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Juin 2017 - Mise en commun de l'information en entreprise. Retours d'expériences.

Plus de collaboration interne : un impact positif inattendu suite à la combinaison de la gestion des documents et du système de gestion intégré mis en œuvre à SCK•CEN !

par Danielle Couvreur, Knowledge Manager, Centre d’Étude de l’Énergie Nucléaire (SCK•CEN)

Le SCK•CEN – le centre belge de recherche nucléaire – a mis en place une gestion documentaire robuste ainsi qu’un système de gestion intégré permettant de travailler en matrice sur les processus et non plus en silos. Cette présentation développera, à travers quelques exemples, leur mise en œuvre, les défis, les leçons apprises et l’impact inattendu sur le travail quotidien.

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Comment favoriser le partage de connaissances et la veille collaborative pour tendre vers une organisation apprenante

par Fabienne Vandekerkove, Head of Customer Success, Elium

Retours d’expérience publiques et privés, dont celui de Capgemini Consulting France, qui s’appuient sur une plateforme au carrefour de la gestion documentaire, de la veille collaborative et du réseau social interne pour mobiliser toute leur entreprise autour d’un partage généralisé des connaissances.

Lieu : Bibliothèque royale de Belgique (KBR)

Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant :

Halftijds bibliothecaris

Un service public recherche un Assistant technique (bibliothèque), (h/f/x).

Nombre d’emplois à prévoir : 2 temps plein

Tâches principales

  • Assure la gestion de prêt ou de service au sein de la bibliothèque : accueil des usagers individuels et des collectivités dans les différents services (inscription, prêt, conseils, recherches documentaires « papier » et « numérique », internet,…) ;
  • Intègre dans ses compétences toutes les facettes du métier, les met en application et les actualise : animations (Adulte et Jeunesse), Espace Public Numérique (EPN) et les nouveaux supports numériques (tablette, liseuse, IPad…);
  • Participe à la gestion des collections, des périodiques et des supports numériques : catalogage, indexation, (conservation et/ou élagage), rangement quotidien, commande, acquisitions, mise à jour des collections, inventaires, préparation de la reliure, bibliographies,…) ;
  • Gère un système de suggestions d’achats, de réservations, de rappels ;
  • Participe au rayonnement de la bibliothèque dans et hors les murs : communication, permanence, promotion ;
  • Participe activement aux actions de la Bibliothèque : exposition, vitrines d’exposition, bibliographie ;
  • Participe à la gestion des prêts inter-bibliothèques (PIB) ;
  • Participe à l’évaluation des actions de la Bibliothèque ;
  • Le cas échéant, assure la gestion d’un fonds spécialisé ;
  • Assure une permanence ou un remplacement dans une bibliothèque de proximité, accepte avec souplesse toute modification imprévue.

Profil

  • Etre porteur d’un CESS et au minimum d’un titre de bibliothécaire breveté
  • Expérience : Une expérience du travail en bibliothèque est un atout
  • Bonne utilisation de l’outil informatique en général
  • Connaissances linguistiques : français

Offre

  • Régime de congé intéressant
  • Ancienneté dans le secteur public reconnue et, sous certaines conditions, dans le secteur privé (maximum 6 ans)
  • Intervention dans les frais de transports (80 %)
  • Soins gratuits hôpitaux Réseau Iris
  • CDD de un an renouvelable
  • Contrat à temps plein
  • Horaire : 37h30/semaine
  • Rémunération : Selon les barèmes en vigueur

Lien : http://www.actiris.be/ce/tabid/204/language/fr-BE/Detail-d-une-offre-d-emploi.aspx?reference=471164

Le Ministère de la Fédération Wallonie Bruxelles recherche un(e) Attaché(e) – Gestionnaire de projets.

REFERENCE : O2 CA 2017 001

Mission

Collaborer activement à l’implémentation d’une Gestion électronique des documents efficace, et concourir, ainsi, à la transition vers une administration moins tributaire du support papier ou, « paperless ».
Collaborer activement à la réalisation de l’inventaire immobilier et mobilier de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Tâches et responsabilités

En tant qu’Attaché généraliste – Gestionnaire de projets (H/F), vous pouvez être amené à :

  • Collaborer à l’élaboration et à la mise en oeuvre du projet « Gestion électronique des documents »
  • Contribuer ponctuellement à la mise en oeuvre d’autres projets au sein de la Cellule d’appui du Directeur général

Dans le cadre de ces projets, vous pourrez être amené à :

1. Participer à la définition d’une gestion électronique des documents en collaboration directe avec le Comité de programme et le SAGI (Service de gestion de l’information et des archives)
2. Participer à la mise en oeuvre et à la pérennisation d’une gestion électronique des documents en collaboration directe avec le Comité de programme et le SAGI

3. Participer à la définition et à la mise en oeuvre de la stratégie de développement des usages numériques, et aux projets sous-jacents
4. Accompagner les services dans la conduite du changement

