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Documentation controler (Ausy - Marcinelle)

Votre travail

Avec l’équipe projet vous êtes responsable du processus documentaire lié au projet

Vous contrôler le flux documentaire : template,references,versions…

Vous assignez les references si neccessaire et préparez les dossiers de documentation aux clients ou fournisseurs ou sous-traitants

Vous tenez à jour le reporting sur le flux de documentation et prenez les actions vers les départements concérnés pour la documentation manquante

Vous mettez à jour ou créer les templates de suivi de documents

Vous rapportez les indicateurs au site manager documentation pour qu’il puisse mettre à jour les KPI

Votre profil

Vous avez une experience d’au moins trois années dans la gestion documentaire

vous êtes rigoureux,organisé

Vous avez un bon niveau d’anglais lu et écris

Le pack office vous est familier

Une connaissance du logiciel  » Lascom  » gestion documentaire est un plus.

Vous avez un niveau Bachelor

Vos avantages

Contrat projet longue durée pouvant déboucher sur un CDI chez Ausy

Package :
– Chèques-repas de 7€ par jour presté
– Eco-chèques de 250€/an
– Frais forfaitaires de 50€ net/mois
– Voiture de société OU remboursement des trajets à 100% aller-retour
– Prime de fin d’année
– 20 jours de congés légaux + 12 jours de récupération par an (38/40)
– Assurance hospitalisation
– Assurance groupe
– Formations
– Cadeaux pour événements spéciaux

Votre employeur

Notre client est un équipementier ferroviaire leader international de son marché et acteur incontournable de l’évolution technologique de projets liés au rail.

Lien : https://www.ausy.be/fr/carriere/jobs/documentation-controler-90766

Bureau van Dijk is a Moody’s Analytics company.

We capture and treat private company information for better decision making and increased efficiency. Our flagship product Orbis delivers information on over 310 million private companies – it’s the world’s most powerful comparable data resource on private companies.
We show what companies do, how they’re performing, the people that run them, and who owns them.

Our solutions are used by companies, governments and the public sector, academics, financial institutions and professional service firms across the globe. They use them for many different types of projects, all with a common theme – efficiency. Our markets include: credit risk, compliance and financial crime, supplier risk, tax and transfer pricing analysis, data management and business development and strategy.

We have around 1000 employees working in more than 30 offices across the globe.

Job Description

This role is responsible for maintaining, documenting and improving databases that are made available online to subscribers, and for responding to and assisting clients with their data-related requests. You will be assigned a geographical coverage or area of specialism where you will search and document information.

This is an initial limited duration contract of 6 months.

  • Maintain company’s historical databases that are available online to subscribers in a timely and accurate manner.
  • With the help of an aggregated news service and via primary internet research you will download and process all news articles relating to your area/specialism. Improve existing processes and procedures to enhance the speed and accuracy of our updates.
  • Expand existing data offering with additional economic or demographic statistics about a geography or area (indicators) and new sources of data
  • Provide top quality documentation, such as internal procedures and any information regarding the collection methods, definitions, and frequently asked questions for an economic or demographic statistic (indicator).
  • Maintain quality standards by contributing to peer – to – peer checking procedures.

Qualifications

  • Fluent in English and French, additional fluency in Korean or Vietnamese is an advantage.
  • Knowledge of Microsoft Office suite (word, outlook, excel etc)
  • Good organization verbal and written communications skills
  • Ability to multi-task and adapt to shifting priorities
Moody’s is an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, disability, protected veteran status, sexual orientation, gender expression, gender identity or any other characteristic protected by law.
Candidates for Moody’s Corporation may be asked to disclose securities holdings pursuant to Moody’s Policy for Securities Trading and the requirements of the position. Employment is contingent upon compliance with the Policy, including remediation of positions in those holdings as necessary.

Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant :

https://www.linkedin.com/jobs/view/1917989773/

Faculté : Services interfacultaires
Département : Bibliothèque Universitaire Moretus Plantin (BUMP)
Date d’entrée en fonction : 1/10/2020
Grade : premier agent spécialisé filière administrative
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion
Poste : Allocation (au cadre)
Référence : 6520-54

Tâches

Sous la direction de la BUMP, la personne engagée travaillera essentiellement la semaine, en soirée et les week-ends, à raison de 50 %, du lundi au jeudi du 01/10/20 au 10/12/20 jusqu’à 20h00, les vendredis jusqu’à 17h00. À partir du 12/12/20 et jusqu’au terme du contrat, elle officiera du lundi au dimanche jusqu’à 21h00 (période blocus), selon un système de rotation avec les membres de l’équipe en horaires décalés.

