Bladen voor Documentatie 2008/3 (september 2008)
SPECIAAL NUMMER
Inforum 2008
Best practices in de informatiewereld
Woord vooraf
Leden van de Belgische Vereniging voor Documentatie weten dat het Inforum op een enkele uitzondering na de belangrijkste activiteit is die hun vereniging jaarlijks organiseert. Uitzondering was er bijvoorbeeld vorig jaar met de viering in december van het zestigjarig bestaan van de BVD waarbij we jullie een dag over “Europa en de langetermijnarchivering van digitale documenten” aanboden.
Inforum kent de laatste jaren getrouw de Koninklijke Bibliotheek van België als locatie en we danken dan ook graag de directie voor de steeds bereidwillig toegestane faciliteiten. Sinds enkele jaren trachten we telkens enkele gerenommeerde sprekers, vakspecialisten, uit het buitenland uit te nodigen. Eerdere pogingen om aan deze activiteit een themanummer van Bladen voor Documentatie te wijden, mislukten spijtig genoeg. We zijn dan ook tevreden dat we de sprekers van het laatste Inforum konden overtuigen om een bijdrage te leveren zodat we u een uitgebreid overzicht van de uiteenzettingen kunnen geven.
Op 17 april ll. ging de aandacht naar Best practices in de informatiewereld. Een dag die informeel in twee blokken kon worden opgedeeld: tijdens de ochtendsessie kwamen meer algemene en eerder theoretische toelichtingen aan bod, in de namiddag kwamen we om te zeggen meer to the point met aandacht voor enkele specifieke aspecten zoals collectie informatie in musea en waar dient op gelet bij de uitbouw van een online library.
We weten ondertussen maar al te goed dat geen enkele opleiding ook niet in I&D, vandaag definitief afgerond wordt met het behalen van wat we een tijdloos diploma kunnen noemen. De opleiding loopt nooit af en zoals voor alle professionals bestaat ook voor ons de nood aan permanente vorming. Deze dient aan een minimum kwaliteitslabel te voldoen. In haar uiteenzetting Continuing profesional development: principles and best practices komt Jana Varlejs tot tien aanbevelingen om voortdurende vorming zo optimaal mogelijk te laten verlopen.
Een permanente opleiding zal de uitoefening van het beroep ongetwijfeld ten goede komen. Kwaliteit is immers belangrijk bij de uitoefening van een (I&D-)beroep op welk niveau dit ook wordt verricht. Sophie Fétu, loco Marc Impe, stelde de vraag of Een kwaliteitswaarborg in I&D-beroepen: een last of een lust? is. Ze bekeek op welke manier een kwaliteitsdrempel voor deze beroepen kan ingebouwd worden en stelt de vraag of dit niet leidt tot mogelijk onnodige bijkomende taken ook al gaat het om een poging om het processus te verbeteren.
Jan Van Hee sloot de ochtend af met De informatiekaart: informatie als strategisch element in de organisatie. Als I&D-professionals weten we maar al te goed dat de informatiehuishouding van een organisatie steeds complexer wordt. Een duidelijk inzicht in de informatiebehoeften, -stromen en -opslag komt de efficiëntie ten goede.
In de namiddag ging de aandacht onder meer naar een onderwerp dat binnen onze vereniging zo goed als niet aan bod komt, de toepassing van Best practices in collectie informatie in musea. Wilbert Helmus duidde op de talrijke informatie die musea ter beschikking hebben en nuttig kunnen zijn voor het publiek.
Met Best practices for building an online library sloot Andrea Simmons Inforum 2008 af en ging daarbij in op het managen van de massa informatie die via het web te vinden is.
Enige die spijtig genoeg in deze proceedings ontbreekt, is de toch wel praktisch georiënteerde uiteenzetting van Jean-Louis Janssens COP (Communauté de Pratique) als collectietool en onderdeel van best practices. Mogelijk wordt hierop nog in een volgend nummer van Bladen voor Documentatie teruggekomen. De uiteenzetting ging ervan uit dat in een steeds complexer wordende wereld en door de globalisering ook steeds meer concurrentieel, kennisoverdracht belangrijker wordt. Er is gewezen op de mogelijk te bewandelen pistes voor ondernemingen en organisaties op het vlak van best practices.
Ik heb ooit zonder hem bij naam te noemen, een vooraanstaand politicus weten zeggen dat de voorbereiding van de volgende verkiezingen beginnen na afloop van de voorgaande. Wel dit geldt eveneens voor ons. Een keer Inforum voorbij denken we aan de voorbereiding van het volgende. De keuze van het onderwerp dat een groot deel van onze leden kan interesseren, is niet gemakkelijk. De tips die jullie aanreiken in de evaluatieformulieren, zetten ons deels op weg. Ik kan u reeds nu meedelen dat Inforum 2009 traditioneel doorgaat in de Koninklijke Bibliotheek van België en dit op donderdag 30 april 2009. Na een kleine deliberatie in de Inforumwerkgroep is beslist dat de dag handelt over de menselijke factor binnen I&D. Een juiste titel hebben we nog niet, die vernemen jullie later. Noteer alvast de datum in jullie agenda’s.
