Bladen voor documentatie 2005/3 (september 2005)
SPECIAAL NUMMER
Een preserverings- en conserveringsstrategie voor analoge en digitale bibliotheekcollecties en archiefbestanden
Woord Vooraf
Op 2 december 2004 organiseerde de Belgische Vereniging voor Documentatie te Antwerpen in het kader van Antwerp World Book Capital 2004 een studiedag over de problematiek van conservering en preservering van analoge en digitale bibliotheekcollecties en archiefbestanden.
World Book Capital is een initiatief van de UNESCO in samenwerking met International Publishers Association (IPA), International Booksellers’ Federation (IBF) en International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA). Jaarlijks benoemt een jury bestaande uit vertegenwoordigers van deze organisaties een stad tot World Book Capital. Het jaar gaat van start op World Book and Copyright Day op 23 april tot dezelfde dag van het daaropvolgende jaar[i]. De genomineerde stad wordt gevraagd een jaar lang inspanningen te leveren om het boek en het lezen te promoten dit in samenwerking met de respectievelijke professionele organisaties van schrijvers, uitgevers, boekverkopers- en handelaars en bibliotheken.
In 2001 werd Madrid (Spanje) tot eerste World Book Capital gekozen, in 2002 Alexandrië (Egypte) en in 2003 New Delhi (India). Op 17 januari 2003 kwam in UNESCO’s hoofdzetel te Parijs de jury samen om de kandidaturen te onderzoeken voor de nominatie van Wereld Boekenstad 2004. Volgende steden stelden zich kandidaat: Barcelona (Spanje), Santa Domingo (Dominicaanse Republiek), Seoul (Zuid-Korea) en Antwerpen. Seoul deed niet mee aan de uiteindelijke selectie. De jury besloot unaniem om de stad Antwerpen als World Book Capital 2004 te nomineren wegens het bijzonder rijke aanbod van boekpromotie, boekenbeurzen, leesinitiatieven, literatuur, diensten, ambachten, kinder- en jeugdboeken, boeken en culturele diversiteit en culturele minderheden.
Antwerpen werd Boekenhoofdstad van 23 april 2004 tot 24 april 2005. De erkenning door UNESCO maakt het mogelijk dat gedurende een jaar nationale en internationale aandacht gaat naar het boek en lezen in Antwerpen, Vlaanderen en België. De stad Antwerpen zette in samenwerking met en met steun van de Europese Gemeenschappen en de Vlaamse Gemeenschap, de Provincie Antwerpen en literaire actoren die in de stad huizen een literair programma op onder de naam ABC2004. De afsluiting van de nominatie gebeurde eind april met de opening van de nieuwe Antwerpse stadsbibliotheek Permeke. In de loop van 2006 zal dit gevolgd worden door de ingebruikname van een nieuw stadsarchief en een boekenstraat in het vroegere Sint-Felixpakhuis. Bezoeken aan de beide projecten zullen waarschijnlijk ingepland worden in de maandelijkse ABD-BVD-bijeenkomsten. Op de dag dat Permeke de deuren opende, gaf Antwerpen zijn titel World Book Capital door aan de Canadese stad Montreal.
Als voornaamste federale vereniging voor documentatie vonden we het onze plicht om in het kader van deze voor België unieke benoeming een activiteit te organiseren. Het uiten van het idee is natuurlijk eenvoudiger dan de uitwerking ervan. Het leek ons logisch om de link tussen verleden en toekomst te benadrukken. In het geval van de stad Antwerpen bijzonder passend en waarschijnlijk een van de essentiële elementen om door de UNESCO te zijn verkozen. De stad kan terugblikken op een rijk verleden en bezit een danig toekomstperspectief door de aanwezigheid van relevante bedrijven.
Wanneer we denken aan het historisch patrimonium van de stad, komen we voor ons doelpubliek als het ware blindelings bij het Museum Plantin Moretus, de bakermat van de boekdrukkunst in de zestiende eeuw[ii]. Het museum beschikt over een collectie typografisch materieel met onder meer de twee oudste drukpersen ter wereld en complete sets van stempels en matrijzen, een prachtige bibliotheek, een rijk gestoffeerd interieur en het complete archief van het Platinse bedrijf. Toeval of niet maar reeds op 4 september 2001 werd dit archief erkend tot roerend werelderfgoed door UNESCO en plaatste in juni 2002 het museum op de indicatieve UNESCOlijst van het onroerend werelderfgoed. De rangverhoging kwam er op 15 juli 2005 wanneer het UNESCO – World Heritage Committee tijdens zijn bijeenkomst te Durban (Zuid-Afrika) besloot om het volledige Museum Plantin Moretus als gebouwencomplex (principieel zijn musea uitgesloten, het accent ligt op het geheel) op eenzelfde niveau van werelderfgoed te plaatsen als bijvoorbeeld de Chinese Muur, de Egyptische Pyramides of het Paleis van Versailles. In de namiddag van de studiedag brachten we een bezoek aan het museum.
