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Commis(e) Archives (Otan - Bruxelles)

Offre d'emploi mise en ligne le 08/07/2020

Emplacement principal : Belgique-Bruxelles
Organisation : OTAN SI
Horaire : Temps plein
Salaire (Base de paie) : 3 143,93Euro (EUR) Mensuelle Grade B.2
Description
1. RÉSUMÉ

Les Archives de l’OTAN travaillent sous l’autorité du Comité des archives. Placées sous la direction de l’archiviste de l’OTAN, elles ont pour responsabilités principales le repérage des informations ayant une valeur permanente, la gestion globale des fonds d’archives de l’OTAN et l’application de la politique relative à la mise en lecture publique. Pour s’acquitter de leur rôle, les Archives de l’OTAN donnent des orientations sur les questions ayant trait à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives à l’échelle de l’Organisation, elles collectent les informations OTAN à valeur permanente auprès des organismes civils et militaires de l’OTAN, elles organisent et conservent ces informations, quel qu’en soit le support, et elles rendent accessibles les informations OTAN mises en lecture publique.

La/Le commis(e) (archives) relève de la/du chef de l’Unité Acquisition et gestion des fonds. Elle/Il fournit un soutien pour le traitement et la gestion des archives analogiques, numérisées et nées numériques. Elle/Il est également amené(e) à apporter un soutien, sur les plans de la logistique, de la technique et de la présentation d’exposés, aux réunions et aux ateliers du Comité des archives ainsi qu’à d’autres activités organisées par les Archives de l’OTAN. Suivant les instructions reçues, elle/il veille à ce que le soutien nécessaire soit fourni d’une façon efficace, qui réponde aux besoins des clients et qui soit conforme aux politiques et aux procédures de l’OTAN relatives à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives et à la gestion de l’information. Elle/Il fournit des références aux clients, répond à des questions portant sur les procédures de travail et recueille les documents administratifs relatifs à la conservation et à la disposition provenant de l’ensemble de l’Organisation. Elle/Il est responsable de l’application correcte et uniforme des procédures de travail pertinentes et des règlements relatifs à la sécurité de l’information.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE


ACQUIS ESSENTIELS

La/Le titulaire du poste doit :

• avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;
• avoir un an d’expérience dans des fonctions de gestion d’archives courantes, intermédiaires ou définitives, ou dans des tâches s’y rapportant ;
• avoir de bonnes aptitudes en matière de contact avec les clients et de communication ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau I (« débutant ») dans l’autre ;
• être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service, selon les besoins.

ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :

• une formation reconnue en science de l’information, en gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives ou en histoire ;
• une connaissance des bonnes pratiques et des normes internationales dans le domaine de la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives, et une bonne maîtrise de la gestion du cycle de vie des documents ;
• une connaissance du traitement archivistique, et notamment des aspects relatifs à l’évaluation archivistique, à la rédaction de descriptions archivistiques et à l’organisation de collections et de fonds d’archives ;
• une connaissance des bonnes pratiques de conservation numérique et une expérience des outils et des processus de conservation numérique ;
• une connaissance des systèmes d’information et de communication, des logiciels bureautiques actuels et de leur application au traitement de documents et à la tenue de dossiers ;
• une expérience professionnelle dans un environnement international ;
• le niveau de compétence II (« élémentaire ») dans la seconde langue officielle de l’OTAN.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES


Gestion de l’information
Suivant les orientations reçues, recueille et transfère les archives intermédiaires et définitives provenant de diverses autorités d’origine de l’OTAN. Conserve les archives intermédiaires et définitives de l’OTAN jusqu’à la détermination de leur sort final, s’assurant qu’une évaluation appropriée a été effectuée selon les politiques de conservation et de détermination du sort final. Suivant les orientations reçues, facilite la destruction des informations à valeur temporaire. Aide à assurer la conservation des documents, quel qu’en soit le support, qui ont une valeur à long terme et qui sont détenus par les Archives de l’OTAN. Utilise des outils de conservation modernes pour la préparation, la description, l’enregistrement et la gestion des documents OTAN dans le cadre du processus de conservation à long terme.

Planification et exécution
Suit les procédures de travail et les lignes directrices relatives à la numérisation des documents quel que soit le format hérité, notamment des documents sur support papier et des divers dispositifs de stockage électronique. Effectue des tâches de traitement des supports et des fichiers électroniques, en utilisant le matériel bureautique approprié et les logiciels pertinents. Fait en sorte que les fournitures appropriées soient disponibles pour les équipements et que les activités essentielles de maintenance des équipements soient effectuées.

