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Chef Soutien information (OTAN)

Offre d'emploi mise en ligne le 06/11/2019

  1. RÉSUMÉ

Au sein de la Division Gestion exécutive, le Service Archives et gestion de l’information (AIM) veille à l’accessibilité, à la disponibilité et à l’intégrité de toutes les informations officielles produites par ou pour le Conseil de l’Atlantique Nord et les comités qui lui sont subordonnés, dans le cadre défini par la politique de gestion de l’information OTAN et par la politique de sécurité de l’OTAN. Le Service AIM apporte, à l’échelle de l’OTAN, un soutien en matière de gestion de l’information et de recherche pour tout ce qui a trait aux activités du Conseil et de ses comités ; il assure, pour le compte des pays de l’OTAN, la conservation des informations OTAN ayant une valeur historique ; il fournit formation, soutien et orientations aux pays membres, aux pays partenaires et aux entités de l’OTAN pour la mise en œuvre et l’application des politiques de l’Organisation relatives à l’information, et il dirige la définition des besoins pour tous les projets portant sur les technologies de gestion de l’information au siège de l’OTAN. De plus, il est chargé de traiter, de diffuser, de stocker, d’organiser et d’archiver les documents produits par les comités de l’OTAN et par les services du Secrétariat international de l’Organisation en tenant compte des prescriptions de la politique de sécurité de l’OTAN, de la politique de gestion de l’information OTAN et des procédures en vigueur au siège de l’OTAN.

Au sein du Service AIM, la Section Soutien information est composée de l’Unité Soutien de division, de l’Unité Soutien central pour les recherches et de la Bibliothèque multimédia de l’OTAN, qui fournissent un soutien en matière de gestion de l’information et de recherche à la communauté OTAN.

Sous la direction du/de la chef du Service AIM, le/la titulaire du poste est responsable des activités des unités susmentionnées, contribue à l’élaboration de politiques et normes de gestion de l’information sur la base des bonnes pratiques internationales, et conçoit des formes de service innovantes et de nouveaux moyens de fournir les prestations aux clients et autres parties prenantes.

  1.  QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS

Le/La titulaire du poste doit :

  • avoir un diplôme universitaire avec spécialisation en archivistique, en bibliothéconomie ou en science de l’information, ou présenter un profil approprié alliant qualifications universitaires et expérience ;
  • avoir au moins cinq ans d’expérience à des postes de responsabilité croissante dans la gestion de l’information, et en particulier dans la mise en œuvre de normes de données, et pouvoir justifier d’une solide expérience de l’évaluation et de la mise en œuvre de systèmes et procédures de gestion d’une bibliothèque et de gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives ;
  • avoir plusieurs années d’expérience de la gestion et de la supervision de personnel chargé de la gestion d’informations, de documents et/ou d’une bibliothèque et avoir fait la preuve de ses qualités de gestionnaire ;
  • avoir une expérience de la mise en œuvre d’un projet de réforme faisant appel à des processus de gestion du changement ;
  • avoir une connaissance et une expérience des bonnes pratiques et normes internationales dans le domaine de la gestion de l’information ;
  • avoir une expérience de la gestion des archives courantes et intermédiaires (records management) couvrant tous les aspects de leur cycle de vie ;
  • avoir une expérience des technologies de l’information et de la communication (TIC) appliquées à la gestion documentaire, à la gestion d’archives et à la gestion d’une bibliothèque et, en particulier, une expérience pratique d’un système de gestion et d’archivage électronique de documents (ERDMS) et d’un système de gestion d’une bibliothèque ;
  • avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (français/anglais), et le niveau II (« élémentaire ») dans l’autre.

ACQUIS SOUHAITABLES

Serait considérée comme un atout :

  • une expérience dans un environnement international, en particulier au sein d’organisations internationales.
  1.  RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Efficacité organisationnelle

Faire appliquer au sein de la Section les meilleures pratiques en matière de cycle de vie de l’information, en particulier celles qui ont trait à l’organisation, à l’accessibilité, à la transmission, au stockage et à la protection des informations.

 

Gestion des personnes

Possède l’autorité personnelle voulue pour gérer des agents d’horizons divers au sein de la Section (répartition des tâches, formation et résolution des problèmes). Évalue la performance du personnel de la Section selon les lignes directrices et les normes relatives à la gestion des performances. Veille au développement professionnel des membres de sa section en recensant leurs besoins en formation de sorte que les compétences et les connaissances techniques pertinentes soient entretenues.

 

Gestion de projet

Participe à la gestion des projets de gestion de l’information, contribue aux études de faisabilité ainsi qu’à l’analyse, à la conception, au développement et à l’implémentation des systèmes.

 

Gestion financière

Établit le projet de budget annuel pour la Section et s’assure que toutes les dépenses sont conformes au budget.

