Jobs Rss

Organisatie

MUNTPUNT

Muntpunt is een lees- en leerpunt voor nieuwsgierige geesten. Het is een infopunt voor iedereen die wil wonen, werken, studeren of leven in Brussel. Een tweede thuis voor wie rustig wil relaxen of nieuwe mensen wil ontmoeten. Voor wie wil surfen of schuilen, ook bij mooi weer. En voor iedereen die een verhaal zoekt of wil vertellen, ook aan ons.

Wij zijn op zoek naar jouw talent. We bieden jou de ruimte en het vertrouwen om dat talent in te zetten zoals jij dat wil, om samen de beoogde resultaten te behalen. Teamwerk is waar het bij Muntpunt om draait: samen met je collega’s en met partners buiten de muren van Muntpunt, help je ons onze ambities dag na dag opnieuw waar te maken.

Functieomschrijving

Dagelijks komen er in Muntpunt meer dan 2000 bezoekers over de vloer. Als publieksmedewerker heet jij hen welkom en zorg je mee voor een vlot en aangenaam verloop van hun bezoek. Zowel via de verschillende balies als via andere kanalen, help je het Muntpuntpubliek op weg en sta je in voor een klantvriendelijke dienstverlening.

  • Je geeft alle bezoekers een klantvriendelijk onthaal.
  • Je maakt hen wegwijs in het gebouw en in Brussel.
  • Je helpt hen bij het gebruiken van de verschillende Muntpuntdiensten: het uitlenen van boeken, dvd’s…; het gebruik van pc’s in de studiezaal; het ontsluiten van onze digitale bibliotheek…
  • Je beantwoordt alle vragen die binnenkomen via telefoon of e-mail.
  • Je verstrekt informatie over activiteiten in Muntpunt en initiatieven in Brussel en in Vlaanderen die wij promoten.
  • Je neemt een reeks administratieve taken op ter ondersteuning van de publiekswerking.

Profiel

  • Dit is een Brusselse Geco-vacature. Als kandidaat moet je voldoen aan strikte aanwervingsvoorwaarden:
    • Je bent gedomicilieerd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
    • Je bent:
      • Minstens 6 maanden ingeschreven als niet-werkende werkzoekende;
      • OF je bent één dag volledig uitkeringsgerechtigd als je +40 jaar bent;
      • OF je werkt al binnen een GECO-contract.
    • Je bent in het bezit van een erkend diploma in België. Het opleidingsniveau voor deze functie is max. HSO.
    • Meer info ivm de Geco-voorwaarden lees je op de website van Actiris.
  • Je hebt een klantgerichte houding en denkt oplossingsgericht, met aandacht voor de diverse samenleving.
  • Je bent empathisch, hebt een open houding en het helpen van mensen geeft je energie.
  • Je spreekt en schrijft vlot Nederlands.
  • Je hebt een basiskennis MS Office (Word, Excel, Outlook)
  • In overleg met je teamcoördinator bepaal je hoe je je rooster van 2,5 dagen per week invult. Let wel:
    • Donderdag is een vaste (halve) werkdag voor jou. Elke week werk je die dag tot 19:00.
    • Om de 4 weken werk je een hele dag op zaterdag. Deze gewerkte dag recupereer je in de daaropvolgende week.

Omdat Muntpunt openstaat voor iedereen met interesse in Brussel en de Nederlandstalige cultuur willen wij een diverse werkomgeving creëren met gelijke kansen voor iedereen, ongeacht leeftijd, geslacht, gender of afkomst. Ook mensen met een arbeidsbeperking komen in aanmerking.

Aanbod

  • Je wordt verwelkomd in Muntpunt, een stimulerende en levendige werkomgeving gevestigd in een prachtig vernieuwd gebouw met een gezellige kantoorruimte, midden in het centrum van Brussel.
  • Je maakt deel uit van een warm team van vriendelijke en hulpvaardige collega’s die garant staan voor een fijn onthaal en goede sfeer in Muntpunt.
  • Flexibele werkuren en veel autonomie in je taken geven je de ruimte om je talenten te ontplooien en je eigen stempel te drukken op projecten.
  • Je krijgt een deeltijdse arbeidsovereenkomst (50%) van onbepaalde duur met volgende arbeidsvoorwaarden:
    • Verloning volgens barema B2B van PC 329.01 (sociare.be)
    • Maaltijdcheques van 7 euro
    • Hospitalisatieverzekering
    • Groepsverzekering
    • Terugbetaling (100%) woon-werkverkeer als je met het openbaar vervoer komt
Solliciteren
Reageren voor: 10/03/2025
Solliciteren
Reageren voor: 10/03/2025
Link: https://www.publiq.be/nl/vacaturebank/publieksmedewerker-geco-50-muntpunt

