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Records management Mobile Implementation Officer (MIO) (m/f)

MSF is looking for a Records management Mobile Implementation Officer (MIO) (m/f).

Context

Within the framework of the MSF Operational Centre Brussels (OCB) Knowledge Management project and in compliance to the General Data Protection Regulations (GDPR), OCB is having the position of MIO records management. S/he contributes to the management of both paper and electronic records, with a main focus on documents produced by the medical, operational and human resources departments of OCB, and mostly concentrated on the document management in the field missions and projects. Together with the Documentalist in Brussels, s/he acts as a subject matter expert proactively sharing their knowledge through mentoring. Together with the focal person of the knowledge management and data protection of the relevant departments, s/he will support and produce training and reference documents. S/he will be part of the medical department knowledge management circle and the overall GDPR circle.

Additionally s/he will collaborate closely with the legal unit, Information Communication Technologies (ICT) unit and the Learning and Development unit.

Hierarchical responsible: HQ Documentalist: Medical Department, with functional collaboration across all departments.

Her/His status of Mobile Implementation Officer implies a high level field mobility and flexibility with 50-70% of the time in field visits.

Job Profile

Support field project/mission’s complete lifecycle – including field visit

  • Lead the implementation in the field of policies and guidelines on records management, retention and disposition in compliance with relevant legislation.
  • On-site, advice and support field staff in the general management of records – both paper and electronic – during their entire lifecycle from creation in the field to repatriation to HQ, with as a particular focus personal data, legal documents and other sensitive records.
  • For running projects, identify together with the coordination (mission -projects) focal persons on record management and ensure their training and mentoring striving for maximum autonomy within a given framework, including on compliance and document management awareness
  • For closing projects when staff resources are unavailable on-site, the records manager should be capable to handle autonomously.
  • Act as a technical referent and make recommendations for :
    • every record to be well located, rapidly and fully accessible, and available for future audit, discovery and capitalization
    • ensuring that only records that are necessary to conduct activities are retained, and not longer than required by reviewing and aligning retention schedules
    • special protective measures to be put in place in regards to vital records essential to protecting rights, confidentiality, ensuring privacy and pursuing trust of the personnel patients and communities and third parties.
  • Collect, centralize and report records management and compliance issues and initiatives.
  • Support the HQ Bookshop Manager in updating the ‘field operational library’ (‘Bibop’) in each field project.
  • Define the needs, and requirements for a Community of Practice for field staff on the subject of document life cycle matters and implement if/after validation

Support the document life cycle – both paper and electronic records – at Headquarters’ level.

  • Receive, centralize, organize and store paper and electronic records in Brussels with support of Facilities and ICT units.
  • Advise on records management, on confidentiality matters and on compliance with relevant legislation and regulations.
  • Support the documentalist in answering punctual records retrieving requests for information stored in MSF-OCB HQ records centers and electronic repositories.
  • Support audits and evaluation processes (e.g. ECHO audit).
  • Support Ad Hoc requests for filing exceptional projects/initiatives (e.g. Ebola task force)
  • Advice the facilities and ICT units regarding the implementation of optimal conditions of preservation of both paper and electronic records at both field and HQ level.

Support the review and the implementation of OCB policies and guidelines on knowledge management, archiving and data compliance.

  • Participate to the knowledge management circle (particularly on the subjects of processes and field implementation).
  • Contribute to the review of the retention schedule policy.
  • Lead the review of archiving guidelines in field missions and headquarters.
  • Create tools such as good practices, communication material, training material, etc. related to document life cycle matters, knowledge management and data protection and conduct orientation and training for staff to enhance compliance and awareness.
  • Participate to the development of data protection guidelines.
  • Conceive, develop, pilot and deploy a record management system for specific data in coordination with knowledge management initiatives.

Subject Matter Expert

  • Pro-actively play a focal point position around archives and record management issues and initiatives at Field and HQ level.
  • Provide her/his expertise to decision makers and key stakeholders, including various working groups such as the Knowledge Information Team.
  • Advise on complex legal and regulatory issues often including data sharing and document confidentiality.
  • Support a cultural change towards archives and records management awareness in close collaboration with the Knowledge & Change Manager.
  • Support headquarters’ projects involving archives and records management.