Compétences

  • Intégrer l’information : Vous établissez des liens entre les diverses données, vous concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates.
  • Résoudre des problèmes : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome. Vous cherchez des alternatives et mettez en oeuvre des solutions.
  • Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
  • Agir de manière orientée service : Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
  • Conseiller : Vous fournissez des conseils à vos interlocuteurs et développez avec eux une relation de confiance basée sur votre expertise.
  • S’adapter : Vous adoptez une attitude souple face aux changements, et vous vous adaptez aux circonstances changeantes et à des situations variées.
  • Faire preuve d’engagement : Vous vous impliquez dans le travail en donnant toujours le meilleur de vous-même en cherchant à atteindre la meilleure qualité et en persévérant même en cas d’opposition.
  • Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
  • Méthodologie en gestion de projets
  • Technique d’expression orale
  • Technique d’expression écrite
  • Résoudre des problèmes
  • S’adapter
  • Conseiller
  • Agir de manière orientée service

Procédure

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 18 juin 2017 inclus.

Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra mentionner la référence O2 CA 2017 001 ainsi que comporter :
– Un curriculum vitae rédigé en français et actualisé. Vous devez posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base de votre C.V. Pour chacune de vos expériences professionnelles, veuillez indiquer précisément les dates d’exercice du poste (jour, mois et année).
– Une lettre de motivation faisant mention de la référence O2 CA 2017 001.
– Une copie du (ou des) diplôme(s) requis.
– Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d’équivalence du diplôme de la Communauté française (pour l’obtenir: 02/690.89.00 Service des Equivalences) ;
– Pour les diplômes belges obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor, suite à un test linguistique (article 7). Si vous n’êtes pas en possession de cette attestation, vous devez vous inscrire en ligne sur le site du Selor (www.selor.be).

Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience et/ou des compétences techniques sont requises, nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de celle(s)-ci dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos chargés de sélection pour la présélection qualitative des C.V.
Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidatures.
Les dossiers de candidature seront adressés à Stéphanie Couwenbergh par mail : emploi.mcf(at)cfwb.be
Les convocations seront envoyées le 22 juin 2017 et le jury aura lieu le 29 juin 2017 (sous réserve de modifications).

Si vous souhaitez plus d’informations sur cette fonction, veuillez contacter la personne de référence ci-dessous : Monsieur Olivier DEGRYSE, Directeur général – 02/413.36.17 – olivier.degryse(at)cfwb.be

Lien : http://www.recrutement.cfwb.be/index.php?id=12087

 

Les Archives générales du Royaume recherchent un(e) Import Manager.

Description de la fonction

Vous deviendrez membre du personnel scientifique du CegeSoma et collaborateur/collaboratrice du projet EHRI (European Holocaust Research Infrastructure). EHRI est un projet européen avec une vingtaine d’établissements internationaux partenaires. Son objectif consiste à développer un portail numérique pour l’ouverture à la recherche des collections relatives à la Shoah, afin de faciliter le réseautage transnational et la collaboration concrète entre les chercheurs, les archivistes et tous les autres parties intéressées. Le CegeSoma est associé à quatre paquets de travail («work packages ») de l’EHRI.

Dans la fonction à pourvoir, vous entretiendrez des contacts avec des établissements d’archives et de gestion des collections, afin de faciliter l’intégration technique dans le portail EHRI de (méta)données de descriptions pertinentes et relatives à la Shoah. Une connaissance des aspects techniques de cette intégration est essentielle. Sur base de cette connaissance, vos tâches concrètes seront :

1/ la co-évaluation (et la codécision) en matière de sélection des données à importer dans le portail EHRI (cette sélection est effectuée soit au sein de l’établissement proposant les données, soit par l’équipe EHRI, après l’importation),

2/ l’organisation d’une répartition adéquate et aisée des tâches des historiens, des archivistes et des spécialistes en IT au sein de l’EHRI, 3/ la communication sur les conventions pour les fournisseurs de contenu (Content Provider Agreements (CPA)), et le cas échéant, sur les protocoles d’entente (Memoranda of Understanding), 4/ la communication sur le processus de travail et les résultats à obtenir. Vous serez donc en premier lieu un pivot important entre les paquets de travail, les partenaires et les spécialistes. En second lieu, vous réussissez à combiner votre connaissance du secteur historique et archivistique avec un bon savoir-faire en matière de technologies de l’information et de langage CHI (Computer-Human Interface Design)

Le suivi sera assuré par les dirigeants des paquets de travail chez EHRI et par un responsable scientifique du projet au sein du CegeSoma.

Lieu de travail

Vous travaillerez au CegeSoma, situé au square de l’Aviation 29, 1017 Bruxelles. Il vous faut
cependant tenir compte de fréquentes missions de travail à l’étranger.

