Assistant en gestion archivistique (Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans Les Provinces - Bruxelles/Namur)

• Vous aidez et informez les lecteurs dans leurs recherches archivistiques.
• Vous établissez des inventaires simples des fonds d’archives.
• Vous contribuez à la bonne conservation et au classement des documents d’archives.

Vous aidez et informez les lecteurs dans leurs recherches, vous établissez des inventaires simples des fonds d’archives et vous contribuez à la bonne conservation et au classement des documents d’archives.

Fournir des informations :

Vous informez les clients internes et externes en ce qui concerne la législation en vigueur dans le domaine des archives, les résultats de recherches simples dans les fonds d’archives ainsi que les méthodes et les instruments de recherche à leur disposition et les différents accès disponibles.

Organiser :

Vous veillez à ce que les archives soient classées conformément à la structure du fonds d’archives.

Préserver :

Vous veillez à ce que les archives soient correctement conservées. Vous assistez le personnel scientifique dans la vérification de l’intégrité des collections et l’évaluation de leurs dommages éventuels.

Rechercher :

Vous effectuez des recherches archivistiques pour les usagers internes ou externes.

Inventorier :

Vous réalisez des inventaires simples de fonds d’archives et vous introduisez des données dans les bases de données d’archives, des accès et des créateurs d’archives.

Selon le service dans lequel vous serez affecté, les tâches peuvent être différentes.

Plus d’info sur la fonction ?

Retrouvez les coordonnées utiles dans l’onglet « Informations supplémentaires – personnes de contact ».

Les Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces recherchent actuellement 1 collègue statutaire pour les Archives de l’État à Forest et 3 collègues pour les Archives générales du Royaume à Bruxelles. Cette liste de lauréats sera également utilisée pour un poste statutaire aux Archives de l’État à Namur. Nous avons également plusieurs postes contractuels disponibles, y compris aux Archives de l’État à Namur.

• Archives de l’État à Forest : Avenue du Pont de Luttre 74 à 1190 FOREST
• Archives générales du Royaume : Rue de Ruysbroeck 2 à 1000 BRUXELLES
• Archives de l’État à Namur : Boulevard Cauchy 41 à 5000 NAMUR

Les Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces, en abrégé les Archives de l’État, sont un établissement scientifique des Services publics fédéraux de Belgique et font partie du Service public fédéral de programmation (SPP) Politique scientifique. L’institution est composée des Archives générales du Royaume à Bruxelles, du Centre d’Étude Guerre et Société (Cegesoma) et de 18 dépôts des Archives de l’État à travers le pays.

Les Archives de l’État acquièrent et conservent (après tri) les archives de plus de 30 ans des cours et tribunaux, des administrations publiques et des notaires ainsi que d’organismes et de personnes privés (entreprises, hommes politiques, sociétés et associations, familles influentes, etc., ayant joué un rôle important dans la société). Les Archives de l’État veillent à ce que les archives publiques leur soient transférées conformément aux normes archivistiques.

Les Archives de l’État veillent à la bonne conservation des archives produites et gérées par les administrations. À cet effet, elles donnent des avis et des recommandations, effectuent des visitent de contrôle, organisent des formations destinées aux fonctionnaires et procurent des conseils pour la construction et l’aménagement de dépôts d’archives ainsi que pour l’organisation de la gestion d’archives au sein des administrations.

Le personnel scientifique ouvre les fonds d’archives à la recherche grâce à la parution d’inventaires, de jalons de recherche, de listes d’archives, de guides et d’études institutionnelles. Les Archives de l’État ont pour mission-clé de donner au public un accès aux documents d’archives tout en préservant le caractère privé de certaines données. Les Archives de l’État ouvrent leurs salles de lecture à un public très varié. Le service en ligne via internet est également une activité prioritaire de l’institution.

Compétences comportementales

• Analyser l’information : Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information.
• Résoudre des problèmes : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Faire preuve de fiabilité : Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• S’auto développer : Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Une bonne motivation est également importante.

Attention ! Votre motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction. Elle a une valeur qui compte double dans le score final (Entretien).

Atouts

• Vous avez une bonne connaissance du Néerlandais étant donné l’environnement bilingue de la fonction.
• Vous avez un intérêt pour l’histoire.

Votre profil :

• Vous avez un diplôme de secondaire supérieur.
• Votre motivation pour la fonction et l’employeur est importante.
• Une bonne connaissance du Néerlandais est un atout.

Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée.

Diplôme requis à la date limite d’inscription :

• Attestation de réussite de la 6ème année d’enseignement secondaire de plein exercice.
• Certificat d’enseignement secondaire supérieur ou diplôme d’aptitude à l’enseignement supérieur.
• Diplôme délivré après réussite de l’examen prévu à l’article 5 des lois sur la collation des grades académiques.
• Diplôme ou certificat d’une section de l’enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d’au moins 750 périodes.

Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur cette page.

Téléchargez votre diplôme dans la partie C.V. de votre compte en ligne au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Vous êtes agent statutaire francophone auprès d’une Communauté ou d’une Région ?

Le poste vacant est un poste de niveau C.  Vous devez donc être titulaire d’un grade et d’une échelle de rémunération qui, conformément à l’annexe 1 de l’arrêté royal du 15 janvier 2007 relatif à la mobilité des fonctionnaires statutaires du service public administratif fédéral, sont reconnus comme équivalents au grade auquel appartient le poste vacant.

Attention !