Gestion des parties prenantes
Aide à répondre aux demandes d’information internes et fournit un service de qualité aux clients dans l’ensemble de l’OTAN. Est à même de cerner et de traiter les besoins des clients et de faire des observations sur les solutions possibles. Fait preuve de tact et de diplomatie dans ses contacts avec les membres du personnel et avec les utilisatrices/utilisateurs, quel que soit leur rang. Aide à établir des relations solides et durables avec les clients et fait en sorte que les clients appliquent aussi tous les aspects de la politique relative à la gestion des archives courantes et intermédiaires de l’OTAN ainsi que des politiques connexes.

Gestion de projet
Selon les orientations reçues, contribue aux projets mis en place par les Archives de l’OTAN, qui peuvent porter sur de multiples aspects de la gestion archivistique. Contribue à la réalisation des buts agréés pour les projets et trouve un juste équilibre entre le temps consacré aux projets et le temps consacré aux tâches ordinaires. Fournit un soutien administratif et technique aux projets.

Gestion des connaissances
Effectue des recherches, aide à rédiger des projets de rapport et collecte les contributions pour les projets de politique et les comptes rendus de réunion. Assure la supervision, l’application et le suivi des mesures de conservation préventive et de contrôle relatives aux dépôts des Archives de l’OTAN et à leurs fonds d’archives.

Développement de l’expertise
Se tient au courant, de manière proactive, des récentes procédures de travail et lignes directrices concernant les politiques de l’OTAN relatives à la gestion de l’information et à la sécurité. Développe en continu ses connaissances et son expertise dans le domaine de la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives. Acquiert une bonne connaissance des exigences en matière de conservation, ainsi que des outils et processus de conservation numérique relatifs aux collections OTAN ayant une valeur permanente. Se tient au courant des nouveaux développements et des bonnes pratiques concernant les technologies et les processus de conservation numérique. Entretient ses connaissances de la structure, de l’histoire et de l’évolution de l’Organisation. Adopte une approche novatrice du travail et est en mesure de s’adapter à un environnement technique et organisationnel en évolution. Participe à des formations si besoin est.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS


La/Le titulaire du poste relève de la/du chef de l’Unité Acquisition et gestion des fonds pour l’exécution de toutes les fonctions principales décrites ci-dessus et pour toutes les autres responsabilités qui pourraient lui être confiées par la suite. Elle/Il est en contact fréquent avec le personnel de sa division d’affectation, avec les responsables de l’information, avec les historiens et avec les archivistes dans l’ensemble de l’OTAN, leur fournit un soutien pour la gestion de l’information et des archives et leur donne des avis sur les aspects pratiques de cette activité et sur les procédures s’y rapportant ; dans ce contexte, elle/il collabore étroitement avec les parties prenantes internes.

5. COMPÉTENCES

La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

 Clarté et précision : vérifie son travail.
• Souci du service au client : réagit de façon appropriée, entretient une communication claire.
• Empathie : écoute activement.
• Flexibilité : accepte la nécessité de faire preuve de flexibilité.
• Initiative : réagit à des opportunités ou à des problèmes de court terme.
• Engagement à l’égard de l’Organisation : est capable de s’intégrer.
• Travail en équipe : coopère.
6. CONTRAT: 
 
Contrat proposé (hors détachement) : contrat d’une durée déterminée de trois ans ; qui pourra être suivi d’un contrat de durée indéterminée.
 
Clause contractuelle applicable :
Conformément au Règlement du personnel civil de l’OTAN, la personne retenue se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d’un contrat de durée indéterminée.
Si la personne retenue est détachée de l’administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d’un agent détaché n’excède pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.
7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être acceptées.
Les candidatures doivent être soumises via l’un des liens suivants :
  • Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil) ;
  • Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
La nomination se fera sous réserve de la délivrance d’une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l’approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l’OTAN.
Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi, veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm
8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Salaire applicable en 2020, susceptible d’être adapté en application d’une décision du Conseil de l’Atlantique Nord.

L’OTAN est déterminée à promouvoir la diversité et l’inclusion, et elle s’attache à assurer l’égalité de traitement en matière d’emploi, d’avancement et de fidélisation indépendamment de toute considération liée au genre, à l’âge, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion ou aux croyances, à la culture, à l’orientation sexuelle, ou au handicap. L’Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler.

Le développement de l’intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l’Alliance. En tant qu’employeur, l’OTAN attache une grande importance au respect des principes d’intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s’y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d’intégrité et s’employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.
En raison du vif intérêt suscité par l’OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique.
Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu’ils/elles remplissent les conditions requises.
De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service.
L’Organisation, en application de plusieurs politiques sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d’horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction.
Le Secrétariat international de l’OTAN est un environnement sans tabac.