Assistant.e administratif et Archiviste (Cabinet de Bénédicte Linard - Bruxelles)

Offre d'emploi mise en ligne le 10/01/2023

Le cabinet de Bénédicte Linard, Vice-Présidente et Ministre de l’Enfance, de la Santé, de la Culture, des Médias et des Droits des femmes à la Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un assistant administratif ou une assistante administrative, qui sera également en charge de la gestion des archives de l’ensemble du cabinet.

Poste à temps plein, entrée en fonction dès que possible.

La mission consistera d’une part à apporter un support administratif aux cellules fonctionnelles, afin de contribuer au bon fonctionnement de celles-ci. D’autre part, la personne engagée aura également pour mission d’assurer une gestion transversale des documents et archives des différentes cellules du cabinet.

La fonction administrative implique notamment les tâches suivantes :

  • Préparation des dossiers à soumettre au Gouvernement selon les procédures établies et suivi des décisions gouvernementales
  • Gestion des courriers entrants et sortants, et suivi de ceux-ci (indicatage, attribution aux conseillers et conseillères en charge de la matière, suivi des réponses)
  • Soutien administratif et logistique : organisation de réunions, préparation administrative des dossiers, rédaction de procès-verbaux, gestion d’agenda …
  • Classement de l’ensemble des documents (sous format papier et/ou sous format électronique)

La fonction d’archiviste implique notamment les tâches suivantes :

  • Suivi et adaptation du système de classement des documents papiers et numériques entrant et sortant, en collaboration avec le Service des Archives et de la Gestion de l’Information administrative et le centre d’archives d’Etopia
  • Mise en place d’une procédure d’archivage, y compris accompagnement des cellules dans l’archivage des documents produits, et suivi d’ici la fin de la législature
  • Organisation pratique de l’archivage physique et informatique des documents en collaboration avec le secrétariat de cabinet et le service informatique (procédures, échéanciers, matériel à prévoir…)
  • Suivi des conventions de dépôt avec les services d’archives et versement des archives de fin de cabinet

Profil :

  • Être en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court dans le domaine de la gestion de l’information (documentaliste ou similaire) ou disposer d’une expérience suffisante pour la fonction
  • Connaître et maîtriser les applications bureautiques (notamment Office 365)
  • Une expérience similaire dans un Cabinet ministériel est un atout
  • Adhérer au projet et aux valeurs de l’écologie politique

Compétences attendues :

  • Disposer d’une excellente maîtrise du français
  • Être organisé / organisée et rigoureux / rigoureuse
  • Pouvoir analyser de l’information
  • Pouvoir appliquer des procédures et les adapter au cas par cas
  • Être à même de traiter les demandes de façon impartiale et objective
  • Pouvoir travailler en équipe : capacité à coopérer et à agir efficacement avec ses collègues
  • Faire preuve de fiabilité.

Offre :

Un engagement à temps plein, prenant fin avec le mandat de la Vice-Présidente et Ministre de l’Enfance, de la Santé, de la Culture, des Médias et des Droits des femmes, Bénédicte Linard.

Pour postuler :

Merci d’envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) à l’adresse : geraldine.martin@gov.cfwb.be, à l’attention de Rémi Gemenne, Secrétaire de Cabinet, pour le 20 janvier à 12h au plus tard.

Lien : https://linard.cfwb.be/home/presse–actualites/publications/publication-presse–actualites-159.publicationfull.html?fbclid=IwAR1I5xUzluG8NLw4GR_wCJ70lb8qO–ZVgxr9lg7QQXeme8mFM0CU7NHJxw