Wie Plantin en Moretus zegt, denkt onmiddellijk aan de analoge drager papier. Ikzelf ben nog steeds onder de indruk van een studiebezoek voor enkele jaren aan het museum van het Institute Centrale per la Patologia del Libro te Rome (Italië). Ik stond toen versteld van de talrijke destructieve invloeden die papier kan ondergaan en de reactie onder vorm van conservering en preservering. De basis van de studiedag “Een preserverings- en conserveringsstrategie voor analoge en digitale bibliotheekcollecties en archiefbestanden” was gelegd.
Guy De Witte gaf als eerste spreker enkele meer theoretische beschouwingen over preservatie- en conservatiebeleid (van papieren collecties) en de noodzaak daarom te investeren in personeel en opleiding. Het ingeleverde artikel geeft eerder de invalshoek van het verval van collecties op papier, vanuit de samenstelling van papier worden de factoren onderzocht die de destructie in de hand werken. Het brengt daardoor een aanvulling van de uiteenzetting. In die zin sluit het artikel tevens aan bij een uit het maartnummer van deze jaargang van Bladen voor Documentatie waarin geschreven wordt over[iii].
Het is natuurlijk zo dat de laatste jaren de digitale informatie enorm aan belang heeft gewonnen. Niet alleen is er de informatie die we zelf terugvinden op het Internet, er zijn ook de talrijke documenten die ons elektronisch bereiken. In het kader van onze vereniging die een ontmoetingsplaats is voor iedereen die beroepsmatig bezig is met informatie of te maken heeft met de methoden en technieken van informatiebeheer, besteedden we de nodige aandacht aan de elektronische drager.
Filip Boudrez bekeek de wenselijkheid om ook in de toekomst de toegang tot bepaalde websites te behouden. Spreker zette uiteen hoe de archiefwereld de problematiek van het archiveren van websites benadert en besprak de leidraad bij het uitwerken van een archiveringsprocedure van websites gebaseerd op het beslissingsmodel uitgewerkt door het DAVID-project[iv] en hoe die bij de stad Antwerpen in de praktijk werd geïmplementeerd.
Neil Beagrie van zijn kant benadrukte nogmaals het groeiende belang van digitale informatie en de noodzaak om in de digitale preservering te voorzien. Mede door hem werd voor enkele jaren binnen de British Library een internationaal handboek voor digitale preservatie uitgewerkt Preservation management of digital materials: a handbook[v].
Zoals verteld, streefden we tijdens de studiedag naar een evenwicht tussen de uiteenzettingen over analoge en digitale informatiedragers. Een analoge drager die binnen onze vereniging weinig ter sprake komt is de geluidsdrager.
Liesbeth Baaten was in 2003 laureaat van de ABD-BVD-Prijs net voor haar bijdrage over een mogelijk conserveringsbeleid voor geluidsarchief. Liesbeth duidde op het belang van de collectie geluidsdragers met vaak uniek en soms ongehoord materiaal binnen archieven en documentatiecentra. Om dit deel van het archief te bewaren en in de toekomst raadpleegbaar te houden is een conserveringsbeleid noodzakelijk. Zoals voorzien in het reglement van de BVD-Prijs[vi] wordt het beloonde werk gepubliceerd. Omwille van technische redenen waar we weinig kunnen aan verhelpen, is dit nog niet kunnen gebeuren met Liesbeths werk. We hopen evenwel dit zo snel mogelijk te kunnen realiseren.
Via deze weg danken we nogmaals iedereen niet in het minst de sprekers, die deze studiedag tot een succes maakten en we hopen u met dit verslagnummer een goed overzicht te bieden van de uiteenzettingen. Veel leesgenot.
[i] Resolutie 3.18 van de 28ste General Conference van de UNESCO gehouden te Parijs van 25 oktober tot 16 november 1995 (<http://www.unesco.org> – login juli 2005)
[ii] Zie hiervoor o.m. <http://museum.antwerpen.be/plantin_moretus> (login juli 2005)
[iii] MEESE, Laurent De bedreiging van ons papieren erfgoed: massaontzuring als remedie? Cahiers de la documentation = Bladen voor documentatie, Brussel : ABD-BVD, 2005, nr. 1, p. 6-18.