Celle-ci, en collaboration avec les autres membres de l’équipe, assumera les tâches suivantes:

  • participer à la catalographie des ouvrages de la bibliothèque,
  • gérer le poste d’accueil (renseignements, prêt, inscription),
  • gérer le poste des consultations (recherche d’ouvrages en magasin, orientation, surveillance, reserve room),
  • veiller à faire respecter le règlement,
  • assurer le prêt entre bibliothèques,
  • prodiguer des informations et faire des visites guidées,
  • participer selon les besoins à d’autres tâches bibliothéconomiques au sein de la bibliothèque.

Profil

La personne candidate sera titulaire d’un baccalauréat/graduat en bibliothéconomie­documentation.

Compétences et qualités requises:

  • capacité d’intégration dans une équipe,
  • sens de l’accueil, du contact et de la communication (critère prioritaire),
  • capacité à faire respecter les consignes de manière assertive,
  • flexibilité (travail en journée à certaines périodes de l’année),
  • aptitude au travail autonome,
  • connaissance de base de l’anglais,
  • bonne culture générale,
  • bonne capacité rédactionnelle,
  • maîtrise des outils informatiques (SIGB, OPAC, suite Office, Google drive),
  • faculté d’adaptation à des taches nouvelles.

La maîtrise des outils bibliothéconomiques sera considérée comme un atout.

Renseignements complémentaires

Marie-France JUCHERT, responsable de la Bibliothèque Universitaire Moretus Plantin

Contact: direction.bump@unamur.be

Remarques

Contrat: il s’agit d’un contrat de remplacement dans le cadre d’un congé de maternité.

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un CV et d’une lettre de motivation, doit être adressée par mail à candidature@unamur.be pour le 27/07/2020 au plus tard.

Lien : https://jobs.unamur.be/emploi.2020-07-06.2885114996

Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant :

https://www.regiotalent.be/vacature/bibliotheekassistent-halftijds/2502359

Employeur

Le service de la Culture de la commune de Woluwe-Saint-Lambert est le lieu de convergence des courants culturels de la commune. Il participe à l’élaboration de la vie culturelle locale et joue un rôle de lien entre le secteur associatif socioculturel et le secteur administratif.

Il organise des évènements culturels et des expositions d’arts plastiques, développe, en synergie avec le service Information-Communication et les associations socioculturelles, l’information au public sur les différents aspects de la vie culturelle dans la commune.

Le service assure le suivi des demandes ponctuelles du public et, dans le cadre de propositions de projets socioculturels, la mise en contact avec les services communaux et les asbl concernées par le sujet.

Le Centre Albert Marinus a été créé en 1980, en l’honneur d’Albert Marinus, sociologue, folkloriste et humaniste de réputation internationale.

En tant qu’association sans but lucratif, il poursuit un triple but scientifique :

  • la sauvegarde et la diffusion des écrits d’Albert Marinus ;
  • la poursuite de la recherche en matière de patrimoine immatériel et de sociologie selon ses conceptions en encourageant ou en développant des études axées sur ces sujets ;
  • la sensibilisation du public au patrimoine immatériel, aux arts et traditions populaires en tant que patrimoine culturel, mais aussi en tant qu’outil de connaissance et de réflexion sur la vie sociale.
Contenu de la fonction

En tant que documentaliste/gestionnaire de projet, vous (h/f/x) :

  • assurez la conservation, la gestion et l’accessibilité du centre de documentation (volet « Centre Marinus ») comprenant une bibliothèque, une photothèque, une diathèque et une vidéothèque. Il en va de même pour le patrimoine communal (volet « Musée ») ;
  • Garantissez la pérennité des pièces conservées (tant pour le musée que pour le centre) et leur accès aux chercheurs et au public, de manière à créer un lieu de référence du patrimoine oral et immatériel, du folklore et des traditions populaires ;
  • Participez à la bonne organisation des expositions organisées par le musée communal.
Tâches principales

Pour ce qui concerne la gestion du centre de documentation :

  • Enregistrement des entrées journalières avec un numéro d’identification ;
  • Classement par thème des ouvrages entrants dans le fichier bibliothèque selon la méthode « Hoffmann-Krayer » ;
  • Commande de livres destinés à étoffer le centre de documentation ;
  • Contact avec les lecteurs et les personnes effectuant des recherches et préparation des livres et documents choisis lors de leur venue ;
  • Echanges d’ouvrages entre différentes associations.

