Adjoint·e de direction (ULB - Bruxelles)
Offre d'emploi mise en ligne le 21/03/2024
Le Département des bibliothèques et de l’information scientifique – Service de Support aux missions Transversales recrute :
Un·e adjoint·e de direction
Pour un CDI à statut équivalent à temps plein
Contexte :
Comptant une centaine d’agents, le Département des bibliothèques et de l’information scientifique (DBIS) de l’ULB regroupe :
- Cinq bibliothèques principales et deux bibliothèques spécialisées, distribuées sur plusieurs campus ;
- Le service des archives, patrimoine et réserve précieuse ;
- Les Editions de l’Université de Bruxelles ;
- Cinq services de gestion centralisés, dont le Service de Support aux Missions Transversales (SSMT), directement attaché au directeur du Département.
Les missions du DBIS s’inscrivent dans la transformation des bibliothèques en learning centers. Ses actions visent à soutenir l’enseignement, l’apprentissage des étudiants, ainsi que l’excellence et la diffusion de la recherche, par l’offre de documentation scientifique, d’équipements, d’espaces de travail, d’outils informatiques, de formations liées à la maîtrise, à la conservation et à la diffusion de l’information scientifique, etc. Le DBIS assure également la préservation et, le cas échéant, la diffusion et la mise en valeur de la production scientifique et administrative ainsi que des collections patrimoniales de l’ULB.
Inscrit dans l’évolution des espaces d’apprentissages, des services, des collections et des modes de diffusion de la littérature scientifique, mais aussi des modalités d’organisation du travail, le Département met en œuvre une politique d’amélioration continue afin de maintenir et optimiser l’adéquation de ses services avec les besoins de la communauté universitaire.
Missions essentielles :
Sous la responsabilité hiérarchique et opérationnelle du directeur du Département et au sein du Service de Support aux Missions Transversales (SSMT), l’adjoint·e de direction aura pour tâches principales de :
Mission 1 : Seconder le directeur du Département dans ses missions stratégiques et opérationnelles
- Participer à la réflexion globale et collégiale du Département sur les enjeux présents et à venir, sur les objectifs prioritaires et sur les moyens à mettre en œuvre, ainsi que sur la politique spécifique à chaque service ;
- Sur base d’échanges avec des collaborateurs internes et/ou externes et, le cas échéant, d’indicateurs et/ou d’une revue de la littérature, produire des notes de synthèse et rapports d’aide à la décision ;
- Participer à l’élaboration du budget ;
- Effectuer une veille sur l’évolution des métiers exercés au sein du Département (compétences, outils, services…), sur l’évolution du paysage de l’information scientifique, et sur la transformation des bibliothèques en learning centers.
Mission 2 : Assurer la coordination administrative centrale du Département
- Coordonner le fonctionnement des instances internes au Département (planification, ordres du jour, procès-verbaux et suivi des décisions des Conseils de direction du Département et des réunions de l’équipe SSMT), avec l’aide de la secrétaire de direction ;
- Coordonner la récolte des indicateurs et la rédaction du rapport d’activité ;
- Assurer le suivi du budget, avec l’aide de la gestionnaire comptable.
Mission 3 : Participer à la mise en œuvre des objectifs de développement du Département
- Participer, avec les autres membres de l’équipe SSMT (secrétaire de direction, référente RH, spécialiste de l’information documentaire, gestionnaire de projet, coordinateurs du support aux chercheurs/aux apprentissages) notamment, au développement des missions transversales du Département (amélioration des missions existantes et mise en place de nouvelles missions) ;
- Coordonner des projets et groupes de travail au sein du Département, en mettant en relation différents acteurs, notamment les responsables des différents services ;
- Gérer de A à Z des projets ponctuels confiés par le Directeur du département ;
- Représenter le Département au sein de groupes de travail transversaux de l’Université ;
- Suppléer, si nécessaire, le Directeur du département des instances internes et externes à l’Université.
Profil :
- Master universitaire dans le domaine des sciences humaines, de la philosophie, de l’histoire, des lettres ou de la communication est un atout.
- Ou bien avoir réussi l’accession au sein de l’ULB.
Plus précisément, un Master dans une des filières suivantes est un atout important :
- Sciences et Technologie de l’Information et de la communication, Métiers du livre, Bibliothéconomie, ou filière proche.
- Gestion, Administration, Sciences du travail ou filière proche.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).
Connaissances et compétences générales :
- Compétences en gestion administrative (suivi de budget, d’indicateurs…).
- Grande aisance rédactionnelle.
- Esprit d’analyse et capacité de synthèse.
- Capacité de priorisation.
- Capacité à organiser sa mission avec un degré important d’autonomie.
- Maîtrise de la suite Office.
Connaissances et compétences spécifiques requises :
- Bonne connaissance du domaine des bibliothèques (de préférence universitaires), learning centers et/ou de la diffusion de l’information scientifique et/ou de la chaine du livre (édition, librairie…).
- Connaissance du paysage universitaire de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
- Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé (B2).
- Une connaissance du domaine des archives et/ou de l’édition est un atout.
- Une bonne connaissance de l’ULB est un atout.
- Une expérience en gestion du changement est un atout.
- Une expérience en gestion de projet est un atout.
- Une expérience dans la production de rapports sur des thématiques en lien avec la fonction est un atout.
- Une expérience en analyse et interprétation de données est un atout.
- Une bonne connaissance du néerlandais est un atout.
- Une connaissance du logiciel SAP est un atout.
Qualités requises :
- Être force de proposition
- Sens de l’écoute et discrétion, diplomatie
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Aisance relationnelle et communicationnelle
- Travailler dans un esprit de collaboration et de conciliation
- Capacité d’adaptation face à une variété d’acteurs et de situations
- Capacité d’adaptation aux ressources disponibles
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d’une institution avec des valeurs sociétales fortes
- Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
- Une formation permanente
- Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
- Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Lien : efficy.ulb.ac.be/public/guest?app=ulbPATGS&page=Publ.htm&code=kkY5Gt3eOrAGeGU7VZ4L