Document Controller (Exquando - Wavre)

Vacature online sinds 31/01/2026

Om efficiënte en hoogwaardige samenwerking te bevorderen, zorgt de Document Controller ervoor dat de documentatie die de klant, partners en medewerkers gebruiken betrouwbaar, nauwkeurig, volledig en goed gecommuniceerd is. De Document Controller maakt deel uit van een projectteam en is verantwoordelijk voor het beheer en de controle van de documenten die tijdens de verschillende projectfasen worden geproduceerd met behulp van een geïntegreerde managementtool. Dit is een voornamelijk operationele rol die nauwkeurigheid en een sterk gevoel voor service vereist.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Hieronder vindt u een niet-uitputtende lijst van uit te voeren taken. Deze lijst kan variëren afhankelijk van de opdracht en de klant.

  • Volg de levenscyclus van documenten: aanmaken, beoordelen, goedkeuren, distribueren en archiveren van technische documenten gedurende het hele project
  • Kwaliteitscontrole: controleren van de nauwkeurigheid, consistentie en leesbaarheid van documenten, en ervoor zorgen dat ze voldoen aan de normen en conventies van het bedrijf
  • Versies beheren: houd verschillende versies van documenten bij en onderhoud een volledige geschiedenis van wijzigingen met behulp van een lijst met deliverables
  • Documenten verspreiden: relevante documenten op het juiste moment beschikbaar maken voor de juiste belanghebbenden
  • Documentbeheer procedures toepassen, bijwerken en verbeteren
  • Gebruik hulpmiddelen voor documentbeheer: Beheersing van software voor documentbeheer (EDM), inclusief toegangscontrole in bepaalde gevallen, en hulpmiddelen voor samenwerking (Teams) om de verwerking en het delen van documenten te vergemakkelijken
  • Gebruikers trainen en ondersteunen in de tool en procedures
  • Rapporten/dashboards maken over de status van de projectdocumentatie: het corrigerende actieplan definiëren en uitvoeren
  • Geef feedback tijdens projectvergaderingen over de status van de documentatie
  • Scan belangrijke documenten zoals protocollen

Vereiste kwalificaties en ervaring

  • Interesse in documentbeheer is essentieel
  • Affiniteit of nieuwsgierigheid voor het werken in een technische omgeving. De meeste van onze klanten werken met ons samen in de engineering.
  • Zeer goede schriftelijke en mondelinge kennis van het Frans en/of Nederlands, goede kennis van het Engels
  • Goede kennis van Microsoft Office

Het volgende is een pluspunt, maar geen vereiste:

  • Basisopleiding informatie- en documentbeheer
  • Basisopleiding gericht op informatie- en communicatietechnologie (ICT)
  • Aantoonbare ervaring als documentbeheerder, archivaris, documentalist of in een administratieve rol
  • Kennis van een of meer documentbeheer softwareprogramma’s is een pluspunt (Aconex, LiveLink, Sharepoint, ACC, enz.)

Vereiste vaardigheden

  • Goede organisatorische en coördinatievaardigheden, gevoel voor prioriteiten
  • Streng en oog voor detail
  • Mondelinge vaardigheid in presentaties/trainingen en goede schrijfvaardigheden
  • Flexibel en goede teamgeest
  • Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
  • Service- en klantgericht
  • Goede luistervaardigheden en begrip van kwesties

Link: https://www.exquando.be/nl/doe-met-ons-mee/document-controller/?utm_source=ABD-BVD