Description

Role purpose

To develop the local Knowledge strategy in line with and in support of the Firm’s global strategy; work with the country Knowledge Partner, local Knowledge team members, and practicing lawyers to implement the Knowledge strategy; act as the primary point of contact for Knowledge support requests and inquiries.

Main responsibilities:

  • Work with the Director of Knowledge, Markets & Research and the EMEA+ Senior Knowledge Manager to devise a local Knowledge strategy for the jurisdiction that is fully aligned with the Firm’s global strategy; design policies, procedures, and standards to ensure quality parameters are met
  • In consultation with the country’s Knowledge Partner, drive the implementation of the Knowledge strategy and development of the Knowledge culture in the jurisdiction; appoint Knowledge Champions and liaise with lawyers to support where necessary.
  • Build strong relationships with the local lawyers and Knowledge community; act as a single point of contact for any queries or issues, and ensure satisfactory resolution on time; provide all client-facing teams with Knowledge and technical support, within the scope of his/her legal expertise and in line with agreed prioritization.
  • Support local lawyers in the implementation of AI, legal tech and other innovations in their practices to increase efficiency and improve client service
  • Manage and take accountability for the development and collection of Knowledge content across all practice and industry groups; work with Specialist Functions to ensure all material is stored in appropriate Knowledge systems
  • Ensure that an excellent set of core precedents – automated where possible – is in place across all practice groups to meet lawyer needs; identify resources to draft them where necessary.
  • Identify sector and practice group, and client-specific hot topics for internal and external current awareness and thought leadership; write or commission content in consultation with the Specialist Functions
  • Ensure that all Knowledge resources are made available to all lawyers in the jurisdiction and provide training and guidance as appropriate; regularly review usage statistics and gather feedback to ensure that lawyers’ needs are being met
  • Take ownership within the jurisdiction of all knowledge systems and drive awareness and adoption; create and maintain appropriate intranet pages to make key resources readily available to users
  • Ascertain local legal training needs; plan and execute training programs accordingly, in consultation with the Specialist Legal Training Function; co-ordinate the delivery of client training where required
  • Ensure timely fulfilment of all information and research requests and proper workflow management, including effective management of appropriate work priorities and effective communications with lawyers
  • In consultation with the Information Product Management Specialist Function, manage the relationships with local vendors to ensure the information needs of the Firm are met
  • Monitor developments in knowledge systems and content trends, identify areas for improvement, and work with key stakeholders to implement these

Travel requirements: Limited travel expected

About the team

Function

  • The Knowledge function is a Firm-wide team of nearly 300 professionals, including Knowledge Lawyers, Information & Research professionals, and a variety of other functional specialists. The Knowledge function helps the Firm deliver better legal solutions by producing and providing easy access to high-quality, relevant legal information for both lawyers and clients. The focus is on the following areas:
  • Content: creating, collecting, and providing access to market-leading precedents, sample documents, practice notes, training materials, and other knowhow for our lawyers and clients, reviewing and updating regularly, to ensure that the content is current and market-leading
  • Systems: working with the Technology function to design, develop, and build user-friendly and flexible platforms to store knowhow and deliver it intuitively to lawyers and clients, adopting common systems across all offices and practice/industry groups
  • Culture: striving to establish Knowledge as a core part of every lawyer role, engaging actively with all lawyers in the Firm and encouraging them to share their knowhow and expertise with colleagues as openly as possible; embracing a “one team” culture within the Firm’s Knowledge community ensuring that all team members create and develop high-quality local content while being aligned with our global strategy and approach

You will report to: EMEA+ Senior Knowledge Manager

Your direct reports, if any: N/A

Key relationships:

  • Country Knowledge Partner
  • Local PG & IG Leadership
  • PG & IG Knowledge Lawyers
  • Specialist Knowledge Functions
  • Information & Research team

About the candidate

Technical skills, qualifications, and experience:

  • Relevant  degree, law degree preferred
  • Relevant experience of Knowledge Management in a professional services environment
  • Ability to manage multiple stakeholders, build strong relationships virtually, communicate effectively, comfortable working in large, complex environments, highly credible and persuasive.
  • Demonstrated ability to drive results and a sense of urgency in setting strategies and executing against the objectives.
  • Proven ability to influence, interact, and consult with senior leaders, strong collaboration skills, and effective stakeholder management
  • Excellent command of English and preferably Dutch and/or French language skills (verbal and written) and the confidence to communicate in a multi-cultural, multi-level environment.
  • Strong communication skills, and highly credible presentation skills

Personal qualities

These personal qualities represent the shared characteristics of high performers across Baker McKenzie, regardless of job level and location.

Know-how

  • Demonstrates the ability to identify the real issue, and to anticipate requirements and potential consequences; distills a range of possibilities by thinking in a considered, prudent manner
  • Has the capacity to take on new ideas and develop knowledge and think holistically about business and address media, analyst, employee, and client audiences
  • Able to move through a variety of tasks requiring different approaches, knowledge, and expertise, with the agility of mind and capacity for analysis and synthesis

Dedication

  • Driven by a strong personal sense of integrity and upholds exemplary quality standards
  • Prepares thoroughly, takes responsibility, uses initiative, and is self-reliant to ensure work progresses to the fullest extent possible
  • Hardworking and diligent with a keen understanding of client demands
  • Demonstrates composure when dealing with difficult situations

Personal Impact

  • Uses complex, coordinated influencing/negotiation strategies, adapted to people, organizations, and/or the situation, e.g. networks
  • Builds partnerships based on a common agreement that acknowledges individual differences but creates a new commonality beyond root belief large-scale
  • Creates a positive impression at all times; develops relationships through collaboration and reciprocity
  • Negotiates to achieve mutually satisfactory outcomes; shows good judgment on when to stand strong and when to compromise
  • Invests in, nurtures, and builds a network of productive relationships

Humanity 

  • Respectful to others, regardless of their position, and earns the respect of others by being transparent
  • Has care and concern for others and a genuine interest in others as people
  • Treats delicate or confidential issues with discretion

About Baker McKenzie

Complex business challenges require an integrated response across different markets, sectors, and areas of law. Baker McKenzie’s client solutions provide seamless advice, underpinned by deep practice and sector expertise, as well as first-rate local market knowledge. Across more than 70 offices globally, Baker McKenzie works alongside our clients to deliver solutions for a connected world.

We are committed to promoting diversity and inclusion for all. Our unique international culture is reflected in the drawing together of a worldwide family of individuals from diverse cultures and backgrounds in all of our offices. We encourage the best people — regardless of race, religion, or belief if any, gender, gender identity, disability, sexual orientation, or age — to fulfill their professional aspirations with us.

Link: https://www.bakermckenzie.com/en/careers/job-opportunities/emea/belgium/knowledge-manager

Voor verschillende posities bij verscheidene Europese instellingen in Brussel, is Exquando momenteel op zoek naar

meerdere Archivarissen

Als onderdeel van de toegewezen opdracht, zou je verantwoordelijk kunnen zijn voor de volgende taken:

>> Het bewaren van documenten

>> Het archiveren, catalogiseren en ordenen van documenten

>> De acquisitie van papieren documentatie en elektronische archivering

>> Het zorgen voor de toegankelijkheid van documenten

>> Het ontwerpen van een structuur voor de archieven

>> Het controleren van de bewaarstatus van documenten

>> De waardering van bewaarde documenten en archieven

>> Het beantwoorden van vragen en verzoeken van gebruikers betreffende de locatie, beschrijving en naamgeving van documenten

>> De deelname aan de ontwikkeling of herziening van proceduren

Vereiste kwalificaties en ervaring:

>> Een master in archief- en documentadministratie

>> Een goede kennis van databanken en documentaire softwares

>> Eén eerste ervaring met archieven

>> Een uitstekende kennis van het Frans en het Engels (niveau B2 tot C1)

Vereiste vaardigheden:

>> Nauwkeurigheid in het omgaan met documenten en archieven

>> Zeer goede organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten

>> Een goede kennis van archiveringstechnieken

>> Klantgericht en resultaatgericht zijn

>> Een goed communicatievermogen en in staat zijn om in een team te werken

Waarom bij Exquando werken?

