Coordinateur administratif et organisationnel (Atelier du Livre - Morlanwelz)
Offre d'emploi mise en ligne le 29/04/2026
Description
La Fédération Wallonie‑Bruxelles recherche un Coordinateur administratif et organisationnel pour l’Atelier du Livre du Domaine & Musée royal de Mariemont (F/H/X). La fonction vise à assurer, au quotidien, la coordination opérationnelle, l’organisation administrative, la planification des activités et le suivi logistique et financier, en articulation avec les équipes du Musée et les partenaires externes.
Dans cette fonction, vous serez principalement amené à :
- Planifier, organiser et suivre la programmation des activités (stages, ateliers, journées d’études, portes ouvertes, expositions, rencontres), en lien avec les responsables et les partenaires :
- Assurer la coordination administrative : gestion des demandes d’information, inscriptions, dossiers participants, convocations, attestations, et mise à jour des fichiers d’adresses ;
- Assurer le suivi financier de premier niveau : paiements, rappels, préparation/collecte des pièces justificatives (factures, reçus, conventions), et relais avec la comptabilité ;
- Assurer la logistique des activités : réservation/occupation des espaces, préparation des salles, circulation du matériel, inventaires, commandes de fournitures, et suivi des prestations externes ;
- Contribuer à la communication opérationnelle : relecture et mise en forme de contenus, préparation d’e‑mailings et d’envois postaux, suivi de production du programme, relais d’informations sur les canaux numériques.
- Assurer la coordination administrative de l’Atelier du Livre (liste non exhaustive) :
- Assurer la coordination de la programmation et du calendrier :
- Élaborer et tenir à jour le calendrier des activités (formations, animations, événements), en cohérence avec les contraintes de service ;
- Organiser les rendez‑vous et réunions préparatoires (ordre du jour, convocations, points de suivi) ;
- Assurer l’interface avec les intervenant·e·s (formateurs·trices, conférencier·ère·s) : contacts, disponibilités, confirmations et informations pratiques ;
- Coordonner les partenariats (écoles, bibliothèques, centres culturels, écoles supérieures, musées) et faciliter la circulation des informations ;
- Assurer la gestion de l’accueil et des inscriptions :
- Assurer les permanences e‑mail et téléphoniques (renseignements, orientations, suivi des demandes, y compris en néerlandais ou en anglais) ;
- Gérer les inscriptions : réception, encodage, confirmations, listes de présence, attestations et évaluations ;
- Gérer les fichiers d’adresses et veiller au respect des règles internes de gestion de l’information ;
- Préparer les documents administratifs nécessaires au bon déroulement des activités (fiches pratiques, check‑lists, conventions simples, tableaux de suivi) ;
- Accueillir les collègues étrangers (y compris en néerlandais ou en anglais).
- Effectuer le suivi financier et la gestion des pièces justificatives (premier niveau) :
- Assurer le suivi des paiements des participants et le circuit des rappels, en coordination avec la comptabilité ;
- Rassembler et contrôler les pièces justificatives (factures, notes de frais, reçus, attestations) liées aux activités et aux prestataires ;
- Contribuer au suivi des commandes : demandes de prix, bons de commande, réception et conformité de base.
- Assurer la logistique, la gestion des équipements et du bon fonctionnement de l’Atelier :
- Préparer la logistique matérielle des formations et événements : installation des espaces, mise à disposition des équipements, flux du matériel ;
- Réaliser ou coordonner les inventaires et la mise à jour des listes de matériel et consommables ;
- Organiser les achats de fournitures et le réassort, en veillant à la traçabilité des commandes ;
- Suivre l’entretien quotidien des espaces et coordonner le planning de nettoyage avec les prestataires concernés ;
- Relayer les besoins de maintenance des équipements et assurer le suivi administratif des interventions.
- Assurer le soutien dans la communication et la production de documents :
- Aider à la préparation éditoriale du programme : relecture, cohérence des textes, mise en forme et suivi d’impression ;
- Préparer des supports d’information (format numérique et imprimé) et assurer la diffusion (e‑mailing, envois postaux) ;Contribuer au relais d’information sur les réseaux sociaux, en coordination avec la communication et/ou la médiation culturelle.