Candidate profile

  • Academic degree in Archives and Records Management or Information and Communication Sciences & Technologies.
  • Proven experiences in archives and records management.
  • Proven knowledge in archives and records management including: archiving tools, conservation policies, data protection policies, digitization, database management, information retrieval, etc.
  • Field experience with MSF and/or other INGO is an asset.
  • Proven experience in remote community management including written and oral communications skills are an asset.
  • Organized and methodical. Project and Change management experience is an asset.
  • Proven pedagogical skills are an asset.
  • Knowing how to work as a team but also autonomously.
  • Willingness to work in field conditions.
  • Bilingual French and English.

Adhere to the MSF principles and to our managerial values: Respect, Transparency, Integrity, Accountability, Trust and Empowerment

Conditions

  • Fixed-term contract 12 months – Full-time – (renewable).
  • Based 70% in the field and the rest of the time at OCB HQ Brussels
  • Field position : salary according to MSF-OCB Field salary scale, legal leaves + “recuperation” leaves
  • Starting date: 1st October 2018

Deadline for applications: by 31st of August 2018

Interested candidates should send a cover letter and curriculum vitae stating MIO documentalist in the title, by e-mail to Caroline Maes – caroline.maes@brussels.msf.org

More information : https://www.msf-azg.be/en/job/records-management-mobile-implementation-officer-mio-m-f

Pauwels Consulting is looking for a Records Management Analyst.

Job description

The Records Management department is part of the Information Security & Risk Management organization and is responsible for implementing and maintaining Records Management programs ensuring all business units manage their records in accordance with legal and regulatory requirements.

Primary Tasks and responsibilities

• Maintenance of the network of contact persons (Records Coordinators and Approval Authorities) in the different business units/departments
• Implement ERS, the Enterprise Retention Schedule, in all companies, including maintenance of local records retention schedules – this involves knowledge of retention periods stipulated in national legislation, industry regulations (GxP) and historical value of documents
• Coordinating the archiving and destruction of paper records with the Records Coordinators, archivists, the mail room and Merak, according to the retention schedules
• Coordinating the scanning of vital records with the Records Coordinators and Merak according to the retention schedules, and of special requests by the business
• Maintenance of Records Management Standard Operating Procedures and work instructions
• Prepare training materials and provide training to Records Coordinators, Archivists and other associates, including training on the web based archiving systems
• Conduct annual compliance assessments in the business units
• Prepare preliminary reviews of Compliance Analyses and Retirement Plans
• Maintenance of the JCB RIM SharePoint site

Profile

  • Few years of experience in a similar role, preferably in a pharmaceutical or regulated company
  • You are a self-starter with a hands-on mentality
  • You have strong written and verbal communication skills in English and Dutch
  • You work organized and have excellent planning, scheduling and organizational skills
  • You are able to deliver accurate work
  • You are result-oriented and have a sense of priorities
  • You are a team-player, customer oriented and resistant to stress
  • Discretion and confidentiality are essential attributes to possess
  • You have experience with MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint…)

Offer

  • Challenging projects based on your interests and skills
  • Personal follow-up and clear, transparent communication both before and after commencement of employment
  • Possibility to follow extra training
  • Inspiring network events and legendary after work drinks
  • Strong network of industry leading clients
  • Expertise within IT, Engineering and Life Sciences
  • A flying start for every junior, growth opportunities and possibility to share gathered knowledge for more senior employees

More information

https://www.pauwelsconsulting.com/fr/vacancies-fr/records-management-analyst/

IRIS is looking for an Information Management Assistant for the European Investment Bank (Luxembourg).

