Bladen voor Documentatie 2018/2 (juni 2018)
Woord vooraf
Sinds enkele weken hebben we mooi weer, de lente zomert. Het is de eerste keer dat ik de taak van hoofdredacteur van een nummer van Bladen voor Documentatie op mij neem. Bij deze inleiding wens ik tevens onze drie nieuwe bestuurders te feliciteren: Nadège Isbergue, Vincent Duterme en Clement Montagne. Ook is Inforum 2018 “We manage everything” net afgelopen. We stellen voor om hierop in een volgend nummer meer diepgaand terug te komen met de artikels van de verschillende sprekers over het door hen behandelde thema.
Het beschikken over performante informatie is essentieel voor het efficiënt functioneren van elke organisatie. De hoeveelheid die dagelijks ter beschikking komt, kan overweldigend zijn en in het ergste geval oncontroleerbaar. Onze beroepen hebben steeds getracht om de controle over deze informatie te behouden door het creëren van geïntegreerde recordsmanagement systemen en de ontwikkeling van normen. Het is binnen deze context dat Siham Alaoui ons uitnodigt om te ontdekken hoe deze oplossingen worden geïmplementeerd in Quebec.
We hebben allen een andere opvatting ten opzichte van de informatie of het objectenboek. Bénédicte Hausman laat ons dit ontdekken via zijn schrijven getiteld “Le bibliophile sociologue”.
Buiten de informatie die in een bedrijf circuleert, is ook het beheer van kennisdomeinen belangrijk, maar vaak slecht toegelicht. Michele Orban toont ons een manier om ze goed te communiceren binnen de organisatie. Dit artikel is een heruitgave van het tijdschrift Noesia wij danken Marc Borry voor zijn medewerking.
Met de gebruikelijke rubrieken schotelen we u dus eerder een nummer van Bladen voor Documentatie light voor wat voor verschillenden onder u de verplichte vakantieliteratuur aanzienlijk zal verlichten.
We beloven u wel een sterk septembernummer. We wensen u alvast een excellente lectuur toe en een mooie zomer !
Benoît COLLET
Standardization and integrated document and records management (IDRM)
ISO 30300, ISO 30301, ISO 14641 and their contribution to the implementation of integrated document and records management systems (IDRMS)
Siham ALAOUI, PhD Student, Department of History, Université Laval, Québec, Canada
Organisaties produceren en ontvangen dagelijks een grote hoeveelheid documenten in het kader van hun activiteiten. Het steeds groeiende aantal documenten dat aangemaakt wordt in aanmerking genomen, gaan organisaties document- en recordsmanagementsystemen invoeren om de problemen in beheer en bewaring van analoge en digitale documenten het hoofd te bieden. In Quebec zijn organisaties geneigd om geïntegreerde IDRMS-systemen te implementeren om tegelijk digitale en analoge documenten en records in al hun levensfases te kunnen beheren. Door hun complexiteit is het introduceren van IDRMS-systemen een vrij zwaar proces, vandaar de nood aan richtlijnen of een normatief kader dat elke organisatie zou kunnen gebruiken om hen te implementeren en goed te gebruiken. De ISO-normen 30300, 30301 en 14641 vormen een goed referentiekader om het invoeren IDRMS-systemen te sturen. Dit artikel beschrijft deze verschillende standaarden en hun bijdrage tot de implementatie van dergelijke systemen, rekening houdend met de specificiteit van de context van organisaties in Quebec.
Le bibliophile sociologue
ou comment mieux comprendre les comportements autour des livres par une étude de cas dans une bibliothèque d’une école de l’enseignement supérieur
Bénédicte HAUSMAN, sociologue du travail et bibliothécaire
Het doel van dit artikel is om bibliotheekmedewerkers wat stof tot nadenken te geven over het onderwerp boeken. De representaties van deze basiseenheid bibliotheken zijn richtinggevend voor het gedrag van de verschillende betrokken actoren (bibliothecarissen, lezers, management). Deze acties met het boek kunnen spanningen en misverstanden tussen bibliotheekgebruikers, management en medewerkers veroorzaken. Om dit gedrag beter te begrijpen en de bibliotheekactiviteiten te verbeteren, kan het boek als grensverleggend object ons helpen.
L’usage de la cartographie des domaines de connaissance comme outil de communication
Michèle ORBAN, Chargée de veille et consultante
Omnisbare voorwaarde voor elke geïmplementeerde strategie door de KM, de cartografie van kennisgebieden een belangrijke rol speelt, maar te vaak onderschat in communicatie: communicatie tussen medewerkers en afdelingen, spiegel van bedrijfscultuur en van de remmen in informatiestromen, GPS van de kritische of problematische kennis. Naast de voordelen van een macroscopische visie, het ontwerp zelf kan dienen als een vector voor communicatie.