Pour ce qui concerne la gestion des collections :

  • Mise à jour l’inventaire des collections et du patrimoine communal ;
  • Suivi auprès des assurances ;
  • Suivi des dossiers de restauration et de prêt d’œuvres d’art.

Pour ce qui concerne la gestion administrative :

  • Rédaction de rapports au Collège ;
  • Organisation des transports et gestion des bons de travail ;
  • Tenue du fichier adresses des membres du Centre Albert Marinus et du Musée communal ;
  • Gestion du courrier et du feuillet trimestriel ;
  • Enregistrement des inscriptions du public aux activités proposées ;
  • Participation au montage et à l’animation des expositions.
Profil
  • Disposer de minimum 2 années d’expérience dans le domaine culturel
  • Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable ;
  • Déterminer les différentes phases nécessaires à la réalisation de différents projets
  • Etre organisé, rigoureux et autonome
Atouts
  • Bilinguisme FR/NL
  • Expérience dans la fonction de documentaliste/gestionnaire de projet
Condition

Certificat d’enseignement secondaire supérieur (C.E.S.S.) ou équivalence de diplôme correspondante

Offre

Contrat à durée indéterminée (temps plein).

Traitement de départ minimum au grade C1, échelon 0 (C.E.S.S) : 2.059,29 EUR (salaire mensuel brut, déjà adapté à l’index actuel, primes et ancienneté non comprises).

Possibilité de valoriser les années d’expérience et de bénéficier d’une indemnité linguistique.

Avantages : chèques-repas, formations, assurance hospitalisation, gratuité des transports en commun, 30 jours de congé par an, télétravail.

Intéressé(e) ?

Envoyez-nous votre curriculum vitae et votre lettre de motivation par courriel à l’adresse suivante : emploi@woluwe1200.be en mentionnant la référence 2020-020.

Attention : seules les candidatures correspondant au profil recherché seront prises en considération.

Lien : https://fr.woluwe1200.be/recrutement-documentaliste-gestionnaire-de-projet-pour-le-musee-communal-et-le-centre-albert-marinus-h-f-x

Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant :

https://www.roberthalf.be/nl/vacature/kortenberg/data-quality-assistent-kortenberg/06360-0011495666-benl

En tant qu’ Archiviste et Bibliothécaire, vos responsabilités sont les suivantes :

  • La gestion de la bibliothèque (commandes, encodage, classement, reliures, étiquetages…)
  • La numérisation de certains périodiques juridiques
  • La gestion du poste et du module de prêt/retour
  • Le knowledge management, càd, les recherches de textes juridiques à réaliser à la demande des avocats ainsi que la consultation de diverses bases de données juridiques.
  • Le traitement d’archives papiers (ainsi qu’électroniques) et de la destruction de celles-ci.
  • L’élaboration, mise à jour, mise en œuvre et évaluation de politiques d’archivage ;
  • La gestion des différents intervenants externes lié à l’archivage et destruction.

Les qualifications requises pour la fonction d’ Archiviste et de Bibliothécaire comprennent:

  • Vous êtes en possession d’un Bachelier axé bibliothécaire ou archiviste ou vous disposez d’une formation équivalente et pouvez-vous prévaloir de quelques années d’expérience dans ces domaines acquises si possible dans le monde juridique,
  • Vous avez une connaissance parfaite du français avec de bonnes bases de néerlandais (ou inversement),
  • Vous avez de bonnes connaissances dans les logiciels et applications liés à la gestion de bibliothèques ou de l’archivage.

Offre :

  • Nous vous offrons un emploi permettant la prise d’initiatives et beaucoup d’autonomie, une ambiance de travail agréable au sein d’un cabinet de qualité et une rémunération assortie d’avantages extralégaux,
  • Un job plein de défis et d’opportunités d’épanouissement dans une association dynamique,
  • Un contrat permanent de 19h/semaine.

