Responsable des bibliothèques (Haute École Léonard de Vinci - Woluwe-Saint-Lambert)

Appel à candidature interne et externe

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins est épicène.

Mission

Vous portez la vision de la HE Vinci en matière d’accessibilité, d’organisation et de valorisation des ressources documentaires afin de soutenir l’enseignement, l’apprentissage et la recherche sur les trois campus.
Vous assurez la mise en œuvre opérationnelle et la coordination humaine du service des bibliothèques, en veillant à aligner les actions de l’équipe avec les orientations stratégiques définies par la Direction académique. Vous représentez le service au sein de l’institution, diverses instances externes et facilitez le lien entre l’équipe et les instances décisionnelles.

Vous gérez le Service des Bibliothèque en parfaite synergie avec la Direction Académique, les Secteurs, les autres Services académiques, transversaux et les partenaires privilégiés.

Responsabilités

La description de la fonction n’est pas exhaustive et est sujette à adaptation en fonction de l’évolution constante de l’environnement la HE Vinci. Plus particulièrement, les tâches du responsable du Service des bibliothèques couvriront les spécificités suivantes :

Concernant la stratégie

• Assurer la stratégie continue d’innovation du service (dont la digitalisation, les nouveaux usages, …)
• Déployer la vision institutionnelle en matière de ressources documentaires et contribuer à son évolution.
• Assurer la veille sur les évolutions du métier, des technologies documentaires et des pratiques bibliothéconomiques ; en informer en concertation avec la Direction académique.
• Participer à l’adaptation des espaces bibliothèques aux besoins pédagogiques et aux futurs aménagements (dont le projet Vinci 4 – bibliothèque & learning center).
• Participer aux projets stratégiques pilotés par les services académiques et transversaux, contribuer aux plans d’action institutionnels et en assurer la mise en œuvre au sein du service.
• Soutenir les projets de recherche en collaboration avec le Centre de Recherche (CR).

Concernant la coordination opérationnelle du service Bibliothèques

• Assurer la coordination quotidienne des activités des trois bibliothèques (campus d’Ixelles, de Woluwe et de Louvain-La-Neuve), en veillant à la qualité du service rendu sur l’ensemble des sites et à la cohérence des pratiques.
• Intégrer et diffuser une méthodologie de gestion de projet au sein de l’équipe, en veillant à la documentation, au suivi structuré des actions et à l’amélioration continue des pratiques.
• Être l’interlocuteur privilégié de la Direction académique pour fluidifier la communication, analyser les situations problématiques et proposer des solutions adaptées.
• Coordonner la gestion financière et budgétaire du service : achats, ressources documentaires, outils numériques et marchés publics.
• Gérer et suivre les conventions, contrats et échéances avec les partenaires internes et externes.
• Veiller au respect des obligations légales et réglementaires (décrets, RGPD, open access, …).
• Coordonner la publication des TFE/mémoires et des productions scientifiques sur les plateformes institutionnelles dédiées (ex. LUCK).
• Collaborer de manière étroite avec les services transversaux : IT, CDTP, service immobilier, service d’accompagnement des étudiants, etc.

Concernant l’encadrement de l’équipe

Le responsable exerce un encadrement fonctionnel (la responsabilité hiérarchique restant portée par la Direction académique).

Dans ce sens, le responsable encadre les membres du personnel du service en collaboration avec la Direction académique :

• Répartir les missions et assurer la continuité du service en cas d’absence, en ce compris la coordination des horaires et la validation des prestations.
• Participer aux recrutements, soutenir le développement professionnel et contribuer aux appréciations et évaluations officielles.
• Favoriser, par le dialogue et la coopération, la régulation des situations sensibles afin de soutenir le bon fonctionnement collectif.

Posture attendue

• Construire et animer un cadre de travail collaboratif, motivant et responsabilisant permettant à une équipe répartie sur plusieurs sites de travailler de manière cohérente, collaborative et efficace.
• Adopter une posture de facilitateur entre la Direction et l’équipe en veillant à une communication claire et régulière et au partage d’informations utiles tout en respectant la confidentialité des dossiers.

Concernant la représentation du service

Interne – Participer aux réunions de la HE Vinci

• Réunions des services transversaux ;
• Certaines réunions de Secteur, du Conseil Pédagogique, du Collège de Direction, des services transversaux en fonction des thématiques.
• Réunions de l’équipe ou groupes de travail internes (notamment l’équipe LEO regroupant les membres des trois bibliothèques).

Externe

• Promouvoir le réseautage avec les Hautes Ecoles, les Universités, les Ecoles des arts, l’Enseignement pour Adultes, d’autres bibliothèques et learning center,…;
• Assurer la présence de bibliothécaires de la HE Vinci dans les différents groupes de travail et commissions ;
• Assurer le rayonnement externe du service.

Profil

• Être détenteur d’un diplôme de l’Enseignement Supérieur de type court ou long ou universitaire (Bachelier/Licence/Master), idéalement en bibliothécaire-documentaliste ou pouvoir justifier d’une expérience professionnelle équivalente ;
• Expérience confirmée en coordination d’équipe, en gestion de projets transversaux et en optimisation des ressources organisationnelles, administratives et financières ;
• Capacité à travailler dans un environnement institutionnel en interaction constante avec de multiples acteurs académiques et transversaux ;
• Aisance et compétences significatives dans les outils numériques et les environnements documentaires digitaux ;
• Bonne connaissance de l’anglais ;
• Une expérience dans le secteur de l’enseignement supérieur, ou une connaissance de ses réseaux et de ses enjeux, constitue un atout.

Qualités et compétences attendues

• Capacité à prioriser, à s’organiser et à anticiper dans un environnement institutionnel en évolution ;
• Volonté d’adapter son management à une équipe autonome, compétente et responsable ;
• Leadership fédérateur : animation, pilotage d’équipe et conduite de projets transversaux ;
• Capacité à développer les talents des collaborateurs et à favoriser un climat de travail serein et constructif ;
• Capacité à prendre du recul, à gérer les situations complexes avec discernement et à maintenir une dynamique collective.

Modalités d’exercice de la fonction

• Régime de travail : charge de travail de 70% (soit 26.36’/38 heures par semaine) ;
• Contrat : contrat à durée indéterminée, dans une orientation pérenne ;
• Lieu de travail : la fonction s’exerce sur les trois sites (Ixelles, Woluwe, Louvain-La-Neuve), un ancrage privilégié sur un des sites étant possible;
• Organisation du temps de travail : un jour de télétravail possible et déplacements ponctuels pour travailler avec les partenaires ;
• Hiérarchie : membre des services académiques de la HE Vinci, rapporte à la Direction académique;
• Date d’entrée en fonction : dès que possible
• Personne de contact : de plus amples renseignements peuvent être obtenus auprès de l’équipe des ressources humaines : ressourceshumaines@vinci.be

Procédure de sélection

• Dépôt du CV et d’une lettre de motivation via la page carrière « postuler ci-dessous »
• • Un curriculum vitae reprenant les expériences significatives
  • Une lettre de motivation
• Screening des candidatures répondant aux critères énoncés
• Rencontre des candidats par une commission de recrutement à partir du lundi 18 mai 2026

Lien : Un responsable des bibliothèques (H/F/X) – Sint-Lambrechts-Woluwe – Indeed.com