Job description

Identification of documents and records

  • Analyse processes and procedures
  • Ensuring the effective identification, registration, filing, preservation, conservation and declassification of documents and files in both electronic and paper format
  • Providing document retrieval support services
  • Provide non-IT document / information
    management business requirements analysis
  • Analyse backlog repositories of
    documents and records and advise end users to comply with archiving best
    practices
  • Prepare IT requirements specifications
  • Prepare migration plan for migration of
    backlog documents and records

Support

  • Develop end-user Support material,
    Training Guide for a solution
  • Participate in solution testing based on
    SharePoint
  • Provide functional support

Profile

  • Minimum 1 year relevant archiving, record management or document management experience
  • Minimum University degree in Information Management (BAC +2)
  • Certificate/Diploma of complementary studies (2 years), preferably in archives or document management studies would be an advantage
  • Good knowledge of archiving and document management standards practices and procedures
  • Good knowledge of the life cycle of a document and records management requirements
  • Experience of using a Document Management System or an Enterprise Content Management System for records identification, registration, filing, storage, and retention would be an advantage
  • Excellent knowledge of written and spoken English
  • Strong communication skills: oral and written
  • Experience in trainings
  • Strong analysis skills
  • Team player
  • Autonomous
  • Experience with functional support
  • Knowledge of SharePoint / Content Server (both or one of the 2)

Contact and apply

https://iriscorporate.com/vacancy/information-management-assistant/

Les Bibliothèques de l’Université catholique de Louvain (BIUL) recherchent, pour la Bibliothèque de Droit (BDRT), un·e Bibliothécaire-documentaliste sur le site de Louvain-La-Neuve.

Contexte/Mission

La Bibliothèque de droit est l’une des 10 bibliothèques principales du réseau des bibliothèques de l’UCL (BIUL) placées sous l’autorité du Bibliothécaire en chef.

La personne sera sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de la bibliothèque de droit. Il lui sera demandé d’effectuer certaines prestations en fin d’après-midi (jusque 19h00).

Fonction

  • Accueillir le public, gérer la circulation des documents physiques, les réservations
  • Participer, en renfort, à
    • la gestion des périodiques (commandes, échanges et dons, contrôle des documents réceptionnés et des factures, bulletinage, rappels, équipement des fascicules, reliure, réparations…)
    • la gestion des prêts interbibliothèques
  • Participer aux activités communes de la bibliothèque

Qualifications et aptitudes requises

  • Diplôme de niveau baccalauréat (graduat) : bibliothécaire-documentaliste.
  • Maîtrise des outils spécifiques au métier (notamment logiciel de gestion de bibliothèque, catalogue(s), bases de données bibliographiques)
  • Maîtrise des outils bureautiques (la connaissance approfondie d’Excel et de FileMaker constitue un atout)
  • Bonne connaissance écrite de l’anglais (niveau B1) ; la compréhension à la lecture du néerlandais (niveau B1) constitue un atout.
  • Très bonne organisation et gestion du temps, rigueur, ponctualité
  • Capacité à communiquer, à s’intégrer et à collaborer avec une équipe.
  • Sens du contact et de l’accueil, disponibilité, empathie.

Offre

  • 1 temps plein ou 2 temps partiels (50%) pour une durée déterminée (contrat de remplacement)
  • entrée en fonction : dès que possible
  • publication interne ou externe

L’offre est valable jusqu’au 21/08/2018.

Plus d’information : https://career5.successfactors.eu/

Lors de la dernière assemblée générale, les membres de l’ABD-BVD ont élus trois nouveaux membres au Conseil d’administration de notre association. Nous publions un portrait de chacun d’eux. Nous commençons par Clément Montagne.

Après l’obtention d’un master en arts visuels et d’une agrégation, Clément a fait le choix de se reconvertir dans la gestion de l’information. Récemment diplômé d’un bachelier bibliothécaire-documentaliste à l’IESSID, son mémoire a obtenu le prix ABD-BVD 2018. Il a débuté sa nouvelle carrière chez Exquando à Wavre, société de consultance spécialisée en Document Control, dans l’implémentation de gouvernance de l’information et dans le RGPD pour le secteur public et privé. Actif à chaque étape des projets, Clément réalise les analyses des besoins et de l’existant, définit les processus et procédures et forme les équipes.

Parallèlement à ses activités professionnelles, Clément contribue aux projets développés par l’URF-SID (Unité de Recherche et de Formation continue en Sciences de l’Information et de la Documentation) de l’IESSID. Avide d’apprendre, il développe ses compétences dans l’application des méthodes agiles au secteur de l’infodoc.