>> Wij zijn gepassioneerd door informatiebeheer en willen deze passie graag delen

>> We worden gedreven door gemeenschappelijke waarden en we laten ze leven in ons dagelijks werk

>> Wij bieden iedereen de mogelijkheid aan om zich te ontwikkelen en om actief deel te nemen aan ons avontuur en dat van onze klanten

>> Wij houden van delen, uitwisselen, discussiëren, leren, evolueren…

>> Wij hechten werkelijk belang aan het welzijn van ons personeel

>> In het kader van ons contract met de Europese instellingen hebben we in de toekomst allicht ook mogelijkheden in Luxemburg en Straatsburg.

Herken je jezelf in deze beschrijving? Stuur ons dan gerust jouw CV naar Muriel muriel.merat@exquando.com en leg uit waarom je geïnteresseerd bent in deze vacature, of meld je aan via onderstaand formulier.

Link: https://www.exquando.be/nl/archiviste/

To help sustain its growth, Exquando is looking to recruit an experienced consultant in the field of information management, information governance and document management.

Key responsibilities

  • You work with business stakeholders to initiate a common vision for information management and governance
  • You analyze business processes and user requirements in the field of information management; you identify strengths and weaknesses for optimisation and automation
  • You develop and deliver strategies and solutions for managing the capture, storage, security, revision control, retrieval, distribution, preservation or destruction of information
  • You define guidance and planning for the smooth implementation of the information governance policy
  • You analyse standard functionalities and features of relevant IT tools
  • You lead and accompany the change within the organization
  • You help transfer knowledge to co-workers through coaching and training
  • You lead meetings with clients, team members and other stakeholders.

Requirements

  • A minimum of a Master’s Degree or equivalent by experience
  • A minimum of 5 years’ experience in information management, information governance, document management or ECM projects
  • Proven success in contributing to a team-oriented environment
  • Proven ability to work creatively and analytically in a problem-solving environment
  • Very good communication (written and oral) and interpersonal skills
  • Strong workshop facilitation and interviewing skills
  • Excellent listening skills and good sense of understanding client needs
  • Language skills: French, Dutch or English

What Exquando has to offer

Exquando offers the opportunity to develop your knowledge and expertise in an exciting and challenging environment. Our clients are major organizations in the construction, pharmaceutical, banking, energy and insurance sectors. We pay particular attention to personal and professional development. Adequate training, either internal or through information professional associations and organisations, will be provided. You will be encouraged to exchange with the information professional community and share your newly-acquired knowledge and experience.

Exquando’s working environment is dynamic and flexible. We encourage creativity and pro-activity. And we like having fun! We offer a permanent, full or part time position. Our operational office is based in Wavre. Some of the assignments could require short, medium or even longer term work at customers premises.

It is also crucial for us that the candidate is sensitive to Exquando values.

Do you recognize yourself in this description? Send your CV and explain why you are interested in this position to Muriel at muriel.merat@exquando.com

 

Link: https://www.exquando.be/en/consultante-en-gestion-et-gouvernance-de-linformation/

Om onze teams te versterken, zijn we op zoek naar een Project Assistent voor opdrachten in Waals-Brabant of Henegouwen.

Als Project Assistent speel je een sleutelrol in het beheer en de coördinatie van administratieve activiteiten met betrekking tot engineeringprojecten. Je werkt nauw samen met projectmanagers, interne teams en externe stakeholders om een vlotte oplevering van projecten te garanderen. Je bent verantwoordelijk voor een verscheidenheid aan administratieve taken die het efficiënte verloop van projecten ondersteunen, waarbij je ervoor zorgt dat deadlines, budgetten en kwaliteitsnormen worden gehaald.

 Belangrijkste verantwoordelijkheden:

Het volgende is een niet-uitputtende lijst van taken. Deze lijst kan variëren afhankelijk van de opdracht en de klant.

