Context

Het Team Documentbeheer van de UGent maakt deel uit van het functiedomein Bestuur, Juridische zaken en Compliance binnen de Universiteitsdienst Mens en Organisatie, en heeft een drieledige opdracht:

1. Het ondersteunen van UGent’ers bij het opzetten van een efficiënt, effectief en kwalitatief informatiebeheer en voorkomen dat informatie ongecontroleerd verloren gaat.
2. Het garanderen dat de bewaarde archiefcollectie toegankelijk is en een betrouwbare getuigenis van het verleden vormt.
3. Ervoor zorgen dat de informatie- en archiefcollectie wordt gebruikt én hergebruikt.

We zijn een klein en actiegericht team dat de noden van de gebruiker centraal plaatst. We zetten in op efficiëntie en staan open voor nieuwe inzichten, standaarden, IT-ontwikkelingen én de toekomst. We gaan vol goesting, voluit en als één team voor de UGent. Samen met de IT-collega’s beheren we de Archit-omgeving van de UGent.

Wil je bijdragen aan het archief van de toekomst? Sluit de digitaliteit naadloos bij jou aan? Voel je je uitgedaagd om mee een actief gestuurde papieren en digitale documentstroom binnen de UGent  uit te bouwen? Ben je veelzijdig en gebeten door zowel validering, ontsluiting als preservering van analoge én digitale documenten? Heb je interesse in een rol waarin je traditie en innovatie combineert?

Kijk dan even mee, we hebben twee vacatures voor adviseurs die zullen bijdragen aan een effectief, efficiënt en kwalitatief informatie- en archiefbeheer aan de UGent:

Jouw opdracht 

Focus rol 1: Informatie- en Archiefbeheer

Bewaarstrategie

• Je bent verantwoordelijk voor het uitbouwen en opvolgen van de bewaarstrategie van de UGent
• Je ondersteunt UGent’ers tijdens het waarderingsproces, het archiveren en de gecontroleerde afvoer van documenten
• Je staat in voor het organiseren, stroomlijnen, opvolgen en verwerken van archiefoverdrachten

Informatiebeheer

• Je informeert en adviseert UGent’ers bij het organiseren en het toegankelijk houden van hun informatie en je vertaalt hun behoeften naar oplossingen
• Je voorziet daarvoor de nodige opleidingen en praktische handleidingen
• Je begeleidt UGent’ers projectmatig bij het opzetten en uitrollen van hun informatiebeheer
• Je motiveert UGent’ers om een efficiënt, effectief en kwalitatief informatiebeheer te integreren in hun dagelijkse werkpraktijk
• Je verhoogt het digitale ‘erfgoed’bewustzijn bij de gebruikers via publieksgerichte acties

Publiek – Communicatie – Expertise

• Je ondersteunt de gebruikers (bestuur, administratie, onderzoekers, studenten, het brede publiek) bij al hun vragen rond het schenken, digitaliseren, raadplegen en ontsluiten van informatie en archieven
• Je gaat in overleg met diverse stakeholders (specialisten informatieveiligheid, juristen, IT (tools en architectuur). ten einde de dienstverlening af te stemmen op de noden van de klanten en de dienst én met de klant om een correct beeld te scheppen wat haalbaar is en waar de risico’s zitten
• Je volgt de trends op binnen het vakgebied en integreert relevante nieuwigheden in de werking van de dienst

Focus rol 2: Digitaal Informatie- en Erfgoedbeheer

Digitale publiekswerking

• Je staat in voor de vlotte toegankelijkheid en vindbaarheid van historische en actuele informatie
• Je bekijkt de digitale mogelijkheden voor publieksontsluiting, participatie en het faciliteren van onderzoek. Het werken met nieuwe standaarden, IT-ontwikkelingen (oa. AI) schrikken je daarbij niet af
• Je maakt een efficiënte acquisitie van (digitale) archieven mogelijk en staat mee in voor het volledige verwerkingsproces

Digitaal

• Je beheert, in samenwerking met de IT-collega’s, het archiveringsplatform ARCHIT (archiefbeheersysteem en e-depot)
• Je coördineert en organiseert het digitaal atelier en de digitaliseringsprojecten van de dienst

Publiek – Communicatie – Expertise

• Je ondersteunt gebruikers (bestuur, administratie, onderzoekers, studenten, het brede publiek) bij al hun vragen rond het schenken, digitaliseren of raadplegen van archieven
• Je gaat in overleg met diverse stakeholders (specialisten informatieveiligheid, juristen, IT (tools en architectuur) ten einde de dienstverlening af te stemmen op de noden van de gebruikers én met de gebruikers om een correct beeld te scheppen wat haalbaar is en wat risicovol is.
• Je volgt de trends op binnen het vakgebied

Jouw profiel 

Kennis en ervaring

• Een aanvullende opleiding in informatiemanagement, digital humanities, archivistiek en/ of erfgoedbeheer is een pluspunt
• Je hebt een sterke affiniteit met IT, digitale transformatieprocessen en procesoptimalisatie
• Je hebt ervaring met projectmanagement
• je hebt affiniteit met digitale archieven en archiefsystemen
• Je hebt een goede kennis van de courante softwarepakketten (MS365)
• Je hebt affiniteit met het interpreteren en contextualiseren van documenten
• Je hebt kennis van de relevante wet- en decreetgeving en van de deontologische code van de archivaris
• Je beheerst het Nederlands, Engels en Frans goed (zowel mondeling als schriftelijk)
• Beschikken over een Rijbewijs B is een pluspunt

Algemene competenties

• Je bent klantgericht, communicatief sterk en werkt graag samen
• Je ziet noden en uitdagingen en je zoekt creatief naar pragmatische oplossingen
• Je kunt goed prioriteiten stellen en werkt nauwkeurig
• Je bent flexibel, je staat open voor wijzigende omstandigheden binnen je werkkader en kan erop inspelen
• Je bent teamgericht en je hebt oog voor gemeenschappelijke belangen
• Je bent sterk in projectmatig werken
• Je bent gericht op innovatie

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master.

Bezorg ons ten laatste op 08-02-2026 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma’s behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.

Link: https://jobs.ugent.be/job/Gent-Adviseur-informatie-en-archiefbeheer-9000/1349629557/?utm_source=ABD-BVD