Type d’emploi : Temps Partiel, CDI

Expérience:

  • Archiviste/ bibliothécaire: 1 an (Souhaité)

Télétravail:

  • Non

Lien : https://emplois.be.indeed.com/voir-emploi?cmp=Janson&t=Archiviste+Documentaliste&jk=e60eb29da79d0a8b&q=Biblioth%C3%A9caire,+Documentaliste,+Archiviste&vjs=3

Contenu de la fonction

Orienter les activités du service Bibliothèque francophone

  • Définir les objectifs du service (objectifs opérationnels et actions) ainsi que leurs indicateurs (réalisation / résultats)
  • Insuffler les objectifs et les démarches transversales de l’administration (Qualité, Développement durable, Sécurité, santé et bien-être au travail, Mission Statement, Diversité, …) au sein du service
  • Adapter les procédures et les offres de service à l’évolution des attentes du public interne ou externe
  • Anticiper les tendances, les risques, les opportunités, l’évolution de la législation, les besoins en matière de lecture publique en FWB et en tenir compte dans les activités
  • Alimenter, ajuster et évaluer les priorités fixées dans le plan de développement de la lecture.

Coordonner les activités du service Bibliothèque francophone sur le plan opérationnel

  • Planifier et répartir le travail en fonction des effectifs
  • Gérer les prestations des collaborateurs (congés, absences, …) du service
  • Soutenir ses collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes
  • Animer les réunions de service
  • Résoudre les problèmes pratiques du service
  • Superviser les résultats et apporter un feedback aux collaborateurs concernant leur travail
  • Faciliter la communication (descendante ou ascendante)
  • Traiter les courriers entrant, superviser les courriers sortants et valider les décisions et délibérations dans BOS
  • Concevoir les prévisions et modifications budgétaires et en assurer la bonne gestion en collaboration avec le service GEFICO
  • Piloter la rédaction des rapports annuels auprès des instances subsidiantes et de la commune.

Développer les collaborateurs du service Bibliothèque francophone

  • Rédiger les descriptions de fonction contextualisées
  • Fixer les objectifs individuels et/ ou collectifs des collaborateurs du service
  • Evaluer les collaborateurs du service
  • Cibler les besoins en développement de ses collaborateurs
  • S’assurer que chacun des travailleurs participe aux formations organisées ou certifiées par le Service de lecture publique de la fédération Wallonie-Bruxelles

Prendre soin des aspects humains au sein du service Bibliothèque francophone

  • Gérer des situations humaines difficiles
  • Favoriser le bien-être au travail des collaborateurs du service
  • Bâtir la cohésion et faire travailler les collaborateurs  ensemble
  • Donner du sens au travail
  • Trouver des compromis entre les attentes des différentes parties prenantes (clients, hiérarchie administrative et/ou mandataires politiques, collaborateurs)
  • Entretenir une bonne collaboration avec les managers des autres services communaux, dans le cadre d’un esprit d’équipe inter-services

Assurer la sécurité et le bien-être des travailleurs, tant en matière de prévention que de gestion des risques

  • Exécuter la politique de bien-être au travail définie par l’employeur
  • Formuler des propositions et des avis pour améliorer le bien-être au travail
  • Réaliser l’analyse des risques des équipements et des postes de travail sous leur responsabilité en collaboration avec le SIPP
  • Examiner les statistiques des accidents de travail de son service pour trouver des solutions
  • Faire des constatations qui peuvent contribuer à améliorer le système dynamique de la gestion des risques
  • Rédiger les fiches de risques du service

Représenter le service Bibliothèque francophone en interne et à l’externe

  • Assister au débriefing collège
  •  Participer à la politique culturelle de la commune,  du centre culturel et autres partenaires culturels communaux.
  • Participer aux réunions de la bibliothèque centrale, du service de la lecture publique et du bassin de lecture du nord-ouest de Bruxelles.

