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Gestionnaire des magasins et de la collecte pour le service Gestion documentaire H (Namur)

Offre d'emploi mise en ligne le 14/10/2020

Profil de compétences

Savoirs

  • Être titulaire du diplôme de l’enseignement secondaire inférieur ou supérieur.

  • Connaître la déontologie du métier, notamment les principales règles de communication d’archives.

  • Connaître les principales techniques de classement et de catalogage, les outils informatiques.

  • Connaître les fonds conservés dans son service.

  • Connaître les règles de base de la conservation préventive, connaître l’organisation des bâtiments d’archives.

  • Connaître les règles de base du fonctionnement administratif, les principales règles d’hygiène et sécurité.

  • Connaître les outils, matériels, fournitures nécessaires à son activité.

  • Savoir mesurer une charge de travail et la restituer dans un contexte de service.

  • Organiser un ensemble de boîtes de manière cohérente.

  • Avoir une bonne maîtrise de l’informatique de base (Word, Excel, Bases de données, etc.) et des outils de numérisation.

  • Connaître les principes de gestion documentaire et d’archivistique est un atout.

  • Aisance dans l’expression écrite et la rédaction de documents.

  • Avoir une bonne culture générale.

  • Pouvoir effectuer du port de charges dans un milieu allergène (poussière).

Savoir-Faire

  • Savoir communiquer les documents à bon escient.

  • Savoir organiser les éléments d’un fonds, rédiger les éléments d’un inventaire.

  • Savoir retrouver les renseignements nécessaires aux recherches.

  • Comprendre les demandes du public et y répondre correctement.

  • Savoir déterminer l’état de conservation des fonds, conditionner les documents et participer à l’entretien du bâtiment.

  • Savoir dans quelle condition présenter des documents au public.

  • Savoir respecter les consignes de sécurité.

  • Savoir gérer son matériel et organiser son travail.

Savoir-être

  • Adhérer aux valeurs de l’Administration communale que sont la bienveillance, l’utilité et l’efficacité.

  • Ne pas s’être rendu ou rendue coupable de faits notoirement connus et de nature à ternir la dignité de la fonction.

  • Avoir le sens du service public et une parfaite intégrité.

  • Avoir de la méthode, le sens de l’organisation, des capacités d’analyse et de synthèse, maîtriser la gestion du temps, la lecture rapide, l’orthographe.

  • Avoir de la mémoire et faire preuve de curiosité intellectuelle.

  • Avoir le sens de l’observation, de la vigilance, le sens pratique et de bonnes capacités manuelles.

  • Avoir le sens du travail en commun et l’esprit d’équipe.

  • Faire preuve de rigueur, de prévoyance, de pragmatisme et de soin.

  • Faire preuve de dynamisme et de réactivité.

  • Savoir maîtriser les délais.

Monographie de fonctions

Missions du service

Le service Gestion documentaire est chargé du suivi des documents tout au long de leur cycle de vie, c’est-à-dire, de leur création jusqu’à leur archivage. Le travail au sein du service se divise en 2 parties :

  • La gestion documentaire reprenant : la gestion des abonnements, la numérisation de documents, et le transfert de dossiers aux différents services.

  • La gestion des archives intermédiaires et définitives comprenant : le tri et le classement, la rédaction d’inventaire, la mise à disposition du public, la rédaction de tableaux de tri, la mise en place de procédure d’archivage, la conservation des archives.

Missions de la fonction

La personne engagée au sein du service de Gestion documentaire assure toutes les opérations de manutention relatives à l’organisation des locaux et aux transports d’archives.

Elle devra assurer, au sein de son entité, le rangement et le conditionnement des fonds et des collections (ouvrages, documents, objets, œuvres d’art, etc.) et participer à leur communication.

La personne devra:

  • Effectuer des travaux de classement et de conditionnement des documents, participer à leur préservation.

  • Accueillir et informer le public, assurer la délivrance des documents et la surveillance des espaces et des procédures de consultation.

  • Veiller au bon fonctionnement des matériels techniques et numériques et conseiller le public dans leur utilisation.

  • Participer aux actions de valorisation culturelle en apportant une aide technique ou logistique.

Activités régulières de l’agent

Le ou la responsable de la collecte et des magasins réceptionne  matériellement  les  documents et les  versements  d’archives,  procède  à  leur  rangement,  veille à la cohérence des versements avant rangement en magasin.

Il ou elle devra :

  • Effectuer les opérations d’étiquetage et de conditionnement des documents ou des dossiers d’archives.

  • Vérifier les droits d’accès des utilisateurs aux dossiers d’archives, les conditions d’accès des utilisateurs et les orienter.

  • Organiser les espaces de stockage et la base de données relative aux magasins.

  • Tenir à jour la base de données de gestion des archives.