Cette liste de tâches n’est pas exhaustive.
Spécificités liées à la fonction:
- Fonction à dominante organisationnelle et administrative, avec présence lors d’activités en soirée ou le week‑end selon la programmation (3 ou 4 fois dans l’année).
- Mobilité : déplacements ponctuels possibles selon les actions hors‑les‑murs (écoles/partenaires) et les besoins logistiques (3 à 4 x par an).
Rôle du service
Bénéficiant du statut de Service à gestion séparée (SACA), le Domaine & Musée royal de Mariemont est l’établissement patrimonial et scientifique de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Le Domaine & Musée royal de Mariemont assume des missions :
- De conservation du patrimoine, en veillant notamment au maintien, voire à l’amélioration de l’état physique des œuvres qui constituent ses collections ;
- De recherche fondamentale dans les disciplines dont relèvent les collections, mais aussi de recherche appliquée sur les pratiques et tendances du secteur muséal ;
- De valorisation d’un patrimoine d’exception qui doit être promu à tous les niveaux et mis à la disposition du plus grand nombre ;
- De service public en développant une offre culturelle diversifiée, apte à plaire à une grande variété de visiteurs, soutenue par une stratégie de communication mettant en valeur le site dans son ensemble.
L’institution est organisée en 13 services fonctionnels répartis en trois pôles : Public ; Recherche ; Logistique. Chaque service dispose de son propre responsable. Une Cellule de pilotage complète ce cadre et assiste le Directeur scientifique qui est le responsable officiel du Domaine & Musée royal de Mariemont.
En tant que Coordinateur administratif et organisationnel pour l’Atelier du Livre du Domaine & Musée royal de Mariemont (F/H/X), vous intégrerez le Service de l’Atelier du Livre.
L’Atelier du livre propose des apprentissages théoriques et techniques dans les domaines du livre et favorise la création artistique et la recherche appliquée en la matière à travers une bourse, une résidence, des rencontres, des expositions et des publications.
Profil
Diplôme(s)
Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat/bachelier) ou de son équivalence reconnue par le Service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature, dans l’un des domaines suivants :
- Relations publiques ;
- Sciences administratives et/ou gestion publique ;
- Assistant de direction / secrétariat de direction ;
- Information et communication ;
- Communication ;
- Marketing.
Expérience(s) professionnelle(s)
- Requis
Vous disposez des deux expériences suivantes :
- Une expérience professionnelle d’au moins 3 mois en coordination administrative et/ou organisation d’activités et/ou gestion opérationnelle.
- Une expérience dans la gestion et le suivi de minimum 2 projets et/ou d’événements, incluant planification, logistique et suivi administratif.
- Atout(s)
- Une expérience professionnelle dans une institution muséale, patrimoniale ou culturelle constitue un atout.
- La connaissance du néerlandais et/ou de l’anglais (oral et écrit) constitue un atout.
Compétences investiguées lors de l’entretien de sélection
- Compétences techniques
- Bonnes connaissances en gestion de projet (pondérée x2)
- Connaissances élémentaires du secteur du livre (repères d’histoire du livre, du livre de jeunesse et des métiers du livre)
- Bonnes techniques d’expression orale (pondérée x2)
- Bonnes techniques d’expression écrite
- Compétences comportementales
- Résoudre les problèmes
- Travailler en équipe (pondérée x2)
- Gérer le stress
Les compétences marquées d’un « Pondérée » ainsi que votre motivation sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.
Vous avez une question sur la procédure ? myriam.roland1@cfwb.be
Vous avez une question sur la fonction? sofiane.laghouati@cfwb.be
Lieu de travail
Chaussée de Mariemont 100, 7140 Morlanwelz
Contrat
MFWB – CDR – Contrat de remplacement
Salaire annuel
• Entre 35.455,4 € brut et 59.438,59 € brut
• Echelle barémique : 250/2
Avantages
• Télétravail possible à 50% (avec accord) et indemnité de télétravail
• Chèques-repas
• Pécule de vacances et allocation fin d’année
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile – lieu de travail
• Indemnité vélo
• 27 jours minimum de congé par an
• Pour les enfants du personnel : journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, …
• Possibilité de formations au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles
• Cafétéria au Musée