Gérer des dossiers / projets / activités spécifiques à la Bibliothèque francophone de manière opérationnelle

  • Créer un fond documentaire en fonction des demandes et de l’actualité et veiller à la mise en valeur des collections
  • Organiser et créer des animations, des ateliers, des événements, des formations à destination des différents publics pour le développement de la lecture sur le territoire.
  • Organiser ou participer à des partenariats avec des institutions et associations socio-culturelles pour promouvoir la lecture auprès des publics éloignés/empêchés de la lecture
  • Proposer et réaliser des formations et contribuer à l’éducation permanente.
  • Contribuer à réduire la fracture numérique
  • Construire, évaluer et mettre en œuvre le plan de développement de la lecture
  • collaborer, participer ou initier des projets avec la bibliothèque néerlandophone, les bibliothèques du bassin nord-ouest (Berchem, Molenbeek, Ganshoren, Koekelberg et Laeken) ainsi qu’avec les autres bibliothèques de la région.

Profil

  • Diplôme demandé : Master en sciences de la communication et de l’information ou tout autre Master pouvant être utile à la fonction à condition d’avoir obtenu au préalable un bachelier OU un brevet de bibliothécaire-documentaliste
  • Les candidats porteurs d’un diplôme étranger peuvent participer à la sélection à condition qu’ils aient obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande
  • Disposer du brevet linguistique Selor, écrit (article 8) et oral (article 9 ou 10) ou être disposé à le réussir est un atout

COMPÉTENCES MANAGÉRIALES

  • Accompagner / coacher
  • Développer une relation de confiance et autonomiser ses collaborateurs
  • Développer une vision
  • Diriger une équipe
  • Gérer les conflits
  • Organiser le travail des collaborateurs
  • Travailler orienté solutions

SAVOIR ETRE

  • Analyser
  • Communiquer
  • Construire un réseau
  • Négocier
  • Savoir écouter
  • Structurer son travail
  • Travailler orienté-résultats
  • Trouver des solutions

 

Niveau

  • Master (diplôme universitaire ou enseignement supérieur de type long)

Offre

  • Contrat à durée indéterminée à temps plein
  • Prestations de 7h36 en horaire décalé du lundi au vendredi entre 8h30 et 19h (matin, soir, week-end, été, hiver) et 1 samedi par mois de 9h15 à 16h, interventions ponctuelles, prestations d’urgence hors plages horaire normal quand nécessité de remplacement ;
  • Rémunération brute adaptée à l’index actuel à l’échelle barémique de niveau A (niveau Master sans ancienneté) : niveau A : 2.938,37€ ;
  • Valorisation de l’ancienneté sur base des attestations d’occupation des employeurs précédents pour les fonctions antérieures utiles
  • Chèques-repas
  • Prime linguistique en cas d’obtention du brevet linguistique Selor (épreuves écrite et orale)
  • Remboursement 100% des trajets domicile-travail en transport en commun (sncb, stib, tec, delijn)
  • NB : Les frais de déplacement en voiture (essence, stationnement) ne sont PAS pris en charge, et l’administration n’offre pas de facilité en la matière.
  • 26 jours de congés légaux
  • Récupération des heures supplémentaires sous forme de congés
  • Possibilité de suivre des formations
  • Prime de fin d’année

Contrat: Contractuel

Régime de travail: À plein temps

Postuler

Postulez directement en ligne avec tous* les documents suivants:

– CV

– Copie du diplôme

*Seules les candidatures complètes (incluant tous les documents requis) et introduites en ligne (PAS
d’envoi par email) seront prises en considération.

Les candidats porteurs d’un diplôme étranger peuvent participer à la sélection à condition qu’ils aient
obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande

http://jobs.jette.irisnet.be/fr/index.aspx

Données de contact

Stéphanie ZIOLKO
P: 0490522219
E: sziolko@jette.irisnet.be

Lien : https://www.selor.be/fr/emplois/job/XFC20094/Chef-du-service-Biblioth-que-francophone-m-f-x

Emplacement principal : Belgique-Bruxelles
Organisation : OTAN SI
Horaire : Temps plein
Salaire (Base de paie) : 3 143,93Euro (EUR) Mensuelle Grade B.2
Description
1. RÉSUMÉ

Les Archives de l’OTAN travaillent sous l’autorité du Comité des archives. Placées sous la direction de l’archiviste de l’OTAN, elles ont pour responsabilités principales le repérage des informations ayant une valeur permanente, la gestion globale des fonds d’archives de l’OTAN et l’application de la politique relative à la mise en lecture publique. Pour s’acquitter de leur rôle, les Archives de l’OTAN donnent des orientations sur les questions ayant trait à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives à l’échelle de l’Organisation, elles collectent les informations OTAN à valeur permanente auprès des organismes civils et militaires de l’OTAN, elles organisent et conservent ces informations, quel qu’en soit le support, et elles rendent accessibles les informations OTAN mises en lecture publique.

