Stagiair archiefwerking (Ictus VZW - Brussel)

indiensttreding

overeen te komen

reageren tot en met

31/05/2026

over de organisatie

Ictus is een collectief van creatieve muzikanten die zich toeleggen op experimentele muziek in de breedste zin van het woord: geschreven muziek, geluidskunst, improvisatie en elektronica. Ictus is een door artiesten gestuurde structuur bestaand uit een 30-tal mensen verspreid over drie generaties. Ictus is een vaste partner geworden van talrijke curatoren, choreografen en grootschalige gezelschappen zoals Brussels Philharmonic en Collegium Vocale Gent en ontwikkelt zijn eigen projecten in verschillende formats. Ictus heeft een Youtube-kanaal, een rijk gedocumenteerd webarchief, ictus.be, met bijna 300 projecten. Ictus leidt eveneens een masterprogramma aan de School of Arts van Gent.

www.ictus.be

over de functie

Ictus archiveert systematisch fysieke partituren. Daarnaast wordt er gewerkt aan een uitgebreid digitaal archief dat een breed gamma aan projecten documenteert. Binnen het kader van onze opdracht als structureel gesubsidieerde organisatie heeft Ictus eind 2025 een archiefdoorlichtingstraject afgerond begeleid door AMVB, CEMPER en meemoo.

Als stagiair volg je implementatie op van aanbevelingen uit dit traject in nauw overleg met de artistieke en algemene leiding van het ensemble.

profiel kandidaat

Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en bent niet bang om initiatief te nemen. Voorkennis in archiefzorg is een pluspunt maar geen strikte voorwaarde, een brede muzikale interesse is dat wel.

aanbod

Gedurende ten minste 1 dag per week maak je gedurende enkele maanden deel uit van een dynamisch team met kantoren op de Van Volxem-site in Vorst, waar ook het dansgezelschap Rosas en de dansschool P.A.R.T.S gehuisvest is.

wijze van solliciteren

per e-mail aan : pauwels@ictus.be

Link: https://www.podiumkunsten.be/vacatures/stagiair-archiefwerking-0?utm_source=ABD-BVD

📍 Brussel (Hybride) | 🤝 Contract | 🏛️ Europese institutionele omgeving

WESTPOLE is op zoek naar een Documentalist – Audiovisuele Content ter ondersteuning van een Europese institutionele audiovisuele dienst.
In deze rol bent u verantwoordelijk voor de verwerving, documentatie en juridische validatie van audiovisuele content (foto, video, podcast), met als doel de integriteit, compliance en toegankelijkheid van het EU‑audiovisuele archief te waarborgen.

🔍 Belangrijkste verantwoordelijkheden

Beheer van audiovisueel materiaal (kernverantwoordelijkheid)

  • Instaan voor de verwerving, analyse en organisatie van audiovisuele assets (foto, video, audio)
  • Werken met het Media Asset Management‑systeem (MAM) Beluga
  • Aanmaken, valideren en onderhouden van hoogwaardige metadata
    (beschrijvingen, credits, technische gegevens)
  • Uitvoeren van kwaliteitscontroles vóór archivering

Juridische & compliance‑ondersteuning

  • Controleren van de volledigheid van auteursrechten‑ en licentiedocumentatie
    (EU‑eigendom, CC BY 4.0, goedkeurings‑ en vrijgaveformulieren)
  • Signaleren van mogelijke compliance‑problemen
    (ontbrekende rechten, foutieve licenties)
  • Escaleren van complexe dossiers naar IPR‑experten

Operationele ondersteuning

  • Ondersteunen van collega’s uit andere DG’s en het JRC bij technische vereisten
    (formaten, resoluties, leveringsstandaarden)
  • Prioriteren en behandelen van dringende aanvragen
    (publicaties, evenementen, sociale media)
  • Bijdragen aan vlotte dagelijkse werking en business continuity

