Senior documentalist(e) (Nationale Bank van België - Brussel)
Vacature online sinds 30/10/2023
Omgeving
De Nationale Bank van België (NBB) zoekt een Senior documentalist(e) voor haar Juridische dienst. Deze dienst heeft een algemene opdracht inzake advies, expertise en bijstand in de verschillende rechtsdomeinen, die op een onafhankelijke manier van de operationele diensten wordt uitgevoerd.
Het verlenen van juridische diensten van hoge kwaliteit vereist toegang tot de meest recente doctrine en jurisprudentie. Daarnaast vereist dit ook een efficiënt documentenbeheer en administratieve follow-up.
De hoofdsectie Documentatie en Secretariaat, waar deze vacature vacant is, staat in voor het beheer van de juridische bibliotheek, het beheer en de verspreiding van juridische informatie en meer in het algemeen de administratieve bijstand aan de juristen van de Juridische dienst.
Functie
Als Senior documentalist(e) maak je deel uit van een team van 8 personen dat instaat voor de dagelijkse administratieve en organisatorische ondersteuning van de dienst:
- je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van meerdere juristen wat o.a. inhoudt: het nalezen en in vorm brengen van nota’s en brieven, het beheer van agenda’s en de organisatie van vergaderingen, de verspreiding, het klassement en het archiveren van documenten (papier en SharePoint)
- je beheert de groepsmailboxen van de dienst
- je behandelt de binnenkomende en uitgaande correspondentie
- je volgt de tijdsregistratie op, organiseert reizen, verwerkt kostennota’s en bestelt kantoorbenodigdheden
- je neemt deel aan de voorbereiding van de werkzaamheden van het auditoraat en de Sanctiecommissie
- je volgt de wetgeving, de jurisprudentie en doctrine op en verzamelt relevante en actuele artikels in officiële kranten en juridische bladen om deze te delen met de juristen.
Profiel
- je bent in het bezit van een bachelordiploma in Office Management, Organisatie en Management of gelijkwaardig of je hebt een gelijkwaardige ervaring
- je hebt een grondige kennis van Office-software, meer bepaald SharePoint, maar ook Word, Outlook, Teams, OneNote, etc.
- je bent in staat je eigen werkmethode en planning te bepalen om de gestelde doelen te bereiken en verantwoordelijkheidszin te tonen
- je hebt een projectmatige aanpak en bent in staat contacten te onderhouden (ook met externe leveranciers)
- je hebt een collegiale en teamgerichte houding, je bent van nature kritisch, gedreven door verbetering en innovatie, maar je houdt ook van een cultuur waarin overleg en samenwerking belangrijk zijn
- je bent flexibel, efficiënt en stressbestendig
- je bent creatief en oplossingsgericht ingesteld
- je gaat discreet om met vertrouwelijke gegevens
- je hebt een goede kennis van het Frans (niveau B2) en een basis kennis van het Engels (niveau A2).
Waarom kiezen voor de NBB?
- een aantrekkelijk loon en tal van bovenwettelijke voordelen (groepsverzekering, uitgebreide hospitalisatieverzekering, iPhone met abonnement…) en een goed evenwicht tussen werk- en privéleven evenals de mogelijkheid tot thuiswerk
- een echte carrière: de NBB biedt je de mogelijkheid om je voortdurend te blijven ontwikkelen. We bieden je een breed scala aan opleidingen om de vaardigheden te verwerven die je nodig hebt om je carrière verder uit te bouwen
- een unieke job, waar we onze kennis en expertise ten dienste stellen van de maatschappij
- een plek waar je initiatief kan nemen en wordt aangemoedigd om te laten zien wat je kunt
- een fijne, collegiale en dynamische werksfeer
- aandacht voor je welzijn: om ervoor te zorgen dat je je goed voelt op de werkvloer en thuis, biedt de NBB een ruim aanbod aan sportactiviteiten (fitnessruimte, groepslessen…), culturele activiteiten en inspirerende workshops.
Alleen de kandidaturen die vergezeld gaan van een motivatiebrief, een CV en een kopie van het/de diploma(‘s). Buitenlandse diploma’s zijn enkel geldig in combinatie met een gelijkwaardigheidsattest.