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Project Assistant and Document Controller (Antwerpen)

The Role

In charge of relationship between the Project Manager and Project Team.
Perform and support administrative functions for the project.
He/she is in charge of document management implementation, based on the FEED Contractor EDMS, through a specific Company SharePoint, on the Project FEED phase.

  • Manage project file systems, maintain automated database to report and Support preparation of documentation and presentation to management
  • Assist in all Admin Software related topics
  • Manage Project’s team office facilities and services (including IT as necessary)
  • Follow correspondences (letters, MOM, Recommendation) between Company and Contractor, Maintain Log
  • Coordinate absence, travel needs, schedules and meetings
  • Facilitate new comers integration, Vacation log in the CHEERS team (preparation of IT access,…)
  • Use an EDMS and Company share point in his day-to-day activities:
    • register and integrate contractor-produced documents; register transmittal sheets in, define and launch review work-flows, maintain the distribution matrix for this purpose, follow up and expedite reviewing process
    • compile commented document; prepare transmittal sheets out and transmit back to contractor.
  • Control the conformity of contractor-issued documents:
    • use special tools enabling automatic control.
    • comment on conformity of documents to the Review Leader
  • Perform the following other duties:
    • compliance with procedures and specifications, possibly proposing improvements
    • support the Project team in the use of EDMS,
    • maintain and archive a set of master hard copies of drawings or other documents, as required.
    • Checks the progress of documents production by Contractor in coordination with Progress & Planning engineer
  • Prepares the handover of FEED dossier to one Partner and the filing of Project document to archives.

Essential Skills / Qualifications

  • Previous experience in a Project taskforce and multinational environment
  • Excellent skills with MS office package Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
  • Previous and solid experience with EDMS on Projects as well as SharePoint software
  • Ability to work under pressure with minimal supervision to tight deadlines.
  • Fluency in English, spoken and written
  • Ability to pay attention to detail and follow up tasks independently
  • Good communication and organization skills
  • Ability for remote working and manage time effectively


Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant :

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What will you be doing as an Information Management consultant at delaware?

  • As an enterprise content management/information management specialist, you create an overview of all the information flows.
  • You devise and develop information solutions for your customers based on one of the various technologies in our portfolio.
  • You set up an information architecture and partly configure the solution yourself, enlisting the help of developers where necessary.
  • Needless to say, you also monitor the integration and testing process.
  • You manage projects from start to finish: you translate your customer’s needs into a blueprint and technical design, take care of the implementation and configuration and hold the necessary workshops and training courses for the customer.
  • You also regularly provide input into ERP projects to ensure that any information gaps are filled.
  • You’re the type of consultant who takes the customer by the hand and points out the opportunities and potential threats. In other words, you’re not afraid to take the lead.
  • You also regularly put your expertise to good use to help the sales team in the pre-sales phase.

Our clients come from every conceivable industry and our projects are very diverse, so there will be plenty of variety – but that also demands the necessary degree of flexibility from you as a consultant.

Do you have what it takes to become a delaware Information Management consultant?

  • You have a minimum of 3 years’ experience in information management and have already successfully completed various projects.
  • You’re experienced in Business Process Model and Notation (BPMN).
  • You have some knowledge of JQuery, JavaScript and object-oriented programming languages such as Java or C# and you understand how relational databases such as SQL Server and/or Oracle work.
  • Experience with ERP packages such as SAP is an advantage.
  • You’re broadly interested in, and are quick to get to grips with, all kinds of business processes (e.g. within manufacturing, sales, purchasing, …) and every possible type of information that can be found within companies.
  • Are you a team player who spontaneously takes colleagues under your wings and coaches them as necessary? If so, read on!
  • Can you communicate fluently in Dutch or French as well as English?
  • Do our company values appeal to you? We take care of our employees and customers, we are committed, enterprising and respectful, and we do everything based on a sense of positive team spirit.

Want to discover more?

You can find out more about delaware on our website. Or get a sense of what it’s like to work for us here, but we’re even nicer in real life!
So come see us in Ghent, Antwerpen, Wavre, Kortrijk or Lummen.