La/Le commis(e) (archives) relève de la/du chef de l’Unité Acquisition et gestion des fonds. Elle/Il fournit un soutien pour le traitement et la gestion des archives analogiques, numérisées et nées numériques. Elle/Il est également amené(e) à apporter un soutien, sur les plans de la logistique, de la technique et de la présentation d’exposés, aux réunions et aux ateliers du Comité des archives ainsi qu’à d’autres activités organisées par les Archives de l’OTAN. Suivant les instructions reçues, elle/il veille à ce que le soutien nécessaire soit fourni d’une façon efficace, qui réponde aux besoins des clients et qui soit conforme aux politiques et aux procédures de l’OTAN relatives à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives et à la gestion de l’information. Elle/Il fournit des références aux clients, répond à des questions portant sur les procédures de travail et recueille les documents administratifs relatifs à la conservation et à la disposition provenant de l’ensemble de l’Organisation. Elle/Il est responsable de l’application correcte et uniforme des procédures de travail pertinentes et des règlements relatifs à la sécurité de l’information.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE


ACQUIS ESSENTIELS

La/Le titulaire du poste doit :

• avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;
• avoir un an d’expérience dans des fonctions de gestion d’archives courantes, intermédiaires ou définitives, ou dans des tâches s’y rapportant ;
• avoir de bonnes aptitudes en matière de contact avec les clients et de communication ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau I (« débutant ») dans l’autre ;
• être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service, selon les besoins.

ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :

• une formation reconnue en science de l’information, en gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives ou en histoire ;
• une connaissance des bonnes pratiques et des normes internationales dans le domaine de la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives, et une bonne maîtrise de la gestion du cycle de vie des documents ;
• une connaissance du traitement archivistique, et notamment des aspects relatifs à l’évaluation archivistique, à la rédaction de descriptions archivistiques et à l’organisation de collections et de fonds d’archives ;
• une connaissance des bonnes pratiques de conservation numérique et une expérience des outils et des processus de conservation numérique ;
• une connaissance des systèmes d’information et de communication, des logiciels bureautiques actuels et de leur application au traitement de documents et à la tenue de dossiers ;
• une expérience professionnelle dans un environnement international ;
• le niveau de compétence II (« élémentaire ») dans la seconde langue officielle de l’OTAN.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES


Gestion de l’information
Suivant les orientations reçues, recueille et transfère les archives intermédiaires et définitives provenant de diverses autorités d’origine de l’OTAN. Conserve les archives intermédiaires et définitives de l’OTAN jusqu’à la détermination de leur sort final, s’assurant qu’une évaluation appropriée a été effectuée selon les politiques de conservation et de détermination du sort final. Suivant les orientations reçues, facilite la destruction des informations à valeur temporaire. Aide à assurer la conservation des documents, quel qu’en soit le support, qui ont une valeur à long terme et qui sont détenus par les Archives de l’OTAN. Utilise des outils de conservation modernes pour la préparation, la description, l’enregistrement et la gestion des documents OTAN dans le cadre du processus de conservation à long terme.

Planification et exécution
Suit les procédures de travail et les lignes directrices relatives à la numérisation des documents quel que soit le format hérité, notamment des documents sur support papier et des divers dispositifs de stockage électronique. Effectue des tâches de traitement des supports et des fichiers électroniques, en utilisant le matériel bureautique approprié et les logiciels pertinents. Fait en sorte que les fournitures appropriées soient disponibles pour les équipements et que les activités essentielles de maintenance des équipements soient effectuées.

Gestion des parties prenantes
Aide à répondre aux demandes d’information internes et fournit un service de qualité aux clients dans l’ensemble de l’OTAN. Est à même de cerner et de traiter les besoins des clients et de faire des observations sur les solutions possibles. Fait preuve de tact et de diplomatie dans ses contacts avec les membres du personnel et avec les utilisatrices/utilisateurs, quel que soit leur rang. Aide à établir des relations solides et durables avec les clients et fait en sorte que les clients appliquent aussi tous les aspects de la politique relative à la gestion des archives courantes et intermédiaires de l’OTAN ainsi que des politiques connexes.