💡 Wie we zoeken

  • Betrouwbare en autonome professional met sterke organisatorische vaardigheden
  • Zeer nauwkeurig, met focus op kwaliteit, juistheid en compliance
  • In staat om repetitieve documentatietaken te combineren met complexere dossiers
  • Comfortabel in de samenwerking met zowel technische als niet‑technische stakeholders
  • Stressbestendig en aanpasbaar in een multiculturele institutionele omgeving

🔧 Vereiste vaardigheden & ervaring

Verplicht

  • Ervaring in audiovisuele documentatie, archivering of media asset management
  • Vermogen om juridische documentatie te controleren
    (rechtenverklaringen, goedkeuringsformulieren)
  • Basiskennis van auteursrecht en licenties (bv. CC BY 4.0)

Technische & functionele vaardigheden

  • Ervaring met Media Asset Management‑tools (bij voorkeur Beluga)
  • Sterke aandacht voor detail bij metadata, indexering en kwaliteitscontrole
  • Kennis van audiovisuele bestandsformaten
    (hogeresolutiefotografie, MP4‑video, podcast-/audioformaten)
  • In staat om grote volumes te verwerken met behoud van nauwkeurigheid

🎓 Opleiding & profiel

  • Universitair diploma of gelijkwaardige ervaring in:
    • Archivering / Informatiemanagement
    • Media, Audiovisueel of Cultureel Erfgoed
    • Data‑ / Contentmanagement
  • Ervaring binnen EU‑instellingen of een gelijkaardige publieke/institutionele omgeving is een sterke troef

Talen

  • Engels: minstens B2 (vereist)
  • Frans: troef

Deze vacature is enkel beschikbaar in het Frans via de volgende link: https://lns.lu/job/archiviste-h-f-x-ref663/?utm_source=ABD-BVD

Het intergemeentelijk archiefteam Midwest (IGA) zoekt een archiefdeskundige om het team te versterken. Het betreft een halftijdse functie in een contract van bepaalde duur, voor een periode van 1 jaar (met kans op verlenging).

Jouw functie:

Je werkt samen met twee andere collega’s en wordt aangestuurd door de coördinator. Het archiefteam staat in voor de uitbouw van een goed archiefbeheer bij negen lokale Midwest-besturen, namelijk Hooglede, Izegem, Ingelmunster, Ledegem, Moorslede, Oostrozebeke, Tielt-Meulebeke, Wielsbeke en Wingene-Ruiselede. Daarnaast werkt IGA ook voor Woondienst Regio Izegem en neemt IGA bij de WVI een adviserende rol op in het kader van een toekomstige verhuis. Als archiefdeskundige krijg je een aantal vaste besturen toegewezen.

Je staat in voor zowel het analoog als digitaal archiefbeheer. Het is jouw opdracht de opgestelde selectie- en vernietigingslijsten in de verschillende gemeentelijke archieven toe te passen. Klasseren, schonen en archiveren van dossiers en documenten behoren tot je taken. Je staat met andere woorden mee in voor een goede depotwerking en goed archiefbeheer. Je werkt mee aan de organisatie van evenementen, doet aan publiekswerking en draagt bij tot een goede dienstverlening naar externen toe.

Je werkt nauw samen met de ICT-diensten van de verschillende lokale besturen voor de digitale archivering en neemt voor elk bestuur een aantal specifieke taken op. Je bouwt een digitaal depot uit en staat in voor het beheer ervan. Je adviseert en sensibiliseert de vele archiefvormers die een lokaal bestuur kent. Daarnaast bestaat je opdracht ook uit het opmaken van een inventaris van het aanwezige archiefmateriaal. Je maakt een informatiebeheersplan op en zorgt voor de implementatie ervan. Je doet dit alles onder leiding van en in samenwerking met de coördinator van het intergemeentelijk archiefteam.

Ons aanbod:

We bieden je een halftijdse functie in een contract van bepaalde duur, voor een periode van 1 jaar (met kans op verlenging). De verloning is volgens de rechtspositieregeling van DVV Midwest vastgelegd op weddeschaal B1-B3.