Afin de pouvoir vérifier si vous remplissez les conditions de participation, nous devons être en possession de votre preuve de nomination la plus récente (arrêté de nomination, extrait du Moniteur Belge, preuve de votre employeur, prestation de serment ou arrêté d’accession) au plus tard à la date limite d’inscription. Veuillez également indiquer dans votre CV sous la rubrique « expérience professionnelle » que vous êtes fonctionnaire d’une communauté ou d’une région et télécharger votre arrêté de nomination sous la rubrique « documents de nomination ».

Les fonctionnaires des communautés ou des régions ne doivent pas remplir la condition de diplôme.

Expérience requise

Aucune expérience n’est exigée. Vous recevrez la formation nécessaire en fonction de vos prérequis.

Si pour la date limite d’inscription au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons pas tenir compte de votre candidature.

Statut et grade

Vous serez engagé en qualité d’Assistant en gestion archivistique (niveau C) avec le barème de traitement correspondant C1.

Rémunération

Traitement de départ minimum : € 28.546,57 (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Le simulateur de salaire vous permet de calculer votre salaire brut et net en répondant à une série de questions.

Avantages

Nous vous offrons un emploi intéressant qui a impact sur la société, avec nombreux avantages :

• Un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
  • possibilité de télétravail
  • 26 jours de congé et fermeture entre Noël et Nouvel An
  • accessibilité aisée via les transports en commun

• Plusieurs possibilités d’auto-développement
  • nombreuses possibilités de formations et éducation (à suivre durant les heures de travail)

• Avantages financiers
  • possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme (si vous êtes engagé à Bruxelles)
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • possibilité de bénéficier d’une indemnité de télétravail
  • avantages et offres intéressantes grâce à la carte Benefits@Work
  • avantages via la carte Belspo
  • divers avantages sociaux

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,…) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur le site du SPF BOSA.

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d’affectation :

• être belge ou ressortissant d’un autre État faisant partie de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse,
• jouir des droits civils et politique,
• avoir une conduite conforme aux exigences de la fonction visée.

Vous serez nommé après avoir accompli avec succès la période de stage requise.

En bref :

1. Nous examinons votre diplôme.
2. Vous passez un test informatisé au SPF BOSA à Bruxelles.
3. Vous passez un entretien aux Archives générales du Royaume (rue de Ruysbroeck 2 à 1000 Bruxelles).

Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée.

Important :

• Consultez régulièrement l’onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par vidéoconférence. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d’annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d’autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne mentionnée dans la rubrique «Personnes de contact» le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l’épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.
• Si vous ne réussissez pas une étape particulière, la procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Égalité de chances et aménagements raisonnables :

L’Administration fédérale mène une politique active en matière de diversité.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ? Vous pouvez bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Consultez notre page dédiée aux aménagements raisonnables.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant ? Dans ce cas également, vous pourrez obtenir des aménagements. Vous trouvez de plus amples informations sur cette page dédiée aux égalité des chances.

Étape 1 : Vérification du diplôme

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis. La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger (voir rubrique ‘Conditions de participation’) dans votre compte en ligne à la date limite d’inscription.

Étape 2 : Screening spécifique – Épreuve informatisée (+/- 1h30)

Les compétences suivantes seront mesurées à l’aide d’un test de traitement de dossiers :

• Analyser l’information
• Résoudre des problèmes

Cette épreuve se déroulera du 12/06 au 23/06/2023 (période sous réserve de modification). Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne votre date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 20 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 3 : Screening spécifique – Entretien (+/- 1h15)

L’entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. dans votre compte en ligne sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera du 17/07 au 18/08/2023 (période sous réserve de modification).

Via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte en ligne, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l’étape précédente. Choisissez en ligne votre date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles. N’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Si vous êtes lauréat ?

Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus à l’Étape 3 : Screening spécifique – Entretien. A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la partie « Motivation » de l’Étape 3 : Screening spécifique – Entretien. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?

Une liste de 20 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Épreuve complémentaire

Si cette organisation ou d’autres cherchent un profil similaire, cette liste peut aussi être consultée. En fonction de votre résultat, vous serez invité pour une épreuve complémentaire (souvent un entretien). Pour certaines d’entre-elles, il est possible que certains diplômes ou expérience spécifiques soient demandés.

Priorité pour les personnes handicapées

Outre cette liste des lauréats, une liste spécifique des lauréats (qui reste valable 4 ans) présentant un handicap est établie. Ceux-ci n’y figurent qu’à leur demande et pour autant qu’ils aient fourni une attestation leur conférant la qualité de personne handicapée. Vous trouverez plus d’information sur notre page.

Tout service de l’administration fédérale qui n’a pas encore atteint le quota de minimum 3% de personnes en situation de handicap parmi leur personnel, est tenu de consulter d’abord les listes spécifiques visées.

Aménagements du poste de travail

Si vous avez un handicap et vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Vous trouverez plus d’info sur notre page.

Vous souhaitez postuler ? Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre connaissance de toutes les informations indispensables et pour vous préparer au mieux.

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 22 mai 2023 inclus.

Vous devez poser votre candidature via votre compte en ligne. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans ‘Mon Compte’ à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC, DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact pour la procédure de sélection (voir la rubrique ‘Contact’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Tests et résultats

Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne.

Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Tests et évaluation ?

Vous trouverez plus d’info sur le déroulement des tests et comment vous préparer via ce lien.

Plus d’informations concernant nos méthodes d’évaluation, vous pouvez trouver ici.

Lien : Assistant en gestion archivistique (m/f/x) | Travaillerpour.be