Gestion de projet
Selon les orientations reçues, contribue aux projets mis en place par les Archives de l’OTAN, qui peuvent porter sur de multiples aspects de la gestion archivistique. Contribue à la réalisation des buts agréés pour les projets et trouve un juste équilibre entre le temps consacré aux projets et le temps consacré aux tâches ordinaires. Fournit un soutien administratif et technique aux projets.

Gestion des connaissances
Effectue des recherches, aide à rédiger des projets de rapport et collecte les contributions pour les projets de politique et les comptes rendus de réunion. Assure la supervision, l’application et le suivi des mesures de conservation préventive et de contrôle relatives aux dépôts des Archives de l’OTAN et à leurs fonds d’archives.

Développement de l’expertise
Se tient au courant, de manière proactive, des récentes procédures de travail et lignes directrices concernant les politiques de l’OTAN relatives à la gestion de l’information et à la sécurité. Développe en continu ses connaissances et son expertise dans le domaine de la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives. Acquiert une bonne connaissance des exigences en matière de conservation, ainsi que des outils et processus de conservation numérique relatifs aux collections OTAN ayant une valeur permanente. Se tient au courant des nouveaux développements et des bonnes pratiques concernant les technologies et les processus de conservation numérique. Entretient ses connaissances de la structure, de l’histoire et de l’évolution de l’Organisation. Adopte une approche novatrice du travail et est en mesure de s’adapter à un environnement technique et organisationnel en évolution. Participe à des formations si besoin est.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS


La/Le titulaire du poste relève de la/du chef de l’Unité Acquisition et gestion des fonds pour l’exécution de toutes les fonctions principales décrites ci-dessus et pour toutes les autres responsabilités qui pourraient lui être confiées par la suite. Elle/Il est en contact fréquent avec le personnel de sa division d’affectation, avec les responsables de l’information, avec les historiens et avec les archivistes dans l’ensemble de l’OTAN, leur fournit un soutien pour la gestion de l’information et des archives et leur donne des avis sur les aspects pratiques de cette activité et sur les procédures s’y rapportant ; dans ce contexte, elle/il collabore étroitement avec les parties prenantes internes.

5. COMPÉTENCES

La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

 Clarté et précision : vérifie son travail.
• Souci du service au client : réagit de façon appropriée, entretient une communication claire.
• Empathie : écoute activement.
• Flexibilité : accepte la nécessité de faire preuve de flexibilité.
• Initiative : réagit à des opportunités ou à des problèmes de court terme.
• Engagement à l’égard de l’Organisation : est capable de s’intégrer.
• Travail en équipe : coopère.
6. CONTRAT: 
 
Contrat proposé (hors détachement) : contrat d’une durée déterminée de trois ans ; qui pourra être suivi d’un contrat de durée indéterminée.
 
Clause contractuelle applicable :
Conformément au Règlement du personnel civil de l’OTAN, la personne retenue se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d’un contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l’administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d’un agent détaché n’excède pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.
7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être acceptées.
Les candidatures doivent être soumises via l’un des liens suivants :
  • Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil) ;
  • Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d’une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l’approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l’OTAN.
Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi, veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm
8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Salaire applicable en 2020, susceptible d’être adapté en application d’une décision du Conseil de l’Atlantique Nord.

L’OTAN est déterminée à promouvoir la diversité et l’inclusion, et elle s’attache à assurer l’égalité de traitement en matière d’emploi, d’avancement et de fidélisation indépendamment de toute considération liée au genre, à l’âge, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion ou aux croyances, à la culture, à l’orientation sexuelle, ou au handicap. L’Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler.

Le développement de l’intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l’Alliance. En tant qu’employeur, l’OTAN attache une grande importance au respect des principes d’intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s’y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d’intégrité et s’employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.
En raison du vif intérêt suscité par l’OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique.
Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu’ils/elles remplissent les conditions requises.
De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service.
L’Organisation, en application de plusieurs politiques sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d’horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction.
Le Secrétariat international de l’OTAN est un environnement sans tabac.