Extra troeven:

  • Ervaring relevant voor de functie, wordt volledig in rekening gebracht bij de toekenning van geldelijke anciënniteit.
  • Flexibel werkrooster volgens afspraken binnen de dienst.
  • De nodige IT-werkmiddelen worden voorzien zoals een smartphone met abonnement en laptop.
  • Ruime opleidingsmogelijkheden.
  • Maaltijdcheques van € 7.
  • Een uitgebreid verlofstelsel (30 tot 35 dagen afhankelijk van het aantal jaar in dienst bij DVV Midwest).
  • Een hospitalisatieverzekering.
  • Een tweede pensioenpijler (3%).
  • Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
  • Een fietsvergoeding.
  • Een eindejaarstoelage.
  • Vakantiegeld.

Jouw profiel:

  • Je bent in het bezit van een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Het bezit van een diploma ManaMa in de archivistiek, graduaat informatiebeheer of ervaring in de archiefsector is een pluspunt.
  • Je bezit een rijbewijs B én beschikt over een wagen.

Je gedrag is in overeenstemming met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert. Het passende gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister dat moet worden voorgelegd.

De aanwervingsprocedure:

De procedure bestaat uit verschillende stappen waarbij je telkens geslaagd dient te zijn.

  • Kandidaatstelling is mogelijk tot en met 19 april 2026
  • Je dient te voldoen aan de toelatings- en aanwervingsvoorwaarden.
  • Je dient te slagen voor het schriftelijk examen bestaande uit een thuisopdracht, uit te voeren op woensdag 22 april 2026 van 18u30 tot 21u30.
  • Je dient te slagen voor een mondeling examen met een jury. Het mondeling examen zal plaatsvinden op woensdag 29 april in de kantoren van DVV Midwest, Spanjestraat 141 te Roeselare.

Uit de rangschikking van de geslaagde kandidaten stelt de raad van bestuur van DVV Midwest één kandidaat aan in een contract van bepaalde duur, voor een periode van 1 jaar (met kans op verlenging), in de graad B1-B3 overeenkomstig de rechtspositieregeling van DVV Midwest.

Er wordt een wervingsreserve aangelegd voor de duur van één jaar. Alle geslaagde of geschikt bevonden kandidaten die niet meteen worden aangesteld, worden in de wervingsreserve opgenomen; gerangschikt in volgorde van hun resultaat.

Je ontvangt feedback over je deelname na afsluiten van de periode voor kandidaatstelling.

Meer informatie en een loonsimulatie kan bekomen worden via dvv-midwest@midwest.be.

 

Link: https://www.midwest.be/vacature-deskundige-archief?utm_source=ABD-BVD

Deze vacature is enkel beschikbaar in het Frans via de volgende link: https://www.swl.be/index.php/component/sppagebuilder/?view=page&id=67?utm_source=ABD-BVD

1 Bibliotheken Zonder Grenzen
Bibliotheken Zonder Grenzen is een NGO die als mandaat heeft om de meest kwetsbare
bevolkingsgroepen toegang te geven tot kennis. BZG zet cultuur, informatie en educatie in als
hefbomen voor de emancipatie en ontplooiing van iedereen, als individu en als burger.
In België is het ons doel om sociale ongelijkheden te verminderen, zodat iedereen dezelfde kansen kan
genieten en zichzelf kan versterken. Met dit in gedachten, streven we ernaar om innovatieve
educatieprojecten te ontwerpen en uit te rollen, aangepast aan de behoeften van mensen in
kwetsbare situaties.
Om meer te weten te komen over onze actieterreinen, bezoek Home page – Bibliotheken Zonder
Grenzen

2 Je projecten
Onze projecten in Digitale Inclusie richten zich vooral op kansarme doelgroepen, zodat iedereen,
ongeacht achtergrond of middelen, zijn digitale vaardigheden kan versterken. De programma’s worden
ondersteund door partnerschappen met gemeenten, bibliotheken en lokale organisaties.
Bibliotheken Zonder Grenzen investeert in de voortdurende verbetering van deze initiatieven door
regelmatig feedback van deelnemers en partners te verzamelen. Het team werkt aan innovatieve
strategieën om het bereik en de impact van de programma’s te vergroten.
Dankzij deze inzet dragen die projecten bij aan de bestrijding van sociale ongelijkheid. Door de digitale
vaardigheden van de meest kwetsbaren te versterken, stellen we hen in staat om actieve, goed
geïnformeerde en kritische burgers te zijn, die hun stem kunnen laten horen in een gedigitaliseerde
samenleving.