 

les SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement recherchent un.e Corporate Knowledge Manager VIA TALENT EXCHANGE (m/f/x).

Attention

Les missions ouvertes dans ce réseau sont réservées uniquement aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des organisations participantes.

Mission

Vous intégrerez une équipe de projet qui a pour objectif d’améliorer, d’innover en matière de gestion documentaire et des connaissances au sein du SPF.

Exemples de tâches

  • Vous participez à la création d’une documentation centralisée (digitale) accessible à divers profils d’utilisateurs ;
  • Vous évaluerez les besoins en information des utilisateurs et proposerez au Management des processus de changement ;
  • En collaboration avec les équipes de projets, vous participerez à l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’action pour le partage et la pérennité des connaissances ;
  • En collaboration avec les chefs de projet, vous établirez des bonnes pratiques, des campagnes de sensibilisation pour le  travail « en paperless».

Profil

Expertise

Vous disposez d’une expérience professionnelle dans les domaines suivants :

  • Le développement d’une structure logique ;
  • Répertorier et encoder la documentation, les informations disponibles dans des fichiers manuels ou automatique (selon la structure logique).

Compétences génériques

  • Vous adhérez aux valeurs du SPF Santé publique
  • Vous êtes dynamique et autonome
  • Vous trouvez des solutions appropriées aux problèmes qui se posent
  • Vous êtes  ouvert aux autres et vous aimez travailler en équipe
  • Vous êtes organisé et méticuleux
  • Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises

Compétences techniques

  • Vous maîtrisez Ms Office et sharepoint online ;
  • Vous avez de bonnes compétences communicationnelles ;
  • Vous êtes structuré et organisé en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.

Atouts

  • Vous êtes capable de travailler dans un environnement bilingue ;
  • Vous avez une expérience de travail en dynamic office.

Offre

Durée de la mission : idéalement 1 an, à partir du 1er octobre 2018

Rémunération: package actuel (à l’exception d’éventuelles primes liées à votre fonction actuelle)

Télétravail possible

Contrat: Talent Exchange

Régime de travail: À plein temps

Plus d’information

http://www.selor.be/fr/emplois/job/XFT18037/Corporate-Knowledge-Manager-VIA-TALENT-EXCHANGE-SPF-Sant-publique-S-curit-de-la-cha-ne-alimentaire-et-Environnement-m-f-x-

Le Port de Bruxelles recherche un.e archiviste pour un poste statutaire.

Contenu de la fonction

Le gestionnaire des archives est responsable de la gestion des archives et de la conformité du Port de Bruxelles au RGPD. Il est sous l’autorité directe du contrôleur de gestion.

  • Vous élaborez des plans et des directives concernant la politique d’archivage propre au Port dans le respect de la législation en vigueur ;
  • Vous organisez le fonctionnement journalier des archives, la supervision de la gestion des documents chez les créateurs d’archives et des projets de valorisation ;
  • Vous collaborez avec les informaticiens à la mise en place d’un système automatisé de gestion des archives ;
  • Vous développez une politique d’archivage ;
  • Vous prévoyez, pour le personnel et pour les visiteurs, une infrastructure d’archivage sécurisée et accessible ;
  • Vous assurez une bonne conservation et mise en exploitation des archives ;
  • Vous élaborez un système de gestion automatisée des archives en collaboration avec les informaticiens et surveiller son bon fonctionnement ;
  • Vous coordonnez le suivi de la gestion des documents chez les créateurs d’archives ;
  • Vous organisez le service ;
  • Vous organisez des projets de valorisation visant à promouvoir le patrimoine archivistique, l’institution elle-même et/ou le domaine professionnel ;
  • Vous exploitez vos propres connaissances dans les projets de recherche scientifique de tiers, ainsi que surveillez de manière constante et évaluez l’exécution des projets de recherche des propres collaborateurs ;

Concernant le rôle de délégué à la protection des données, voici les missions qui s’y rapportent :

