.
Link: Document Control Manager Benelux in Bornem, Belgium | PM Group (pmgroup-global.com)
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Étudiant pour scanner archives (CMS – Watermael-Boitsfort)
Ta nouvelle mission Notre cabinet d’avocat est à la recherche un étudiant motivé pour rejoindre notre équipe pour une mission temporaire. Vous serez chargé de scanner des archives. Ce poste est idéal pour les étudiants souhaitant acquérir une expérience professionnelle tout en travaillant de manière organisée et méthodique. L’emploi se déroule du lundi au vendredi, […]
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Project Manager – Library Automation Systems Migration (University of Luxembourg)
The University of Luxembourg is an international research university with a distinctly multilingual and interdisciplinary character. The LCEL focuses on the interdisciplinary field of European law and uses to full capacity its proximity to key EU institutions in Luxembourg. The new Interdisciplinary Centre (IC) will combine academic excellence and strategic research with impact. The IC will reflect […]
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Documentation and Training Specialist (CoinsPaid – European Union)
CoinsPaid offers ready-to-use crypto payment solutions tailored to business’ every need. Standing at the forefront of mass adoption, our products help businesses gear up for the new era of digital assets. We showed a tremendous growth in terms of transactions and volumes since 2019 and in 2023 were marked by Forbes as the « Best Crypto Payment […]
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Publieksmedewerker Geco 50% (Muntpunt – Brussel)
Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant : https://www.publiq.be/nl/vacaturebank/publieksmedewerker-geco-50-muntpunt
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Knowledge Manager (Baker McKenzie – Brussels)
Description Role purpose To develop the local Knowledge strategy in line with and in support of the Firm’s global strategy; work with the country Knowledge Partner, local Knowledge team members, and practicing lawyers to implement the Knowledge strategy; act as the primary point of contact for Knowledge support requests and inquiries. Main responsibilities: Work with […]
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Archiviste (Exquando – Wavre)
Pour des missions pour les institutions européennes, nous recherchons actuellement plusieurs archivistes professionnel.le.s. Dans le cadre de la mission assignée, vous pourriez être en charge des tâches suivantes : >> Conservation des documents >> Fichage, catalogage et ordre des documents >> Acquisition de la documentation sur papier et son archivage électronique >> Assurance de l’accessibilité […]
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Consultant.e en gestion et gouvernance de l’information (Exquando – Wavre)
Pour soutenir sa croissance, Exquando cherche à recruter un.e consultant.e expérimenté.e dans le domaine de la gestion de l’information, de la gouvernance de l’information et de la gestion de documents. Vos principales responsabilités Vous travaillez en étroite collaboration avec l’équipe responsable du projet chez notre client afin d’initier une vision commune en termes de gestion […]
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Assistant de projet (Exquando – Wavre)
Afin de renforcer nos équipes, nous recherchons un.e assistant.e de projet pour des missions dans le Brabant Wallon ou le Hainaut. En tant qu’assistant.e de projet, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et la coordination des activités administratives liées à des projets d’ingénierie. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les chefs de projet, les équipes […]
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Document Controller (Exquando – Wavre)
Afin de favoriser une collaboration efficace et de qualité, le Document Controller contribue à assurer que la documentation utilisée par le client, ses partenaires et collaborateurs est fiable, correcte, complète et bien communiquée. Il/elle fait partie d’une équipe projet et est en charge de gérer et contrôler les documents qui sont produits pendant les différentes […]
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Document Control Manager Benelux (PM Group – Bornem)
Overview Who we are? PM Group is an employee owned, international project delivery firm with a team of 3,500+ people. We are world leaders in the pharma, food, medtech and mission critical sectors. From our network of offices in Europe, Asia and the US, we work with the world’s leading organisations. We are focused on growing a sustainable business centred around our people, our […]