Marc VAN DEN BERGH
Continuing Professional Development: Principles and Best Practices
Jana VARLEJS, PhD, Associate Professor, Rutgers School of Communication, Information & Library Studies
in collaboration with:
Michel NETZER, Chef du service des Qualifications et de la Formation, Bibliothèque Nationale de France (French translation)
Marc VAN DEN BERGH, Administrator, Belgian Association for Documentation, Member of the jury CERTIDOC (Dutch translation)
Bibliotheek- en informatiewetenschappenbeoefenaars, die het belang herkennen van permanente vorming en professionele ontwikkeling, zijn bezorgd over het feit dat de instellingen die mensen in dienst hebben, professionele verenigingen en verkopers niet over voldoende en consistent hooggekwalificeerde studiegelegenheden voor het (kader)personeel beschikken. Eén antwoord op deze bezorgdheid is het verwoorden en verspreiden van richtlijnen betreffende kwaliteit en beste praktijk. De Continuing Professional Development and Workplace Learning section (CPDWL) van de International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) heeft een manifest ontwikkeld dat (grond)beginselen en beste praktijken voor kwaliteitsvolle permanente vorming en professionele ontwikkeling in de bibliotheek / het informatieveld verklaart. (Als bijlage en tevens op het net: http://www.ifla.org/VII/s43/index.htm). De achtergrond en het doel van het kwaliteitsproject van de sectie worden beschreven en sommige voorbeelden van beste praktijken worden vermeld.
Comment positionner une démarche qualité dans les métiers de l’information ? : Contrainte ou ressource ?
Marc IMPE, Président du Conseil d’Administraton, Service pour la Transformation, l’Innovation et le Changement Social (STICS)
Het artikel snijdt het thema aan van de kwaliteitsvoortgang in de informatiesystemen en probeert te antwoorden op de vraag: is het een verplichting of een hulpmiddel? Het gaat voornamelijk over een geslaagde implementatie van een kwaliteitssysteem in structuren die de informatie en de documentatie beheren. Op het moment dat een zekere druk geboren wordt opdat de documentaire en informatieve structuren zich zouden inschrijven in het kwaliteitscertificatieproces is het van belang zich vragen te stellen over de interesse en uitvoerbaarheid van zulke stappen. Tien principes van een geslaagde implementering van een kwaliteitsvoortgang in de beroepsgebieden/vakgebieden van de informatie en documentatie werden ontwikkeld.
De informatiekaart: informatie als strategisch element in een organisatie
Jan VAN HEE, Zaakvoerder en Senior advisor, Maarifa
Informatie is onlosmakelijk verbonden met innovatie en dit zorgt voor het voortbestaan en de groei van elke organisatie. Voor elke strategische of operationele beslissing of voor het sturen van elk proces heeft men immers informatie nodig. De informatiehuishouding van een organisatie wordt evenwel steeds complexer. Met allerlei technologische hoogstandjes probeert men daar een kant-en-klare oplossing voor te bieden. Helaas zijn vele van deze projecten gedoemd om te mislukken omdat men het nalaat een analyse van de noden te maken en een duidelijke strategie te formuleren. In dit artikel wordt de basis gelegd voor de opmaak van een informatieaudit, die moet leiden tot een “informatiekaart” : een schema dat inzicht biedt in de informatiebehoeften, informatiestromen en de informatieopslag in een organisatie en de strategie uitstippelt.
Tussen droom en daad: Best practice in collectie-informatie in musea
Wilbert HELMUS, Hoofd afdeling Collectie- en kennisinformatie, Fries Museum en Keramiekmuseum Princessehof
Musea zijn kennisintensieve organisaties en vormen een enorme bron van informatie voor publiek, onderwijs en onderzoek. Musea hebben zeer direct contact met publiek rondom de collecties die zij bewaren en collectie-informatie speelt een grote rol in vrijwel alle museale activiteiten. De combinatie van collectie- en kennismanagement is daarom een grote uitdaging. Sinds begin 2008 hebben het Fries Museum en het Keramiekmuseum Princessehof ieder een afdeling collectie- en kennismanagement opgericht. In het Fries Museum is aan de afdeling een dataconservator toegevoegd. Een open norm in musea is Spectrum, een handboek voor museale bedrijfsvoering. Uiteindelijk doel is het scheppen van digitale hygiëne waardoor onze museale kennis en informatie op een duurzame manier voor de toekomst behouden blijft. Het vormgeven en in praktijk brengen van web 2.0-filosofie in de communicatie met het publiek zal nu de eerste grote uitdaging zijn.
Best Practices for Building an Online eLibrary
Andrea SIMMONS, Product Manager, Integration New Media (INM)
Bibliothecarissen, die zoeken elektronische bibliotheken uit te bouwen, komen talrijke uitdagingen tegen rond het digitaliseren, organiseren en leveren van inhoud. De hedendaagse bibliothecarissen worden gedwongen om experts te worden in business process design, technologie, projectmanagement en meer en dit als een vermeerdering bij hun traditionele werkzaamheden. Een oplossing ontwerpen om online inhoud te leveren vereist van bibliothecarissen dat ze werkelijk de noden van hun publiek begrijpen alsook hoe deze interageren met de hulpmiddelen. Werkende vanuit deze verstandhouding en tevens gebruikersprofielen uitbouwen en gevallen gebruiken, helpt bibliothecarissen hun elektronische bibliotheek te definiëren. Dit betekent tevens dat bibliothecarissen de technische vereisten dienen te begrijpen en sterke controlelijsten van wat in overweging te nemen dienen te creëren. Dit artikel kijkt naar de sleutelelementen die bibliothecarissen dienen te overwegen bij het uitbouwen van een e-bibliotheek en stelt de beste aanwendingen betreffende het onderwerp voor.