  • Vous informez et conseillez le Port et ses fournisseurs sur leurs obligations résultant du GDPR et des autres dispositions légales en matière de protection des données émanant de l’UE ou des États membres ;
  • Vous veillez au respect de ce règlement, des autres dispositions légales en matière de protection des données émanant de l’UE ou des États membres et de la politique du Port en matière de protection des données à caractère personnel, en ce compris l’assignation des responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel concerné par le traitement des données et les audits correspondants ;
  • Vous fournissez des conseils sur demande concernant l’évaluation de l’impact de la protection des données et en surveiller la mise en œuvre conformément à l’article 35 ;
  • Vous collaborez avec l’autorité de surveillance ;
  • Vous serez le point de contact pour l’autorité de surveillance pour toutes les activités de traitement des données, en ce compris la consultation préalable visée à l’article 36 et, le cas échéant, assurer la concertation pour certaines activités autres.

Profil

Compétences comportementales

  • Vous établissez des liens entre diverses données, concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates.
  • Vous prenez des décisions à partir d’informations (in)complètes et initiez des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions.
  • Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
  • Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
  • Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
  • Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
  • Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
  • Vous avez de l’impact, vous négociez pour arriver à une situation « gagnant-gagnant » et savez convaincre un public.

Aptitudes de raisonnement

  • Aptitudes de raisonnement abstrait

Profil

Conditions de travail

Vous serez engagé en qualité d’attaché (niveau A1) avec le barème de traitement correspondant (A101).

Rémunération
Traitement de départ minimum : 38.135,11 EUR (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Avantages

  • Possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
  • chèque repas d’une valeur de 8 euros/jour presté
  • assurance hospitalisation
  • intervention dans l’abonnement train et TEC/DeLijn
  • abonnement STIB offert
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo (23 centimes/km)
  • divers avantages sociaux
  • accessibilité aisée via les transports en commun
  • prime de fin d’année
  • horaires adaptés
  • 35 jours de congés par an.

Plus d’information

http://www.selor.be/fr/emplois/job/AFB18023/Attach-la-gestion-des-archives-m-f-x-

EBLIDA is looking to appoint a new Director, by December 2018.

The new Director will be responsible for consolidating the role of EBLIDA as the leading voice and prime focus for library, archive and information activities at the European level, as major pieces of legislation and initiatives affecting the World Information Society come into force. The Director reports directly to the President.
The closing date for applications is 31st August, 2018.

Interviews will take place in The Hague (The Netherlands) on the 18th and 19th of September, 2018.

Responsibilities

The Director organises and undertakes advocacy and lobbying activities on behalf of EBLIDA members with European institutions and processes, relevant third party organisations and key individuals as appropriate.

The Director acts as the representative voice of the library, archive and information professions in European matters, by seeking representation in appropriate fora and attending the meetings and hearings of European institutions.

The Director is responsible for establishing and sustaining partnerships with key stakeholders and other national and international organisations, and maintains contact with other interest groups.

The Director is responsible for co ‐ ordinating relationships with and between professional associations to ensure the future sustainability and growth of EBLIDA.

The Director coordinates appropriate EBLIDA representation at conferences and events and makes a positive contribution to them on behalf of members. The Director monitors and analyses proposed legislation to develop strategies to promote the interests of EBLIDA members and is responsible for the appropriate dissemination of information relevant to EBLIDA members.

The Director is responsible for the positive promotion of EBLIDA, including production of publications and the website.

The Director supports EBLIDA’s Executive Committee and Council.

The Director works with the EBLIDA Secretariat for the effective day ‐ to ‐ day management of office administrative processes including EBLIDA Council and Executive Committee meetings, Expert Group meetings and other events as appropriate.

The Director is responsible for the effective financial management of the Bureau, including fund raising activities to support its objectives and is responsible for attracting sponsorship support.

Person specification

Essential

  • Proven highly developed presentation and communication skills, verbal and written, for use in public relations (internal and external) and lobbying activities;
  • Proven experience in and an understanding of lobbying activities;
  • Excellent inter ‐ personal skills and leadership qualities; •  Proven ability to create and maintain partnerships;
  • Knowledge of the procedures, institutions and administrative structures of the European Union, as well an understanding of the culture and information society throughout Europe;
  • Be self ‐ motivated with proven organisation/administrative (including ICT skills) ability;
  • Proven ability to work independently, with a flexible and creative approach to work;
  • Possess financial acumen and an entrepreneurial approach to maximise funding opportunities;
  • Good communication and writing skills;
  • Fluency in English;
  • Willingness to travel frequently, work outside of office hours on a regular basis.