Are you keen to help us grow our Enterprise Information Team? Click the Apply Now button below and hopefully we’ll get to meet each other soon!
Is there anything that we forgot to tell you? Do you have questions about this vacancy or in general? Please feel free to contact us, we really want to hear from you.


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Job Description

Scope, Mission

The documentation team is part of the Innovation and Development department. Its mission is to provide most of the user documentation package for all accelerator-based IBA business lines (Protontherapy, Radiopharma and Industrial Solutions). It is a team composed of several technical writers and documentation assistants.
Deliverables are either user-oriented (e.g. user guides, safety manuals) or for internal use (e.g. project bill-of-material-based technical documentation packages). Every deliverable is important for project delivery, regulatory and safety as well as maintenance purposes. The documentation team also ensures that translations of these documents are ordered and delivered in a timely manner.


As documentation team manager, you interact with several stakeholders to capture the requirements and content of the documentation and then manage the team in order to meet the demand of the various IBA business lines. Your role includes, among others:

  • organizing activities, allocating and planning resources effectively
  • being responsible for the content of the documents issued by your team (order, clarity, conciseness, style, layout, terminology and elements of regulatory compliance)
  • ensuring and following translation of key documents/manuals
  • identifying and providing development opportunities for your collaborators, growing their technical skills and product knowledge
  • ensuring the team’s specific tools are maintained and efficient


Requirements, skills and assets

  • Experience in technical documentation for complex products, preferably in the medical device sector
  • Demonstrated skills in people management, directing and empowering people, supervising and undertaking actions
  • Positive mindset, ability to communicate and convince
  • Interest for the IBA products and technical curiosity a must
  • Knowledge of edition platforms (Author-IT, Framemaker) an asset
  • Language skills: French, English. Other languages are an asset


IBA offers you the opportunity to realize great achievements in the fight against cancer. Our employees are perceived as passionate, pragmatic and result oriented people dedicated to develop leading edge technologies to protect, enhance and save lives !

If you are stimulated by multicultural challenges, we offer you the opportunity to join a team of more than 40 nationalities working on more than 45 different sites on 3 continents.

IBA offers you a competitive performance based compensation package and a flexible work environment. You have real possibilities to evolve within IBA’s worldwide, leading organization and to create your own career path, supported by training programs to acquire new skills and ensure they stay sharp.

As an Equal Opportunity Employer IBA is committed to a diverse workforce.


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Tâches principales

  • Encodage de supports divers (monographies, périodiques, manuels scolaires …) dans le logiciel PMB.
  • Indexation de documents principalement sur base d’un thésaurus ainsi que du répertoire d’autorité-matière Rameau ;
  • Attribution de côtes de rangement aux documents principalement sur base système déjà mise en place par le centre de documentation ;
  • Dépouillements de périodiques
  • Équipement des supports documentaires ;
  • Accueil des classes lors de diverses animations ;
  • Gestion des prêts, retour, retard
  • Gestion du prêt de matériel pédagogique (logiciel GRR)


  • Dynamisme, disponibilité, esprit collaboratif et d’initiative.
  • Esprit logique.
  • Autonomie dans le travail.
  • Se sentir à l’aise avec un public d’adolescents
  • Bonne connaissance des règles de catalographie, d’indexation et de la CDU.
  • La connaissance du logiciel PMB et la maîtrise de la gestion de portails est un plus
  • Bonne connaissance de la suite Office.


1/5 temps à durée déterminée (7 mois) à partir de septembre 2020, soit une journée par
semaine (lundi).


Le candidat devra fournir :

  • un CV
  • une lettre de motivation manuscrite
  • une copie de son diplôme
  • un extrait du casier judiciaire récent (modèle 2)

Les candidatures devront parvenir au Collège Saint Pierre par mail :


  • Description du poste :

Détaché au service Gestion Documentaire, vous aurez à gérer des documents projets : documents ingénierie (plans, spécifications, modes opératoires…) et documents fournisseurs :

  • Enregistrement des documents suivant leur état dans une base de données (Doc Center), traçabilité des envois/réceptions au Client pour acceptation, classement sur le serveur, diffusion, archivage dans une GED (formation prévue)
  • Edition des listes de documents applicables (LDA) par projet, suivi des validations par client, relances éventuelles
  • Scan de certains documents : stockage des versions PDF après validation, gestion des envois par courrier, mail ou liaison informatique
  • Gestion des RFF (Rapport de fin de fabrication) copie, scan, CD, vérification des documents, pagination….et envoi aux clients.


