Jobs Rss

Om onze teams te versterken, zijn we op zoek naar een Project Assistent voor opdrachten in Waals-Brabant of Henegouwen.

Als Project Assistent speel je een sleutelrol in het beheer en de coördinatie van administratieve activiteiten met betrekking tot engineeringprojecten. Je werkt nauw samen met projectmanagers, interne teams en externe stakeholders om een vlotte oplevering van projecten te garanderen. Je bent verantwoordelijk voor een verscheidenheid aan administratieve taken die het efficiënte verloop van projecten ondersteunen, waarbij je ervoor zorgt dat deadlines, budgetten en kwaliteitsnormen worden gehaald.

 Belangrijkste verantwoordelijkheden:

Het volgende is een niet-uitputtende lijst van taken. Deze lijst kan variëren afhankelijk van de opdracht en de klant.

Administratief beheer van projecten :

>> Bijhouden en organiseren van projectdocumenten (contracten, projectplannen, rapporten, enz.).

>> Meewerken aan de voorbereiding en het opstellen van notulen van vergaderingen, voortgangsrapporten en andere vereiste documenten.

>> Coördineren van de informatiestroom tussen de verschillende belanghebbenden

Ondersteuning projectbeheer:

>> Assisteren van projectmanagers bij de planning, uitvoering en controle van projecten

>> Bijdragen aan het beheer van projectplanningen en ervoor zorgen dat deadlines worden gehaald

>> Assisteren bij het beheer van projectbudgetten, inclusief het bewaken van uitgaven en het opstellen van financiële rapporten

Tools en systeembeheer:

>> Projectdatabases en documentbeheersystemen bijwerken en onderhouden

>> Gebruik maken van projectmanagementsoftware om de voortgang bij te houden en rapporten te genereren

Communicatie en coördinatie:

>> Communicatie faciliteren tussen projectteams en relevante afdelingen

>> Organiseren van projectbijeenkomsten, evenementen en reizen

>> Communicatie beheren met externe partners, klanten en leveranciers

Vereiste kwalificaties en ervaring:

>> Administratieve opleiding

>> Eerdere ervaring als administratief medewerker, bij voorkeur in een projectmanagementomgeving in de engineeringsector.

 Vereiste vaardigheden:

>> Uitstekende vaardigheden op het gebied van organisatie en tijdsbeheer

>> Aandacht voor detail en grondigheid

>> Vermogen om in teamverband te werken en effectief te communiceren

>> Proactiviteit en initiatief

>> Uitstekende kennis van Frans en Engels

>> Vaardigheid in MS Office (Word, Excel, Powerpoint); kennis van projectmanagementsoftware is een pluspunt

>> Goede schrijfvaardigheid

Wat we je kunnen bieden:

Exquando biedt je de mogelijkheid om je kennis en expertise te ontwikkelen in een boeiende en uitdagende omgeving. Onze klanten zijn grote organisaties in de bouw, farmacie, banken, energie en verzekeringen.

Er wordt gezorgd voor een passende interne opleiding. Je wordt aangemoedigd om te communiceren met de professionele informatiegemeenschap en je nieuw verworven kennis en ervaring te delen.

De werkomgeving bij Exquando is dynamisch en flexibel. We moedigen creativiteit en proactiviteit aan. En we hebben graag plezier in ons werk!

Wij bieden een vast, voltijds contract en een aantrekkelijk salarispakket. Ons hoofdkantoor is gevestigd in Waver, maar sommige opdrachten kunnen een korte, middellange of zelfs langere aanwezigheid bij klanten vereisen. Gedeeltelijk telewerken is toegestaan.

Het is voor ons ook van cruciaal belang dat de kandidaat gevoelig is voor de waarden van Exquando.

Herken je jezelf in deze beschrijving? Stuur je CV en de redenen van je interesse zo snel mogelijk naar Muriel op het volgende adres: muriel.merat@exquando.com.

 

Link: https://www.exquando.be/nl/assistante-de-projet/

Om een ​​effectieve en kwaliteitsvolle samenwerking te bevorderen, zorgt de Document Controller ervoor dat de documentatie die door de klant, zijn partners en medewerkers wordt gebruikt, betrouwbaar, correct, volledig en goed gecommuniceerd is. Hij/zij maakt deel uit van een projectteam en is verantwoordelijk voor het beheren en controleren van de documenten die tijdens de verschillende fasen van het project worden geproduceerd via een geïntegreerde managementtool.

Het is een hoofdzakelijk operationele functie die nauwkeurigheid en een sterk gevoel voor service vereist.

Functieomschrijving:

Hier is een niet-uitputtende lijst van taken die uitgevoerd moeten worden. Deze lijst kan variëren afhankelijk van de opdrachten en klanten.

