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Cahiers de la Documentation 2018/2 (juin 2018)

Éditorial

Depuis quelques jours, le beau temps s’est installé et le printemps prend ses airs d’été… C’est la première fois que je prends les rennes d’un numéro de notre cher périodique et au moment d’écrire ces lignes, je tiens encore à féliciter nos trois nouveaux administrateurs : Nadège Isbergue, Vincent Duterme, et Clément Montagne. Par ailleurs, l’Inforum dont la thématique était « We manage everything » vient de se clôturer. Nous vous proposons d’y revenir en vous replongeant, dès les prochaines parutions, par la mise sur papier des différentes présentations.

L’information est un élément primordial pour le bon fonctionnement d’une organisation quelle qu’elle soit. La masse qui transite en son sein chaque jour peut s’avérer colossale et, dans le pire des cas, incontrôlable. Nos professions ont toujours tenté de garder le contrôle via la création de systèmes de gestion intégrée des documents et de l’élaboration de normes les régissant. C’est dans ce cadre que Siham Alaoui vous propose de découvrir comment ces solutions sont implantées au Québec.

Nous avons, néanmoins, tous un comportement différent face à l’information ou à l’objet livre, c’est ce que nous propose de découvrir Bénédicte Hausman via son écrit intitulé « Le bibliophile sociologue ».

Outre l’information qui circule dans une entreprise, la gestion des domaines de connaissance est importante mais souvent mal expliquée. Michèle Orban nous montre un moyen de bien les communiquer au sein de l’organisation. Cet article est une republication de la revue Noesia ; nous remercions Marc Borry pour sa collaboration.

Avec les rubriques habituelles, c’est donc un numéro des Cahiers léger que nous vous proposons sachant que, pour certains la « pile à lire » des vacances, elle s’alourdit. Nous vous promettons un numéro de rentrée chargé. En vous souhaitant d’ores et déjà une excellente lecture et une très belle période estivale !

Benoît COLLET

 

Standardization and integrated document and records management (IDRM)
ISO 30300, ISO 30301, ISO 14641 and their contribution to the implementation of integrated document and records management systems (IDRMS)

Siham ALAOUI, PhD Student, Department of History, Université Laval, Québec, Canada

Les organisations produisent et reçoivent une grande variété de documents dans l’exercice de leurs activités. La production documentaire générée quotidiennement est en croissance exponentielle, engendrant ainsi des défis majeurs quant à sa gestion et à son contrôle. Les organisations québécoises, conscientes de ces défis, tendent à mettre en place des dispositifs technologiques dédiés à l’optimisation de la gestion documentaire. Il s’agit des systèmes de gestion intégrée des documents (SGID). De tels systèmes visent à gérer les documents analogiques et numériques tout au long de leur cycle de vie. Étant donné le caractère complexe des SGID, leur mise en place s’avère relativement laborieuse. Il est ainsi crucial de se doter de lignes directrices afin de guider l’implantation des SGID et de contrôler leur utilisation. Les normes ISO 30300, ISO 30301 et ISO 14641 constituent un bon référentiel normatif sur lequel toute organisation se basera afin de piloter la mise sur pied des SGID. Cet article présente ces normes respectives et nuance leur apport à l’implantation de ces systèmes, compte tenu des spécificités du milieu organisationnel québécois.

Le bibliophile sociologue
ou comment mieux comprendre les comportements autour des livres par une étude de cas dans une bibliothèque d’une école de l’enseignement supérieur

Bénédicte HAUSMAN, sociologue du travail et bibliothécaire

L’auteur de cet article propose des pistes de réflexion autour du livre au personnel des bibliothèques. Les représentations de cette unité de base des bibliothèques orientent les comportements des différents acteurs en présence (bibliothécaires, lecteurs, direction). Ces agirs avec le livre peuvent générer des tensions et des incompréhensions entre usagers des bibliothèques, direction et personnel. Pour mieux cerner ces comportements et améliorer le fonctionnement des bibliothèques, le livre considéré en tant qu’objet-frontière peut nous aider.

L’usage de la cartographie des domaines de connaissance comme outil de communication

Michèle ORBAN, Chargée de veille et consultante

Prérequis indispensable pour toute stratégie mise en oeuvre par le KM, la cartographie des domaines de connaissance joue un rôle important, mais trop souvent sous-estimé, dans la communication : communication entre collaborateurs et départements, miroir de la culture d’entreprise et des freins dans les flux informationnels, GPS des connaissances critiques ou problématiques. Outre les avantages d’une vision macroscopique, sa conception elle-même peut servir de vecteur à la communication.