Desirable

  • Good academic and professional qualifications;
  • Possesses a working knowledge of professional associations;
  • Proven managerial skills;
  • Proven skills and knowledge in the work of the sectors and their organisations;
  • Fluency in one of the official working EU languages (German or French) in addition to English would be a plus. Fluency and/or familiarity with other EU official languages would be a bonus.

More information

https://www.vvbad.be/vacatures/eblida-director

Le Collège provincial de Namur a décidé de recruter un agent au grade d’employé de bibliothèque (classe 2 bis) sous contrat de travail à durée déterminée de deux ans à mi-temps pour les besoins de fonctionnement du Service de la Culture – Bibliothèque centrale.

Condition particulière d’accès : les postulants pourront prendre connaissance, en annexe, du descriptif de la fonction.

L’audition visera à évaluer les compétences techniques et théoriques des candidats et portera sur

  • leur motivation,
  • leur vision de la fonction,
  • les connaissances de l’institution
  • les compétences comportementales

Mission

Pour la bibliothèque centrale (futur opérateur d’appui), le Catalogue collectif est une obligation décrétale liée à la reconnaissance et donc à
l’octroi des subsides de la FWB, tant pour elle et la Bibliothèque itinérante que pour les bibliothèques locales obligées d’adhérer au Catalogue collectif.
Ce Catalogue collectif namurois contribue à l’accès à la lecture pour tous et à la promotion globale de la lecture sous toutes ses formes. Sa
constitution progressive et sa mise en ligne avec ouverture vers le portail de la FWB se terminera avec l’intégration des données du Réseau local namurois. La mission se poursuivra par son élargissement à d’éventuels autres fonds documentaires susceptibles d’y adhérer, par l’instauration de la carte le cteur unique, par la mise en ligne et l’alimentation régulière du portail Iguana qui en assure la visibilité et permet l’intégration avec les usagers, par l’accompagnement technique quotidien des bibliothèques adhérentes ainsi que par la correction constante et l’harmonisation des données.

Activités

  • Catalographier
  • Surveiller la qualité des notices et du dédoublonnage et corrections systématiques et ponctuelles
  • Gérer les transferts virtuels de collections
  • Coordonner et suivre l’harmonisation des pratiques d’encodage (y compris réponses aux partenaires)
  • Accompagner les bibliothécaires locaux
  • Suivre des fichiers d’autorité (Rameau…) y compris réponses aux partenaires
  • Mettre en œuvre la carte unique de lecteur
  • Participer aux actions de valorisation des nouveaux supports (livres numériques…)
  • Participer à l’alimentation du portail interactif Iguana
  • Effectuer d’autres tâches bibliothéconomiques diverses (polyvalence)

Profil

  • Être titulaire d’un bachelier en Bibliothéconomie
  • Détenir les connaissances théoriques et/ou pratiques requises pour la mission
  • Connaître le cadre légal propre au développement culturel dans la Fédération Wallonie-Bruxelles et en Province de Namur, en particulier dans le domaine précis d’action (législation de la FWB sur la lecture publique)
  • Connaître très précisément les règles de catalogage et d’indexation
  • Catalographier rigoureusement (format Unimarc) et faire l’indexation CDU
  • Avoir des connaissances approfondies du système V-Sm@rt
  • Manier Electre et autres bases de données professionnelles
  • Avoir des compétences pédagogiques (être capable d’expliquer son travail à autrui)
  • Avoir l’esprit de réseau
  • Travailler en équipe
  • Faire preuve d’une facilité d’approche des nouvelles technologies, y compris réseaux sociaux
  • Gérer le stress
  • Faire preuve de rigueur et de précision
  • Être titulaire du permis de conduire de type B
  • Faire preuve de souplesse et de flexibilité dans les horaires

Offre

  • Temps partiel (19h)
  • CDD de 2 ans
  • Un employé de bibliothèque (classe 2 bis) est rémunéré dans l’échelle barémique D6. Estimation de la rémunération : Brute mensuelle indexée avec 0 année d’ancienneté à mi-temps – 1.127,74 EUR. Brute mensuelle indexée avec 6 années d’ancienneté à mi-temps – 1.342,47 EUR.
  • Octroi de chèques-repas d’une valeur de 7 EUR par jour presté (1,09 EUR quote-part travailleur et 5,91 EUR quote-part employeur) ;
  • Remboursement des frais de transports publics ;
  • Octroi d’une assurance soin de santé après un an d’occupation.

