Employé d'administration chargé de la gestion documentaire (Gembloux)
Offre d'emploi mise en ligne le 10/10/2025
La Ville de GEMBLOUX procède au recrutement d’un Employé (h/f/x) d’administration chargé de la gestion documentaire
Vous êtes attiré·e par la transformation digitale ?
L’analyse et l’organisation de l’information vous passionnent ?
Vous êtes rigoureux·se dans l’application des procédures administratives, la gestion documentaire est
votre terrain de jeu ?
Doté·e d’un solide sens du service public, vous êtes à l’aise dans les relations humaines et savez faire
preuve d’assertivité en toutes circonstances ?
Alors ne cherchez plus : ce poste est fait pour vous !
Missions
Le poste est à pourvoir au Secrétariat général de la Ville de Gembloux qui remplit des missions
administratives essentielles au sein de l’administration communale dont la gestion du courrier entrant,
l’archivage des documents et le traitement des demandes d’autorisations diverses émanant des
citoyens.
Au sein d’une équipe de 4 personnes, vous exécuterez des tâches administratives variées liées entre
autres à :
• Gestion informatisée et transmission du courrier entrant à l’administration.
• Gestion du classement des dossiers (digital et physique) et participation à la mise en place de
son architecture. Organisation du flux de l’information au sein de l’administration et
optimisation de la recherche et l’accès documentaire.
• Suivi et mise à jour du logiciel documentaire.
• Gestion des archives en lien avec un prestataire externe dans le respect des obligations légales
et normes internationales.
• Réception des demandes et préparation des autorisations du Bourgmestre et du Collège
(manifestations et évènements, occupations du domaine public, ventes diverses, affichages,
taxis …). Participation à la digitalisation de ces processus.
• Appui à la gestion des assurances (polices, sinistres, avenants, …) et à la gestion administrative
liée aux Intercommunales et ASBL (Assemblées générales, …).
• Accueil et renseignements des citoyens sur ces matières.
Conditions d’accès à la fonction
Être au minimum titulaire du diplôme de l’enseignement supérieur de type court, bachelier ou
graduat dans une des matières suivantes : administration publique, bibliothécairedocumentaliste, droit, digitalisation, assistant de direction. (Tous les candidats porteurs d’un
diplôme délivré dans un pays étranger, devront présenter à la date limite fixée pour le dépôt
des candidatures, une attestation justifiant l’équivalence dudit diplôme.)
• Maîtriser les outils bureautiques et Microsoft 365.
• Une formation en digitalisation ou en technologie de l’information est un atout.
Compétences spécifiques
Maîtriser les outils bureautiques, Microsoft 365 et les outils de numérisation.
• Montrer un intérêt affirmé pour la digitalisation des processus : avoir le sens de l’innovation
pour proposer des solutions pratiques et modernes, tout en y sensibilisant les équipes.
• Avoir un sens aigu de la gestion documentaire efficace, organisée et méthodique.
• Comprendre et analyser l’information rapidement.
• Adopter une méthodologie de recherche rigoureuse.
• Être sensible aux enjeux liés à la protection des données personnelles et comprendre les
principes du RGPD.
• Être capable de planifier, organiser et prioriser son travail.
• Avoir la capacité de communiquer et se coordonner en équipe et avec les autres services
Profil recherché
Faire preuve de rigueur, d’organisation et de minutie dans l’accomplissement de vos missions.
• Adopter une posture professionnelle exemplaire et agir avec intégrité en toutes circonstances.
• Respecter strictement la confidentialité, le devoir de réserve et faire preuve de discrétion.
• Contribuer activement à l’esprit d’équipe et savoir établir des relations fluides et
respectueuses.
• Démontrer une grande polyvalence et une capacité d’adaptation face aux situations variées.
• Incarner les valeurs de politesse et de respect dans les interactions quotidiennes.
• Être idéalement dans les conditions d’engagement A.P.E. au moment de l’entrée en service.
Offre
Un contrat à durée indéterminée.
• Un régime de travail à temps plein.
• Des horaires variables.
• Un jour de télétravail par semaine après six mois d’ancienneté.
• Une rémunération selon le grade académique – Échelle de traitement B1 : entre 38.258,32 €
(sans ancienneté) et 53.082,06 € (25 années d’ancienneté) annuel brut.
• Évolution de carrière B1 à B2 à B3.
• Une possibilité de valoriser 15 années d’expérience du secteur privé ou en tant
qu’indépendant, et l’entièreté de l’ancienneté pour le service public.
• Un pécule de vacances et un régime attractif de congés propre au secteur public.
• Une allocation de fin d’année.
• Une assurance pension complémentaire.
• Des chèques-repas.
• L’adhésion au Service social collectif.
• Des formations continues pour développer vos compétences.
• Des occupations variées et des défis professionnels motivants, au sein d’un service public
dynamique.
• Une stabilité d’emploi et un équilibre serein entre vie privée et vie professionnelle.
• Une intervention dans les frais de transport en commun à hauteur de 88% et une indemnité
pour l’utilisation du vélo.