Archiviste / Documentaliste (Fédération Wallonie-Bruxelles - Molenbeek)

Description

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un Archiviste / Documentaliste (F/H/X) pour le Service des Archives et de la Gestion de l’Information du Secrétariat Général.

Dans cette fonction, vous serez principalement amené à :

Records management et collecte :

• Elaborer des outils du records management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, …) ;

• Contribuer à la mise en œuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives ;
• Participer à l’élaboration des procédures de travail (versements, destructions, description archivistique) ;
• Être en relation et communiquer avec les services versants / producteurs ;
  
• Gérer des archives intermédiaires (contrôle des versements, transfert de documents / versements, inventaires d’archives).

Classement et description :

• Aider à l’élaboration des plans de classements (collecte d’informations, identification des documents, analyse documentaire) ;
• Classement ;
• Application des règles de conservation ;
• Conditionnement, ranger physiquement en rayonnage et dans les locaux de conservation ;
• Gérer et organiser l’espace de conservation.

Conservation :

• Mettre en œuvre la politique de conservation préventive et curative ;
• Surveillance des conditions de conservation matérielle et l’intégrité des collections, récolement ;
• Audit, diagnostic, analyse des besoins ;
• Définition d’une politique de conservation ;
• Travail en partenariat pour la mise en œuvre des projets avec les prestataires externes ou services ressources en interne (sélection, contractualisation, suivi des missions) ;
• Relations avec les services versants pour contrôle et conseil ;
• Sensibiliser à la conservation préventive les producteurs d’archives ;
• Suivi des versements, transferts d’archives.

Communication et valorisation :

• Faire des recherches à l’intention des publics internes ou externes ;
• Etablir des contacts avec les utilisateurs et faire le suivi des retours.

Manutention :

• Procéder régulièrement à de la manutention ;
• Manipuler des boîtes d’archives afin d’assurer le classement et le rangement en respect des dispositions en vigueur dans le cadre du traitement des versements et/ou de l’organisation des locaux de conservation ;
• Exercer des activités de manutention lourde avec l’équipement en conséquence (gants, masque, tablier de travail, …).

Cette manutention ne pourra empiéter sur les activités archivistiques principales reprise ci-dessus.

En respect des règles de sécurité sur le lieu de travail et les recommandations de la Médecine du travail, les activités de l’Archiviste / Documentaliste (F/H/X) ne sont pas assimilées à ceux de manutentionnaires / déménageurs.

Cette liste des tâches est non-exhaustive.

Vous avez une question sur la fonction ? cecile.duriez(at)cfwb.be

Rôle du service

Le CERGID est actuellement composé de trois services :

• Le Service des archives et de la gestion de l’information accompagne les services dans la préservation des documents d’archives et répond aux questions concernant leur traitement actifs et semi-actifs. Le service est en charge de la collecte, du traitement, de la recherche et de la conservation des documents d’archives produites et/ou reçues dans le cadre des activités des services de la Fédération Wallonie Bruxelles.

• Le Bureau des données (Data Office) met à disposition des membres de la FW-B des accompagnements pour des mises en qualité, de la modélisation et de la mise en conformité des données. Il accompagne les métiers dans la publication et le partage de données notamment dans le cadre de la diffusion des données en OpenData. Le Data Office coordonne également des formations en gestion de données à destination notamment des intendants de données.

• Le Service de Gestion électronique des documents dit équipe « Projet EOS » est en charge de la transition vers une Gestion Intégrée des Documents numériques (GID) au Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles. C’est la prise en compte de l’ensemble de la production documentaire issue de la dématérialisation des processus et activités. La GID met en place, au moyen d’un outil de Gestion Électronique des Documents (GED), l’organisation et la gestion des ressources documentaires électroniques, tout au long de leur cycle de vie, afin de les maintenir à jour, disponibles et exploitables dans le cadre des activités de nos services et dans le respect des prescriptions réglementaires.

Profil

Diplôme(s) 

Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (Graduat/Bachelier) en Bibliothéconomie et Documentation (anciennement Bibliothécaire – Documentaliste) ou de son équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Communauté française au moment de la candidature.

La possession d’un Graduat/Bachelier dans la section « Gestion de l’information », ou de son équivalence reconnue par le « Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur » de la Communauté française au moment de la candidature, constitue un atout pour la fonction.

Expérience(s) professionnelle(s)

Requis

Vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 1 année en tant que Bibliothécaire – Documentaliste.

Atout(s)

• Une expérience professionnelle dans le service public constitue un atout ;

• Une expérience professionnelle dans le domaine du record management ou système d’archivage électronique constitue un atout important.

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences techniques

• Bonne technique d’expression orale ;
• Bonne technique d’expression écrite ;
• Bonne connaissance de la réglementation en matière d’archivage  ;
• Connaissances approfondies en méthodologie de gestion des archives (Eliminatoire) ;

Compétences comportementales

• Intégrer l’information : vous établissez des liens entre les diverses données, vous concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates ;
• Travailler en équipe : créer et améliorer l’esprit d’équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues ;
• Agir de manière orientée service : accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs (Pondérée) ;
• Gérer le stress : réagir aux stress en se focalisant sur le résultat, en contrôlant ses émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique.

Votre motivation sera évaluée lors de l’entretien.

Les compétences marquées d’un « Eliminatoire » sont essentielles pour l’exercice de la fonction et doivent impérativement être réussies avec minimum 60%. Sans quoi l’ensemble de l’entretien sera considéré en échec. La motivation et les compétences marquées d’un « Pondérée » sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Vous avez une question sur la procédure ? geoffrey.pain(at)cfwb.be

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