Modalités de candidature

Les candidatures doivent être adressées pour le 26 août 2018 au plus tard,

  • par pli simple, à Monsieur Jean-Alexandre VERDONCK, Directeur du Service de Gestion des Ressources Humaines, Rue Lelièvre n°6 à 5000 NAMUR
  • ou par mail, à l’adresse mathilde.gautier@province.namur.be

Sous peine d’irrecevabilité, elles seront impérativement accompagnées

  • d’un curriculum vitae détaillé
  • d’une copie du titre requis

Lien : https://www.leforem.be/HotJob/servlet/JobOffs.View?id=I31009708

 

Un service public recherche un Archiviste documentaliste, (h/f) A1

Mission

L’archiviste/documentaliste est responsable de la gestion de l’ensemble de la documentation du SIAMU devant être conservé afin d’en faciliter la consultation.

Il/Elle préserve la mémoire du service public en gérant la documentation. Par documentation nous entendons les photographies, les fichiers électroniques, les vidéos, les DVD, les livres, les brochures, les manuels, les notes de services et autres formats.

Il/Elle contribue au bon fonctionnement du SIAMU et véhicule les valeurs d’un service public de qualité en collaborant à une circulation optimale de l’information au sein du SIAMU et/ou vis’à’vis d’un public externe.

Activités générales

  •  Assurer la gestion documentaire des archives et autres documentations :
    • Rassembler et collecter les documents ;
    • Répertorier et classer les documents ;
    • Encoder les entrées et sorties de documents ;
    • Développer des procédures de classement et de consultation des documents.
  • Collaborer au développement et à la mise à jour d’un système de gestion informatisé ;
  • Guider et assister les utilisateurs dans leurs recherches :
    • Aider les utilisateurs à trouver l’information correspondant à leur besoin.
  • Suivre les demandes des utilisateurs et proposer des mises à jour de documentation ou l’acquisition de nouvelles pièces ;
  • Participer à l’application correcte et régulière des instruments de planification, gestion, contrôle et évaluation ;
  • Donner des instructions (le cas échéant), indications et/ou explications claires, précises, ‘proportionnées et adaptées concernant la tâche à effectuer ;
  • Identifier et signaler les problèmes et proposer des solutions ;
  • Assurer les tâches administratives liées à sa fonction et à l’organisation de son travail ;
  • Assurer la gestion des informations et documents nécessaires à l’exercice de la fonction;
  • Respecter les obligations des travailleurs en matière de bien-être au travail.

Profil

Etre au minimum détenteur d’un master en bibliothécaire’documentaliste/ information et communication ou diplôme en rapport avec la fonction.

Connaissances (théoriques, réglementaires, )

  • Connaissance du domaine des archives
  • Connaissance de l’organisation générale et des principes de fonctionnement du SIAMU;
  • Connaissance des missions et priorités de l’administration, du service et de la direction auxquels la fonction est rattachée et de la déclaration de politique générale ;
  • Connaissance (et/ou expérience) suffisante(s) relative(s) aux matières et réglementations traitées par la fonction;
  • Connaissances des procédures administratives générales.

Compétences pratiques / techniques (informatiques, procédures, )

  • Bonne maîtrise des outils informatiques indispensables au bon exercice de la fonction (Word, Excel, Powerpoint, etc.);
  • Techniques, méthodes et usage des outils nécessaires au bon exercice de la fonction.
  • Habilité à travailler en équipe ;
  • Outils et méthodes d’intelligence collective.

Lien : http://www.actiris.be/ce/tabid/204/language/fr-BE/Detail-d-une-offre-d-emploi.aspx?reference=700247