 

Élaboration des politiques

Élabore, fait appliquer et tient à jour les normes et les procédures relatives à la conservation de l’information selon une approche basée sur le cycle de vie de l’information, conformément à la politique de gestion de l’information OTAN (NIMP). Élabore, publie et tient à jour les procédures de travail et les lignes directrices applicables dans la Section conformément aux dispositions de la NIMP.

 

Gestion des parties prenantes

Assure une liaison avec des utilisateurs ayant des niveaux d’expérience et d’expertise divers. Cerne et analyse les besoins des clients et fournit des solutions appropriées pour répondre aux besoins organisationnels. Dans le cadre des événements diplomatiques de haut niveau, fournit un soutien en matière de suivi documentaire (work flow) et de distribution pour le bon déroulement du processus de consultation et de décision et gère les effectifs de manière à ce que les besoins ponctuels urgents puissent être satisfaits avec efficacité.

Gestion des connaissances

Est un professionnel compétent qui maîtrise les fonctions de gestion de l’information. Possède la capacité avérée de jongler avec des processus métiers complexes et des questions d’intégration des informations.

 

Planification et exécution

Aide à élaborer de nouvelles normes dans le domaine de la gestion de l’information. Conçoit des formes de service innovantes et de nouveaux moyens de fournir les prestations aux clients et aux parties prenantes. Adopte une approche novatrice du travail et est en mesure de s’adapter à un environnement technique et organisationnel en évolution.

Encourage l’application des normes OTAN et veille à leur respect. Élabore des indicateurs de performance propres à la Section pour évaluer le travail effectué par la Section et le service au client.

S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

  1. STRUCTURE ET LIAISONS

Le/La titulaire du poste relève du/de la chef du Service Archives et gestion de l’information, auquel/à laquelle il/elle rend compte de la bonne exécution de toutes les grandes tâches décrites ci-dessus ainsi que des activités connexes qui pourraient lui être confiées par la suite. Il/Elle collabore avec les autres gestionnaires au sein du Service Archives et gestion de l’information pour veiller à la cohérence des procédures et des normes de travail. Il/Elle collabore avec ses homologues au sein de l’État-major militaire international pour trouver des approches communes et rechercher l’interopérabilité chaque fois que possible. Il/Elle est en contact fréquent avec les utilisateurs/utilisatrices et leur donne des conseils sur ce qui a trait au traitement de l’information. Il/Elle est en contact fréquent avec le personnel technique de la Direction Gestion de l’information, des communications et des technologies (ICTM) pour s’assurer que les besoins de la Section sont transmis et compris. Il/Elle est en contact fréquent avec les pays membres, les partenaires et les organismes de l’OTAN pour faire en sorte que leurs besoins en matière d’information soient satisfaits.

Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 4

Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : 9

  1. COMPÉTENCES

Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

  • Recherche de l’excellence : crée ses propres critères d’excellence et améliore les performances.
  • Réflexion analytique : discerne les relations multiples.
  • Promotion du changement : exprime une vision pour le changement.
  • Clarté et précision : contrôle des données ou des projets.
  • Flexibilité : s’adapte à des situations imprévues.
  • Persuasion et influence : prend différentes mesures à des fins de persuasion.
  • Initiative : planifie et agit jusqu’à un an à l’avance.
  • Aptitude à diriger : tient les personnes informées.
  • Compréhension organisationnelle : comprend le climat et la culture de l’Organisation.
  • Maîtrise de soi : réagit avec calme.
  • Travail en équipe : exprime des attitudes et des attentes positives concernant l’équipe ou les membres de l’équipe.
  1. CONTRAT: 

Contrat proposé (hors détachement) : contrat d’une durée déterminée de trois ans ; renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu’il soit transformé en contrat de durée indéterminée.

Clause contractuelle applicable :

Conformément à la politique des contrats, il s’agit d’un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d’assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu’a l’Organisation d’exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l’adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international.

La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l’expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée.

Si la personne retenue est détachée de l’administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d’un agent détaché n’excède pas six ans.

Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.

  1. PROCESSUS DE RECRUTEMENT

On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l’OTAN pourront être acceptées.

Les candidatures doivent être soumises via l’un des liens suivants :

  • Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil) ;
  • Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment

 

Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.

La nomination se fera sous réserve de la délivrance d’une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l’approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l’OTAN.

 

Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi, veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.

 

  1. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

L’OTAN, en tant qu’employeur appliquant une politique d’égalité des chances, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d’horizons divers. L’Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler.

Le développement de l’intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l’Alliance. En tant qu’employeur, l’OTAN attache une grande importance au respect des principes d’intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s’y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d’intégrité et s’employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.

En raison du vif intérêt suscité par l’OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique.

Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu’ils/elles remplissent les conditions requises.

De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service.

L’Organisation, en application de plusieurs politiques sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d’horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction.

Le Secrétariat international de l’OTAN est un environnement sans tabac.

 

Lien : https://nato.taleo.net/careersection/2/jobdetail.ftl?lang=fr&job=58637&source=Indeed.com