Coordination administrative et financière (APBFB - Namur)
Offre d'emploi mise en ligne le 14/02/2026
L’APBFB recrute une coordination administrative et financière (4/5e)
CDI | Namur | entrée en fonction : dès que possible
1 jour/semaine de télétravail possible | déplacements possibles en FWB
L’APBFB (Association des professionnel·le·s des bibliothèques francophones de Belgique) fédère et soutient les métiers des bibliothèques publiques en Fédération Wallonie-Bruxelles. Nous travaillons au service d’un écosystème riche : bibliothécaire, animateur.ice, médiateur.ice numérique, formateur.ice, conteur.euse… et toutes celles et ceux qui font vivre les bibliothèques au quotidien.
Notre Organe d’Administration recrute une personne rigoureuse et expérimentée en gestion administrative et financière, capable de gérer le quotidien, de proposer et d’implémenter des processus simples.
Votre rôle
Vous assurez la coordination administrative et financière de l’asbl, avec une autonomie sur vos tâches, tout en travaillant en binôme avec la coordination plaidoyer, projet et formation. (collaboration directe, responsabilités partagées, logique de confiance).
Vous travaillez sous la responsabilité de l’OA (organe d’administration).
Votre mission : organiser, planifier, sécuriser la gestion, et permettre aux projets de se déployer.
1) Gestion financière (avec comptable externe)
• Préparer les paiements, organiser les vagues de paiement, suivre les échéances.
• Assurer la facturation et le suivi des entrées (cotisations, prestations, etc.).
• Suivre la trésorerie et produire des états clairs (suivi, alertes, points d’attention).
• Préparer le budget (en lien avec l’OA et la coordination projets)
• Préparer la clôture avec le comptable externe.
• Assurer l’interface comptable au quotidien.
Outil : Odoo (le comptable externe réalise l’encodage).
2) Subventions et obligations administratives
• Mettre en place une structure de suivi administratif général: planning, check-lists, pièces, classement.
• Effectuer le suivi des formations (inscriptions, facturation, attestations,…)
• Compiler justificatifs et éléments administratifs, préparer les rapports et dossiers nécessaires.
• Tenir l’agenda des échéances, relancer, respecter les délais.
• Veiller à la mise à jour des documents légaux et administratifs.
3) Ressources humaines (administratif) et secrétariat social
• Assurer la gestion administrative du personnel : prestations, congés, absences, documents d’entrée/sortie, suivi mensuel.
• Gérer l’interface avec le secrétariat social UCM.
• Assurer les suivis nécessaires
4) Administration générale et organisation interne
• Assurer la gestion du bureau partagé en collaboration avec les colocataires et du fonctionnement quotidien : organisation, fournisseurs, partage/usage des espaces, suivi logistique.
• Proposer et implémenter des processus simples : tableaux de bord, modèles, procédures, archivage.
• Veiller au respect du RGPD dans l’organisation (accès, conservation, bonnes pratiques).
• Assurer des tâches transversales utiles à la vie associative : base membres, appui communication si nécessaire (newsletter, infos pratiques, mises à jour simples).
5) Communication externe de l’APBFB
Vous assurez une communication externe régulière, au service des membres, des partenaires et des activités de l’association.
• Produire, mettre en page et diffuser la newsletter (calendrier, contenus, envoi, archivage).
• Mettre à jour le site web : actualités, agenda, formations, partenaires, etc.
• Animer les réseaux sociaux de l’APBFB : publications, annonces, relais des actions, mise en valeur des initiatives du terrain.
• Préparer et diffuser les communications liées aux événements et formations (annonces, rappels, informations logistiques).
• Contribuer à la visibilité de l’APBFB : supports de communication simples, coordination avec les partenaires lorsque nécessaire.
Profil recherché
Diplôme
• Bachelier requis.
Toute candidature ne répondant pas à ce critère ne recevra pas de réponse.
Expérience
• Expérience probante en gestion administrative et financière et/ou en gestion quotidienne d’asbl (ou structure équivalente).
Compétences attendues
• Très grande capacité d’organisation : planifier, prioriser, tenir des échéances, anticiper.
• Aisance avec les chiffres et la logique budgétaire (sans devoir être comptable).
• Bonne capacité rédactionnelle : notes, synthèses, documents clairs et structurés.
• Confort avec les outils numériques (tableaux de suivi, suite bureautique, gestion documentaire, la connaissance de l’outil Odoo est un atout).
• Maîtrise de la communication, des outils de newsletter, animation des réseaux sociaux
• Capacité à travailler en binôme, dans une relation de confiance, avec autonomie et transparence.
• Langue : français indispensable. Autres langues = atout.
Mobilité
• Déplacements fréquents en Fédération Wallonie-Bruxelles.
Le véhicule n’est pas indispensable, mais vivement souhaité. Les déplacements liés aux missions sont remboursés.
Conditions
• CDI – 4/5e (4 jours/semaine)
• Lieu : Namur
• Télétravail : 1 jour/semaine
• Horaires classiques, avec flexibilité ponctuelle lors d’événements particuliers
Avantages
• Chèques repas
• Remboursement des transports en commun domicile-travail
• Mise à disposition : PC, GSM, abonnement téléphone
• Frais multimédia liés au télétravail (selon modalités internes)
Barème
• CP 329.02 – échelle 4.1
Candidature
Merci d’envoyer votre candidature par mail à recrutement@apbfb.be pour le 4 mars 2026 à midi au plus tard, comprenant :
1. Un CV complet
2. Une note argumentée (maximum 2 pages + annexes pertinentes si vous le jugez utile) présentant une expérience comparable au poste proposé et montrant en quoi vos compétences constituent un atout pour cette fonction.
Nous organiserons les entretiens le 16 mars 2026.