  • Exigences : formation en gestion de l’information et du document, bac+2 minimum

Lecture de plans (cartouche), de spécifications, de modes opératoires usinage/soudure

Pratique d’Excel et des bases de données.

Anglais lu écrit

  • Qualités : Rigueur, facilité à communiquer avec interlocuteurs internes techniques et à leur imposer une rigueur de gestion.
  • Les plus :

Connaissances techniques

Avoir travaillé dans un service documentaire

  • Lieu : Nivelles (Belgique)
  • Rémunération : 2100€ à 2350 € brut mensuels selon l’expérience

Contact : 03 27 09 19 90

  • Niveau hiérarchique


  • Type d’emploi

    Temps plein

  • Fonction



Lien :

Description de fonction

Le service Support Indemnités a pour principale mission de garantir un traitement et une application correcte, efficace et humaine de la réglementation propre aux revenus de remplacement. Le service, constitué d’une équipe d’une vingtaine de collègues, concentre son activité sur la gestion des connaissances, la gestion des processus et la politique. Ces équipes soutiennent les mutualités et les services du Secrétariat national dans l’exécution de cette réglementation par l’analyse, l’information et la formation, l’élaboration de méthodes de travail et la gestion des processus de travail.
Votre fonction :
• Au sein de l’équipe revenus de remplacement, vous êtes le spécialiste concernant la réglementation et les législations apparentées. Vous traduisez cette règlementation en textes et instruments exploitables pour les mutualités.
• Vous entretenez les contacts nécessaires avec les décideurs de la MC, mais aussi avec des interlocuteurs des mutualités et des autres services du Secrétariat national.
• Vous soutenez intrinsèquement le réseau des gestionnaires de connaissances au sein des mutualités.
• Vous répondez de façon claire et structurée aux questions relatives à votre domaine de connaissances.
• Vous participez aux groupes de travail en tant qu’expert et y défendez un point de vue soutenu basé sur une bonne préparation.
• Vous veillez à la bonne circulation des informations et à un feed-back aux collègues dans et en dehors du service.
• Vous soutenez les équipes agiles en contribuant au niveau des exigences légales concernées, en publiant des procédures destinées aux utilisateurs finaux au sein des mutualités ainsi qu’en développant une communication uniforme vers les membres et en répondant aux questions théoriques et pratiques des utilisateurs finaux et des autres services
• Vous formez les collaborateurs internes, encadrez les intervisions et les groupes d’experts.


• Vous êtes titulaire d’un diplôme de bachelier ou équivalent par expérience.
• Vous disposez de bonnes capacités didactiques et avez la plume facile.
• Vous procédez de manière orientée client.
• Vous maîtrisez l’art de traduire des textes en procédures et informations compréhensibles.
• Vous êtes focalisé·e sur la collaboration.
• Vous êtes organisé·e, prenez des initiatives et vous vous chargez des missions de manière proactive.
• Vous savez faire face à la résistance.


Nous vous offrons un contrat temps-plein à durée indéterminée.

A la MC, votre travail a un impact sur la société. Chaque jour, vous faites la différence pour nos membres. Vous pouvez compter sur une enveloppe salariale diversifiée et compétitive, tout en préservant l’équilibre entre travail et vie privée. Mais cela ne s’arrête pas là. Car si vous le souhaitez, vous pouvez saisir de nombreuses opportunités. Nous vous proposons des formations et des possibilités d’évolution. Vous avez l’occasion de prendre des initiatives. Et vous collaborez à des projets riches en défis. Une chose est sûre : chez nous, vous pouvez vous développer. Comme pour tout collègue de la MC, une conclusion s’imposera bien vite à vous : chez nous, ça vit!


Intéressé·e par cette fonction ? N’hésitez pas et sollicitez immédiatement en ligne en cliquant sur le lien ci-dessous. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature !

Pour plus d’informations sur la procédure de sélection, vous pouvez prendre contact avec Ann De Wit ( Pour plus d’informations sur la fonction, vous pouvez prendre contact avec Jurgen Berthels (