3 Jouw missie
De Programma Manager is verantwoordelijk voor het algemene toezicht op de projecten die onder het
programma Digitale Inclusie van BZG vallen. De Programma Manager zorgt voor het goed beheer van
budgetten, activiteiten en teams. Daarnaast ontwikkelt en implementeert deze persoon de strategie
en succesindicatoren van het programma.

Als lid van de besluitvormingsorganen van Bibliotheken Zonder Grenzen neemt de PM deel aan het
bepalen van de strategische koers van de organisatie en draagt bij aan het succes ervan in België.
Meer specifiek is de Programma Manager verantwoordelijk voor:
• Ontwikkeling van strategische partnerschapsnetwerken (operationeel en financieel).
• Identificeren van financiële mogelijkheden ter ondersteuning van activiteiten en het
waarborgen van de continuïteit van projecten.
• Opstellen en indienen van projectvoorstellen.
• Voortdurende verbetering van lopende projecten en nieuwe projecten ontwikkelen.
• Toezicht houden op de langetermijnstrategieën van het programma en zijn projecten.
• Monitoren van succesindicatoren en programmadoelstellingen.
• Implementatie en toezicht op operationele projectplanningen.
• Coaching, coördinatie en ondersteuning van de Project teams (Project Officers, Training
Officers, Content Officers).
• Begrotingstoezicht: toezicht op de projectuitgaven en de toewijzing van middelen.
• Begeleiding en/of schrijven van tussentijdse en eindejaarsrapporten (narratief en financieel)
in samenwerking met de teams Accounting en Finance en de PO’s.
• Beheer van verwachtingen van/ en relaties met/ stakeholders (donateurs, etc.).
• Actieve deelname aan de besluitvormingsorganen van BZG België: de Copil Opé en de Grand
Copil. Wees een kracht van voorstel.
• Deelnemen aan het zoeken naar transversale financiering.
• Deelname aan het opstellen van het jaarprogramma.

4 Jouw profiel
Opleiding en/of ervaring
• Je hebt al verschillende (min 3 a 5 jaren) ervaringen in projectmanagement in één of meer
sociale en/of gesubsidieerde organisaties.
• Je hebt een Master in sociale wetenschappen, managementwetenschappen, enz.

Vaardigheden
• Je spreekt perfect Nederlands of Frans. Je hebt een professioneel niveau in de tweede
nationale taal en in Engels.
• Je communiceert goed en bent diplomaat.
• Je bent proactief en autonoom.
• Je bent solution oriented en pragmatisch.
• Je hebt uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden en weet hoe je taken moet
delegeren.
• Je bent in staat om professioneel gebruik te maken van computertools voor planning, Excel,
office suite en bent in staat om snel nieuwe onder de knie te krijgen.

• Je past je gemakkelijk aan nieuwe taken en nieuwe contacten aan.
• Je bent flexibel en hebt de smaak van uitdagingen (en onvoorziene gebeurtenissen) te
pakken.
• Je bent in staat om te werken in een intercultureel team.
• Je bent in staat om een team te verenigen en een rustige werksfeer te creëren.
Kennis
• Interesse en nieuwsgierigheid naar het thema (sociale inclusie van kwetsbare mensen, digitale
kloof, digitaal onderwijs)
• Maatschappelijke betrokkenheid en gevoeligheid voor het mandaat van Bibliotheken Zonder
Grenzen
• Kennis van het Belgische institutionele systeem, het ecosysteem van actoren in het onderwijs,
digitale inclusie en de verenigingswereld in België is een pluspunt
5 Wat bieden wij jou?
Gewenste startdatum: Maart 2026
Werkplek: BeCentral – Brussel – in het Centraal Station
Planning en tempo van het werk: Fulltime
Soort contract: Contract voor bepaalde duur tot mid-oktober 2026
Beloning: volgens de BZG-salarisschaal en ervaring
Extra voordelen: maaltijdcheques, ecocheques, telewerken, enz.
Hoe solliciteren? Stuur je cv en een korte motivatiebrief naar hr@bibzondergrenzen.be