[iv] Zie hiervoor o.m. <http://www.antwerpen.be/david> (login juli 2005)
[v] BEAGRIE, Neil E; JONES, Maggie Preservation management of digital materials: a handbook. London: British Library, 2001, 139 p. of <http://www.dpconline.org/graphics/handbook> (login juli 2005)
[vi] BVD-Prijs: Reglement (versie september 2003). Artikel 10 (Publicatie van de werken) <http://www.abd-bvd.be> (login juli 2005)
Het verval van papieren collecties
Guy DE WITTE, Afgevaardigd beheerder, De Zilveren Passer; Docent VUB en Bibliotheekschool Gent
Papieren collecties zijn onderhevig aan verval. Het artikel gaat in op de verschillende oorzaken van verval enerzijds te wijten aan de specifieke eigenschappen van de grondstof en anderzijds aan omgevingsfactoren. Zo is lignine dat in hout zit, een element dat houthoudend papier van binnen uit doet vergaan. Water, licht, insecten zijn dan weer factoren die eigen zijn aan het milieu. De oorzaken van verval worden onderverdeeld in fysico-chemische, biologische en menselijke factoren. Onder fysico-chemische factoren verstaan we onder andere temperatuur, relatieve vochtigheid, licht, UV-straling en pollutie. Onder biologische factoren groeperen we aantasting door onder andere micro-organismen en insecten. Bij menselijke factoren ligt de mens zelf, gewild of ongewild, aan de basis van het verval. In veel gevallen is het verlies van papieren collecties te wijten aan een complexe inwerking van verschillende van bovengenoemde factoren. De belangrijkste chemische processen die hierbij een rol spelen zijn oxidatie en hydrolyse.
Archiveren van websites: Een kwestie van waardering en “capture”
Filip BOUDREZ, Medewerker, Stadsarchief Antwerpen
De auteur gaat in op de groeiende behoefte aan het archiveren van websites. Het artikel vertrekt van het belang van websitearchivering onder meer omwille van de informatieve waarde die ze in zich dragen of van het verspreiden van overheidsinformatie door publieke overheden. De impact op het digitaal archiveren van het auteursrecht mag niet vergeten worden. Het meeste aandacht gaat naar het belang van het uitwerken van een archiveringsprocedure voor websites waarbij logischerwijze eerst de archiveringsdoelstelling wordt omschreven om daarna de uiteindelijke archiveringsprocedure te ontwikkelen. Als leidraad kan het beslissingsmodel dat binnen het DAVID-project (Digitaal Archiveren in Vlaamse Instellingen en Diensten) tot stand kwam, genomen worden: wat en hoe archiveren, wie archiveert en wanneer archiveren. Alvorens een website uiteindelijk aan het digitaal archief toe te voegen, dienen de nodige kwaliteitstests te gebeuren.
A digital preservation handbook: Best practice and its dissemination
Neil BEAGRIE, BL/JISC Partnership manager, Joint Information Committee (BL/JISC)
Digital information is increasingly important to our culture, knowledge base and economy. This paper outlines the development and subsequent use of an international guide to digital preservation Preservation Management of Digital Materials: A Handbook (Beagrie et Jones 2001) and its use in training and professional practice. The Handbook was published in 2001 in hard copy by The British Library and is also available digitally online via the Digital Preservation Coalition <http://www.dpconline.org> It has been used as the basis of a series of one-day training workshops organised by the Digital Preservation Coalition in the UK and will shortly be integrated into development of a modular digital preservation training course organised jointly by the University of London Computer Centre, Cornell University, The British Library, and the Digital Preservation Coalition. In addition the Handbook has been used extensively internationally in both its print and electronic form by institutions and individuals for personal development and taught courses.
Een conserveringsbeleid voor geluidsarchief met toepassingen voor het stadsarchief Antwerpen
Liesbeth BAATEN, Medisch informatiekundige, Sint-Elisabethziekenhuis Tilburg ; Laureate BVD-Prijs 2003
Na een beknopt inzicht in de evolutie van geluidsdragers (van cilinder, grammofoonplaat, draadspoel, geluidsbanden, CD over enkele minder succesvolle systemen tot DVD) haalt het artikel de materiële noden van de geluidsmodus aan. De kernvraag rond het conserveringsbeleid is wat instellingen die niet beschikken over een depot met klimaatregeling kunnen doen voor de materiële noden van analoge dragers. Als mogelijke conserveringsmaatregel kan aan digitalisering van het materieel gedacht worden.
In de laatste paragrafen gaat Liesbeth Baaten concreet in op het geluidsarchief van het Stadsarchief Antwerpen en schetst de bestaande situatie.