Administratief beheer van projecten :

>> Bijhouden en organiseren van projectdocumenten (contracten, projectplannen, rapporten, enz.).

>> Meewerken aan de voorbereiding en het opstellen van notulen van vergaderingen, voortgangsrapporten en andere vereiste documenten.

>> Coördineren van de informatiestroom tussen de verschillende belanghebbenden

Ondersteuning projectbeheer:

>> Assisteren van projectmanagers bij de planning, uitvoering en controle van projecten

>> Bijdragen aan het beheer van projectplanningen en ervoor zorgen dat deadlines worden gehaald

>> Assisteren bij het beheer van projectbudgetten, inclusief het bewaken van uitgaven en het opstellen van financiële rapporten

Tools en systeembeheer:

>> Projectdatabases en documentbeheersystemen bijwerken en onderhouden

>> Gebruik maken van projectmanagementsoftware om de voortgang bij te houden en rapporten te genereren

Communicatie en coördinatie:

>> Communicatie faciliteren tussen projectteams en relevante afdelingen

>> Organiseren van projectbijeenkomsten, evenementen en reizen

>> Communicatie beheren met externe partners, klanten en leveranciers

Vereiste kwalificaties en ervaring:

>> Administratieve opleiding

>> Eerdere ervaring als administratief medewerker, bij voorkeur in een projectmanagementomgeving in de engineeringsector.

 Vereiste vaardigheden:

>> Uitstekende vaardigheden op het gebied van organisatie en tijdsbeheer

>> Aandacht voor detail en grondigheid

>> Vermogen om in teamverband te werken en effectief te communiceren

>> Proactiviteit en initiatief

>> Uitstekende kennis van Frans en Engels

>> Vaardigheid in MS Office (Word, Excel, Powerpoint); kennis van projectmanagementsoftware is een pluspunt

>> Goede schrijfvaardigheid

Wat we je kunnen bieden:

Exquando biedt je de mogelijkheid om je kennis en expertise te ontwikkelen in een boeiende en uitdagende omgeving. Onze klanten zijn grote organisaties in de bouw, farmacie, banken, energie en verzekeringen.

Er wordt gezorgd voor een passende interne opleiding. Je wordt aangemoedigd om te communiceren met de professionele informatiegemeenschap en je nieuw verworven kennis en ervaring te delen.

De werkomgeving bij Exquando is dynamisch en flexibel. We moedigen creativiteit en proactiviteit aan. En we hebben graag plezier in ons werk!

Wij bieden een vast, voltijds contract en een aantrekkelijk salarispakket. Ons hoofdkantoor is gevestigd in Waver, maar sommige opdrachten kunnen een korte, middellange of zelfs langere aanwezigheid bij klanten vereisen. Gedeeltelijk telewerken is toegestaan.

Het is voor ons ook van cruciaal belang dat de kandidaat gevoelig is voor de waarden van Exquando.

Herken je jezelf in deze beschrijving? Stuur je CV en de redenen van je interesse zo snel mogelijk naar Muriel op het volgende adres: muriel.merat@exquando.com.

 

Link: https://www.exquando.be/nl/assistante-de-projet/

Om een ​​effectieve en kwaliteitsvolle samenwerking te bevorderen, zorgt de Document Controller ervoor dat de documentatie die door de klant, zijn partners en medewerkers wordt gebruikt, betrouwbaar, correct, volledig en goed gecommuniceerd is. Hij/zij maakt deel uit van een projectteam en is verantwoordelijk voor het beheren en controleren van de documenten die tijdens de verschillende fasen van het project worden geproduceerd via een geïntegreerde managementtool.

Het is een hoofdzakelijk operationele functie die nauwkeurigheid en een sterk gevoel voor service vereist.

Functieomschrijving:

Hier is een niet-uitputtende lijst van taken die uitgevoerd moeten worden. Deze lijst kan variëren afhankelijk van de opdrachten en klanten.