Link: https://www.bibzondergrenzen.be/bij-ons-aansluiten/?utm_source=ABD-BVD

Deze vacature is enkel beschikbaar in het Frans via de volgende link: https://www.arlon.be/ma-commune/offres-demploi/offres-demploi?utm_source=ABD-BVD

As business analyst, you bridge the gap between the business needs of projects and operational document management practices. Your goal is to ensure that the documents produced and exchanged throughout the project lifecycle are reliable, consistent, controlled, and usable. You are involved in the analysis of document processes, the definition of management rules, the configuration of tools and the support of project teams and users.

Main responsibilities

  • Customer needs analysis

– You collaborate with clients to understand their document control requirements (document flows, responsibilities, contractual and regulatory requirements).

– You map existing document control processes and identify gaps, risks and opportunities for improvement.

– You define document control rules covering the document lifecycle: creation, revision, validation, distribution, archiving.

– You conduct in-depth analyses to identify opportunities for improvement and recommend appropriate solutions.

  • Design and implementation of solutions

– You translate business needs into functional requirements for document management tools (EDM, ECM, collaborative platforms).

– You participate in the setup and configuration of document control tools (document structures, metadata, workflows, access rights).

– You contribute to the implementation or adaptation of document management procedures, in line with project practices.

  • Document quality management

– You define document performance indicators (quality, deadlines, completeness, compliance). Implement dashboards and reports on the status of project documentation.

– You propose and monitor corrective action plans in case of non-conformity or malfunction in close collaboration with the Quality Manager.

  • Change management

– You play a key role in managing organisational change related to the implementation of new document control systems.

– You present and explain the changes to end users, organise training sessions, and provide ongoing support to facilitate the adoption and adaptation of the new technologies.

  • Interdepartmental collaboration

– You work closely with document controllers, project managers, technical teams and IT teams to ensure seamless integration of document control software into existing IT infrastructures.

– You cooperate with development teams to customise solutions according to specific customer needs.

Qualifications and experience required

  • Business expertise and document management

    – You have a solid track record as a Business Analyst or Lead Document Controller, ideally gained during projects implementing document management software solutions

    – you have a strong interest in the challenges of information management and document governance strategies

    – You have already led training initiatives and know how to support users in adopting new tools and processes

  • Analytical and technical skills

    – You know how to diagnose complex problems in order to propose pragmatic and structured solutions

    – You are proficient in tools and modeling: advanced expertise in Excel (complex functions, data analysis); Mastering BPMN notation for process modeling is a major asset

Required skills

  • You can easily write clear, structured and concise documents, adapted to your different audiences
  • A true translator, you know how to rephrase technical requirements into business concepts understandable to non-technical users
  • You manage your priorities rigorously in order to meet deadlines and budgets
  • You value collaboration and know how to unite both internal and external stakeholders around a common goal
  • You communicate fluently both orally and in writing in French and English. Knowledge of Dutch is a definite advantage.

Link: https://www.exquando.be/en/join-us/business-analyst-document-control/?utm_source=ABD-BVD

De documentalist/audiovisueel documentalist is verantwoordelijk voor het volledige levenscyclusbeheer van de documentaire en/of audiovisuele bronnen van de organisatie. Hij/zij zorgt voor de kwaliteit, toegankelijkheid en relevantie van de informatie voor alle interne en externe gebruikers.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Hieronder vindt u een niet-uitputtende lijst van uit te voeren taken. Deze lijst kan variëren afhankelijk van de opdrachten en klanten.