  •  Het volgen van de levenscyclus van documenten: Creatie, revisie, goedkeuring, verspreiding en archivering van technische documenten gedurende het hele project
  • Kwaliteitscontrole: Verificatie van de nauwkeurigheid, consistentie en leesbaarheid van documenten, om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de normen en conventies van het bedrijf
  • Het bijhouden van verschillende versies van documenten en het handhaven van een volledige geschiedenis van wijzigingen met behulp van een deliverableslijst
  • Documenten verspreiden: Het beschikbaar stellen van relevante documenten aan de juiste belanghebbenden op het juiste moment
  • Toepassen, bijwerken en verbeteren van documentbeheerprocedures
  • Gebruik van documentbeheertools: Beheersing van documentbeheersoftware (GED), inclusief toegangscontroles in bepaalde gevallen, en samenwerkingstools (Teams) om documentverwerking en -deling te vergemakkelijken
  • Gebruikers trainen en ondersteunen bij het gebruik van de tool en bij de procedures
  • Rapporten/dashboards produceren over de status van de projectdocumentatie: Het corrigerende actieplan definiëren en uitvoeren
  • Feedback geven tijdens projectvergaderingen over de status van de documentatie
  • Belangrijke documenten scannen zoals protocollen

Kwalificatie en ervaring vereist:

  • Een interesse in documentbeheer is essentieel
  • Een affiniteit of nieuwsgierigheid naar werken in een technische omgeving. De meerderheid van onze klanten werkt met ons samen in het ingenieursvak
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheid in het Frans en/of Nederlands, goede kennis van het Engels
  • Goede kennis van Microsoft Office

De volgende elementen zijn een actief maar geen verplichting:

  • Een basisopleiding in verband met informatie- en documentbeheer
  • Een basisopleiding gericht op informatietechnologie en communicatie (ICT)
  • Een eerste ervaring als documentcontroller, archivaris, documentalist, of in een administratieve functie
  • Kennis van één of meerdere documentbeheersoftware is een pluspunt (Aconex, LiveLink, SharePoint, ACC…)

Benodigde vaardigheden:

  • Goed organisatie- en coördinatievermogen, gevoel voor prioriteiten
  • Nauwgezet en oog voor detail
  • Goede mondelinge vaardigheden voor presentaties/opleidingen en goede schrijfvaardigheden
  • Flexibel en een goed teamspeler
  • In staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken
  • Service- en klantgericht
  • Goed luister- en begripsvermogen

 

Wat wij u kunnen bieden:

Exquando biedt u de mogelijkheid om uw kennis en expertise te ontwikkelen in een boeiende en stimulerende omgeving. Onze klanten zijn vooraanstaande organisaties in de bouw, farmaceutische, bank-, energie- en verzekeringssectoren.

We bieden adequate interne training aan. U wordt aangemoedigd om te communiceren met de professionele informatiegemeenschap en uw nieuw verworven kennis en ervaring te delen.

De werkomgeving bij Exquando is dynamisch en flexibel. We moedigen creativiteit en proactiviteit aan, en we houden ervan om plezier te hebben in ons werk! We bieden een fulltime contract voor onbepaalde duur en een aantrekkelijk salarispakket. Ons operationele hoofdkantoor is gevestigd in Wavre, maar sommige opdrachten kunnen vereisen dat u op korte, middellange of zelfs langere termijn bij klanten aanwezig bent. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk toegestaan.

Het is ook cruciaal voor ons dat de kandidaat gevoelig is voor de waarden van Exquando.

Link: https://www.exquando.be/nl/document-controller/

Deze vacature is enkel beschikbaar in het Frans via de volgende link: Offre d’emploi – Assistant archiviste (labgroup.com)

Deze vacature is enkel beschikbaar in het Frans via de volgende link: Offre d’emploi – Archiviste (labgroup.com)

Zeticon is looking for an information manager to consult their clients on all matters organizational and concerning data.

The company: 

Our client is a startup based in Ghent that specializes in providing tailor-made digital solutions for managing, preserving and unlocking digital assets. You can see this as a form of record management or digital archive creation. These solutions are all custom made in order to suit the needs of each separate client. When it comes to organization, they’re the best! And now they are looking for an archivist to help them keep up that organizational flow!

The role: 

As an Information Manager, you will join the Information Maintenance Business Unit (quite the mouthful). You will help the customers and the company with organizing their paper and digital information streams. You will accomplish this by organizing workshops with the customer, analyzing and mapping processes, collaborating with technical experts to set-up a digital environment and interpreting legislation. In short, you will consult the client on all matters organizational and concerning data.

Who are they looking for?

Someone with:

  • An interest in functional analysis.
  • Theoretical and process-driven insight.
  • The ability to define the customer’s needs and the ability to communicate with these customers fluently.
  • The willingness to work on location (a.k.a a certain flexibility).

What can they offer you?

  • A spirited and dynamic start up environment
  • Room and opportunity to grow with the company
  • A competitive salary including car, fuel card, group insurance, mealvouchers, hospitality insurance and internet.
  • Training in data management and archivation

Does that sound like an interesting opportunity to you? Then don’t hesitate to get in touch with us, we would love to meet you!

Department
Consulting
Role
Information Management
Locations
Ghent, East Flanders, Belgium
Remote status
Hybrid Remote
CONTACTEvelyne MeerschautTalent Partner Lead