  •  Het volgen van de levenscyclus van documenten: Creatie, revisie, goedkeuring, verspreiding en archivering van technische documenten gedurende het hele project
  • Kwaliteitscontrole: Verificatie van de nauwkeurigheid, consistentie en leesbaarheid van documenten, om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de normen en conventies van het bedrijf
  • Het bijhouden van verschillende versies van documenten en het handhaven van een volledige geschiedenis van wijzigingen met behulp van een deliverableslijst
  • Documenten verspreiden: Het beschikbaar stellen van relevante documenten aan de juiste belanghebbenden op het juiste moment
  • Toepassen, bijwerken en verbeteren van documentbeheerprocedures
  • Gebruik van documentbeheertools: Beheersing van documentbeheersoftware (GED), inclusief toegangscontroles in bepaalde gevallen, en samenwerkingstools (Teams) om documentverwerking en -deling te vergemakkelijken
  • Gebruikers trainen en ondersteunen bij het gebruik van de tool en bij de procedures
  • Rapporten/dashboards produceren over de status van de projectdocumentatie: Het corrigerende actieplan definiëren en uitvoeren
  • Feedback geven tijdens projectvergaderingen over de status van de documentatie
  • Belangrijke documenten scannen zoals protocollen

Kwalificatie en ervaring vereist:

  • Een interesse in documentbeheer is essentieel
  • Een affiniteit of nieuwsgierigheid naar werken in een technische omgeving. De meerderheid van onze klanten werkt met ons samen in het ingenieursvak
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheid in het Frans en/of Nederlands, goede kennis van het Engels
  • Goede kennis van Microsoft Office

De volgende elementen zijn een actief maar geen verplichting:

  • Een basisopleiding in verband met informatie- en documentbeheer
  • Een basisopleiding gericht op informatietechnologie en communicatie (ICT)
  • Een eerste ervaring als documentcontroller, archivaris, documentalist, of in een administratieve functie
  • Kennis van één of meerdere documentbeheersoftware is een pluspunt (Aconex, LiveLink, SharePoint, ACC…)

Benodigde vaardigheden:

  • Goed organisatie- en coördinatievermogen, gevoel voor prioriteiten
  • Nauwgezet en oog voor detail
  • Goede mondelinge vaardigheden voor presentaties/opleidingen en goede schrijfvaardigheden
  • Flexibel en een goed teamspeler
  • In staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken
  • Service- en klantgericht
  • Goed luister- en begripsvermogen

 

Wat wij u kunnen bieden:

Exquando biedt u de mogelijkheid om uw kennis en expertise te ontwikkelen in een boeiende en stimulerende omgeving. Onze klanten zijn vooraanstaande organisaties in de bouw, farmaceutische, bank-, energie- en verzekeringssectoren.

We bieden adequate interne training aan. U wordt aangemoedigd om te communiceren met de professionele informatiegemeenschap en uw nieuw verworven kennis en ervaring te delen.

De werkomgeving bij Exquando is dynamisch en flexibel. We moedigen creativiteit en proactiviteit aan, en we houden ervan om plezier te hebben in ons werk! We bieden een fulltime contract voor onbepaalde duur en een aantrekkelijk salarispakket. Ons operationele hoofdkantoor is gevestigd in Wavre, maar sommige opdrachten kunnen vereisen dat u op korte, middellange of zelfs langere termijn bij klanten aanwezig bent. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk toegestaan.

Het is ook cruciaal voor ons dat de kandidaat gevoelig is voor de waarden van Exquando.

Link: https://www.exquando.be/nl/document-controller/

Overview

Who we are?

PM Group is an employee owned, international project delivery firm with a team of 3,500+ people.  We are world leaders in the pharma, food, medtech and mission critical sectors. From our network of offices in Europe, Asia and the US, we work with the world’s leading organisations.  We are focused on growing a sustainable business centred around our people, our clients and trade partners.

Due to the continued growth of our Benelux operations across consultancy, design, and engineering services and projects, we are looking to appoint a Document Control Manager to oversee the function across the Benelux. This role can be Waterloo or Bornem based.

It will be a diverse and varied role, working alongside our  Architecture & Engineering (A&E), Construction Management teams across a variety of different projects simultaneously.