  • Het monitoren, selecteren en verwerven van nieuwe documentaire bronnen
  • Intellectuele analyse van documenten leveren, inclusief het opstellen van analytische samenvattingen of inhoudsnotities
  • Indexeer en classificeer bronnen. Controleer, corrigeer en verrijk beschrijvende metadata om zoekresultaten te optimaliseren
  • Het structureren en organiseren van de documentaire bronnen binnen de database
  • Gebruikers en klanten helpen bij hun zoekopdrachten naar informatie en hen trainen in het optimaal gebruik van hulpmiddelen en databases
  • Zorg voor de consistentie en integriteit van de database en zorg dat de documentatienormen en -richtlijnen worden toegepast
  • Werk mee aan de continue verbetering van documentatietools en werkmethoden.

Vereiste kwalificaties en ervaring

  • Bachelordiploma in informatiekunde, documentatie en/of bibliotheekwetenschappen
  • Minimaal 1 tot 3 jaar directe ervaring op het gebied van informatiekunde, documentatie en/of bibliotheekwetenschap, hetzij met alle soorten documentformaten, hetzij specifiek met audiovisuele formaten
  • Kennis van informatietechnologieën, met name op het gebied van databases en software voor documentbeheer
  • Uitstekende kennis van het Frans en Engels (niveau B2 tot C1)
  • Goede kennis van Microsoft Office

Vereiste vaardigheden

  • Gevoel voor organisatie en prioriteiten
  • Nauwkeurigheid en aandacht voor detail
  • Sterke analytische en synthesevaardigheden
  • Oriëntatieservice en klant
  • Vaardigheid met computerhulpmiddelen

Link: https://www.exquando.be/nl/doe-met-ons-mee/audiovisueel-documentalist/?utm_source=ABD-BVD

Als archivaris speelt u een sleutelrol in het organiseren en promoten van documentaire collecties. U bent verantwoordelijk voor het verzamelen, classificeren, bewaren en beschikbaar stellen van actuele en historische archieven. Uw expertise zorgt voor de traceerbaarheid van activiteiten en vergemakkelijkt de toegang tot informatie.

Uw werk is essentieel voor het behoud van het informatief erfgoed van onze klanten. Bent u nauwgezet, georganiseerd en gepassioneerd door geschiedenis en informatie? Kom dan bij ons werken om de archieven tot leven te brengen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Als onderdeel van de aan u toegewezen missie kunt u verantwoordelijk zijn voor de volgende taken:

  • Bewaring van documenten
  • Archiveren, catalogiseren en ordenen van documenten
  • Verwerving van papieren documentatie en elektronische archivering ervan
  • Zorgen voor toegankelijkheid van documenten
  • Het ontwerpen van de architectuur van een archief
  • Toezicht op de staat van bewaring van documenten
  • Waardering van bewaarde documenten en archieven
  • Reageren op vragen en verzoeken van gebruikers met betrekking tot de locatie, beschrijving en naamgeving van documenten
  • Deelname aan de ontwikkeling of herziening van procedures en dagelijkse werkinstrumenten (samenwerking, brainstormen binnen het team)

Vereiste kwalificaties en ervaring

  • Master in de archiefwetenschappen
  • Goede kennis van databases en documentaire software
  • Minimaal één jaar ervaring in het archiefveld
  • Uitstekende kennis van het Frans en Engels (niveau B2 tot C1)

Vereiste vaardigheden

  • Nauwkeurigheid bij de verwerking van documenten
  • Zeer goede organisatorische vaardigheden en goed prioriteiten beheer
  • Goede kennis van archief technieken
  • Klant- en resultaatgerichtheid
  • Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om in teamverband te werken
  • De wens om deel uit te maken van een team van informatieprofessionals

Link: https://www.exquando.be/nl/doe-met-ons-mee/archivarissen/?utm_source=ABD-BVD