  • Tenir des statistiques journalières de communication.

  • Assurer les opérations matérielles de communication des documents (délivrance, réintégration).

  • Assurer la reprographie des documents, selon les règles en vigueur.

  • Veiller à la conservation préventive des documents et participer à l’entretien des documents anciens.

  • Trier et classer des documents en fonction d’un plan de classement et dans le respect des directives des archives de l’État.

  • Rédiger des inventaires d’archives.

Activités occasionnelles de l’agent

  • Assurer la destruction de documents.

  • Effectuer des recherches dans les archives pour des services ou des particuliers.

  • Participer à la préparation d’opérations de numérisation ou de valorisation des fonds au moyen du matériel disponible dans le service (Sélection du matériel adéquat, de la résolution adéquate,etc.).

Nous offrons

Contrat

Type de contrat : un contrat de 6 jours/semaine à durée indéterminée à temps plein
Régime du travail : 39 heures/semaine
Lieu du travail : Namur (Hôtel de Ville)
Horaires : 08h00 à 12h30 – 13h15 à 16h33

Vacances annuelles

Nombre de congés annuels à temps plein :

  • Congés annuels : 26 jours
  • Vacances annuelles extra-légales : 3,5 jours (en moyenne)
  • Congés compensatoires : 6,5 jours

Salaire

Salaire annuel brut d’une agente ou d’un agent D1(CESI) à l’indice actuel :

  • Sans ancienneté : 24.859,16€
  • Avec 6 ans d’ancienneté : 27.513,49€

Salaire annuel brut d’une agente ou d’un agent D4 (CESS) à l’indice actuel :

  • Sans ancienneté : 26.153,91€
  • Avec 6 ans d’ancienneté : 29.714,48€

L’Administration communale peut valoriser jusqu’à 6 années d’ancienneté du secteur privé à condition que la fonction précédemment exercée soit en lien direct avec la fonction proposée dans notre offre d’emploi. Les années d’ancienneté de la fonction publique peuvent être valorisées au-delà des 6 ans. Une analyse sera effectuée sur base des attestations d’occupation de vos précédents employeurs.

Avantages

  • Un pécule de vacances fixé à 92% du salaire brut
  • Un titre-repas par prestation de 6,15€ (valeur faciale)
  • Gratuité des transports en commun pour les déplacements du domicile au lieu de travail : (bus, train)
  • Prise en charge de l’abonnement combiné SNCB, avec le parking de la gare de départ
  • Un remboursement de 0,24€/km parcouru en vélo

Intéressé(e) ?

Pour postuler, veuillez vous créer un compte candidat en cliquant sur le lien suivant : https://namur.gestmax.be/apply/637/24

Les documents listés ci-dessous devront impérativement être joints à votre candidature pour ce poste :

  • votre C.V. et une lettre de motivation;
  • une copie de votre diplôme ou l’équivalence de la Communauté française pour le(s) diplôme(s) obtenu(s) selon un régime étranger;
  • une copie recto-verso de la carte d’identité;
  • l’extrait de casier judiciaire modèle 595.

Date limite de réception des candidatures

26/10/2020

 

Procédure de sélection

Procédure de sélection

Si vous souhaitez postuler à l’offre d’emploi, il est impératif de vous créer un compte candidat et de remettre tous les documents demandés. Les candidatures en format papier ne sont pas recevables ainsi que toutes les candidatures tardives. Pour être agente ou agent communal, il est indispensable de ne pas s’être rendu ou rendue coupable de faits notoirement connus et de nature à ternir la dignité de la fonction.

Dès la fin de réception des candidatures, une validation sera effectuée et un courriel vous sera adressé afin de vous informer de la suite réservée à votre dossier. Veillez à bien vérifier vos courriels indésirables.

Une épreuve écrite est ensuite organisée et seules les personnes qui auront obtenu au moins 60% à l’épreuve seront invitées à participer à un entretien oral.

La personne qui aura obtenu le plus de points à la fin de la procédure sera proposée au Collège communal pour être désignée. Quant aux autres lauréates et/ou lauréats, ils seront versés dans une réserve pour une durée de 3 ans pour le même emploi ou tout poste similaire.

Gestion de la diversité

L’Administration communale de Namur ne fait pas de distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance ou de handicap.

Elle veille à lutter contre les discriminations et à valoriser les compétences des personnes en situation de handicap.

Pour pouvoir en bénéficier, vous devez informer la personne qui réceptionne les candidatures quand vous postulez. Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir une attestation et expliquer les adaptations raisonnables dont vous voudriez bénéficier.

Lien : https://namur.gestmax.be/637/1/selection-d-un-e-gestionnaire-des-magasins-et-de-la-collecte-pour-le-service-gestion-documentaire-h