Responsibilities

  • Management of Document Control team across the Benelux, working together to achieve objectives to meet company timescales.
  • Motivate and manage the team, coordinate customer feedback, solve problems and help to remove any blockers to effective working.
  • Document control on a number of projects simultaneously (small to large scale).
  • Manage documentation records for projects in compliance with all quality and regulatory requirements.
  • Check documentation for compliance with project requirements, issuances of document, update registers and manage all incoming & outgoing documents.
  • Ensure all project documents including drawings, quality manuals and procedures, are transmitted to relevant personnel and clients.
  • Liaise with project managers and engineers for submissions and preparing for closing of projects.
  • Ensure all the relevant project documentation are registered / maintained in the electronic Document Management System.
  • Periodic review of archived documents in line with retention schedule.
  • Conduct internal audits to ensure the internal controls align with document control procedures and policy.
  • Ensure adherence to the company’s document control procedures and quality system.
  • Provide administrative support to Engineering and Projects departments.
  • Awareness & understanding of applicable company procedures.
  • Project filing/document handover process.
  • Project filing/archiving process.

Qualifications

  • A suitable level of knowledge and experience in a document control function, preferably within a an engineering consultancy or construction environment.
  • Experience with document management systems (EDMS/Collaboration systems), preferably ProArc.
  • Proven ability to successfully manage a small team.
  • Experience in dealing with multidiscipline design teams, subcontractors and a wide client base.
  • Ability to understand technical concepts and work with technical departments and personnel to achieve goals.
  • Advanced proficiency in MS Office and Adobe.
  • Clear communicator.
  • Proven ability to deliver excellent service to all customers – internal and external.
  • Proactive approach, takes responsibility and with a ‘can do’ attitude to tasks and responsibilities.
  • Adaptable and flexible to demands of working in a fast paced environment.
    Strong problem-solving, organisational and time management skills.
  • Good knowledge of English, Dutch and/or French.

Why PM Group?

As an employee-owned company, we are inclusive, committed and driven. Corporate Responsibility and Sustainability are the heart of our new 2025 business strategy. Click here to read more in our Corporate Responsibility and Heath, Safety & Wellbeing Report 2022.

 

Inclusion and Diversity are core to our culture and values. Wherever we work, we commit to a culture of mutual respect and belonging by building a truly inclusive workplace rich in diverse people, talents and ideas. Valuing the contributions of all our people and respecting individual differences will sustain our growth into the future.

 

PM Group is committed to ensuring our hiring process is fair and accessible to all and will provide candidates with disabilities with reasonable accommodations required to participate in the recruitment process. If you require any assistance in this regard, please let us know.

Link: Document Control Manager Benelux in Bornem, Belgium | PM Group (pmgroup-global.com)

Deze vacature is enkel beschikbaar in het Frans via de volgende link: Offre d’emploi – Assistant archiviste (labgroup.com)

Deze vacature is enkel beschikbaar in het Frans via de volgende link: Offre d’emploi – Archiviste (labgroup.com)

Zeticon is looking for an information manager to consult their clients on all matters organizational and concerning data.

The company: 

Our client is a startup based in Ghent that specializes in providing tailor-made digital solutions for managing, preserving and unlocking digital assets. You can see this as a form of record management or digital archive creation. These solutions are all custom made in order to suit the needs of each separate client. When it comes to organization, they’re the best! And now they are looking for an archivist to help them keep up that organizational flow!

The role: 

As an Information Manager, you will join the Information Maintenance Business Unit (quite the mouthful). You will help the customers and the company with organizing their paper and digital information streams. You will accomplish this by organizing workshops with the customer, analyzing and mapping processes, collaborating with technical experts to set-up a digital environment and interpreting legislation. In short, you will consult the client on all matters organizational and concerning data.

Who are they looking for?

Someone with:

  • An interest in functional analysis.
  • Theoretical and process-driven insight.
  • The ability to define the customer’s needs and the ability to communicate with these customers fluently.
  • The willingness to work on location (a.k.a a certain flexibility).

What can they offer you?

  • A spirited and dynamic start up environment
  • Room and opportunity to grow with the company
  • A competitive salary including car, fuel card, group insurance, mealvouchers, hospitality insurance and internet.
  • Training in data management and archivation

Does that sound like an interesting opportunity to you? Then don’t hesitate to get in touch with us, we would love to meet you!

Department
Consulting
Role
Information Management
Locations
Ghent, East Flanders, Belgium
Remote status
Hybrid Remote
CONTACTEvelyne MeerschautTalent Partner Lead