Profil

Exigences requises (recevabilité):

  • Un 1/ Master en ‘Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication’ (ou un diplôme équivalent ) OU 2/ un Master en Sciences humaines, complété par une formation pertinente et/ou une expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la gestion de données numériques (par ex. OAI-PMH, EAD, xml)
  • Une connaissance excellente de l’anglais et 1/ du néerlandais OU 2/ du français Compétences additionnelles (atouts)
  • Une bonne connaissance du contexte historique de la Shoah et des collections de sources historiques constitue un atout.
  • Vous êtes communicatif /communicative et capable d’engager un dialogue avec des personnes qui ne partagent pas vos objectifs.
  • Vous êtes capable de travailler de façon structurée et autonome
  • Vous n’êtes pas intimidé(e) par la collaboration internationale au sein d’une « équipe virtuelle »
  • Vous êtes orienté(e) vers les résultats, vous fixez des objectifs pour vous-même et vos collègues et vous assurez un suivi adéquat afin que ces objectifs soient réalisés en temps dû. Vous respectez les objectifs et les délais qui ont été proposés par le dirigeant du projet.

Offre

  • Un contrat à temps plein de durée déterminée allant du 1/09/2017 au 30/04/2019 (38 heures/semaine)
  • Date d’entrée en fonction : 1er septembre 2017
  • Horaire flexible
  • Échelle barémique SW10 (21.880,00 EUR – 33.895,00 EUR salaire annuel brut non indexé, soit un salaire net de départ de +/- 1900 EUR) OU SW11 (25.880,00 EUR – 41.351,00 EUR salaire annuel brut non indexé, soit un salaire net de départ de +/- 2100 EUR). Pour être engagé au niveau SW11, vous devez pouvoir justifier de minimum 2 ans d’expérience scientifique ou professionnelle jugée utile à la fonction.
  • Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile – lieu de travail et/ou indemnité vélo
  • Assurance hospitalisation avantageuse
  • Possibilité de récupérer les heures supplémentaires
  • Minimum de 26 jours de congés annuels par année de travail
  • Avantages supplémentaires via www.fedplus.be

Régime linguistique

Cet emploi est accessible aux candidats faisant partie du rôle linguistique francophone ou néerlandophone, en application des lois sur l’emploi des langues en matière administrative.

Procédure de sélection

Les candidats doivent transmettre leur dossier (lettre de motivation + curriculum vitae (en pdf) au plus tard le 5 juillet 2017 par e-mail à pers@arch.be (référence : candidature EHRI).
Les candidats qui sont sélectionnés sur base de leur curriculum vitae seront invités pour une épreuve orale, consistant en un entretien d’une demi-heure avec les membres du jury, en date du 17 juillet 2017. L’interview aura entre autres trait au contenu du curriculum et aux aspects du projet. Pour réussir, le candidat doit obtenir 12/20. Le résultat de la sélection reste valable pendant un an.

Pour des informations complémentaires sur la fonction à pourvoir ou sur le projet, veuillez contacter dirk.luyten@cegesoma.be
Pour des informations complémentaires sur la procédure de sélection, veuillez contacter Nico Wouters, CegeSoma (nico.wouters@cegesoma.be).

Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant :

Bibliothecaris, (m/v) (niv.A) – (m/v/x)

Pour son Département “Theatre Development”, les Productions du Dragon recherchent un(e) Archiviste & Documentaliste.

Mission

Assurer le classement, le tri, la conservation des communications importantes, des recherches, dessins, documents courants, intermédiaires et définitifs relatifs aux différents projets inhérents au département « Theatre Development ».

Effectuer les recherches et s’assurer de la diffusion de l’information relative aux projets du département vers les intervenants.

Rôle et responsabilités

  • Collecter, conserver et communiquer toutes les données relatives (documentation imprimée ou audiovisuelle, banques d’images ou de sons, mails, etc…)  au département suivant le système d’archivage mis en place ;
  • S’assurer que les bases de l’archivage et les règles d’émission de documents soient comprises et respectées ;
  • Mettre en place des bases de données pour le département ;
  • Mettre à jour les archives et bases de données du département ;
  • Administrer les systèmes de partage d’informations ;
  • Effectuer les recherches requises par le département ;
  • Assurer le suivi des sujets de recherche et respecter les délais ;
  • Archiver et répertorier les résultats de ces recherches ;
  • Elaborer les documents nécessaires à la diffusion des données relatives au théâtre et autres projets du département ;
  • Assurer l’accompagnement dans la décision d’acquisition d’un logiciel de gestion des archives si nécessaire;
  • Toutes autres activités relatives aux points énumérés ci-avant ou nécessitées par la société.

Profil/Qualifications

  • Première expérience comme documentaliste/archiviste ou similaire souhaitée ;
  • Connaissances avancées des outils Microsoft Office;
  • Connaissance des logiciels de gestion de données/partage/archivage souhaitée;
  • Excellente maîtrise du français et bonnes connaissances de l’anglais (oral et écrit);
  • Faire preuve de grandes capacités d’organisation et d’analyse ;
  • Autonome, flexible, méticuleux et n’ayant pas peur de faire preuve d’initiative.

Intéressé(e) ?

Veuillez envoyer votre candidature à axelle.quivy@dragone.com

Cette offre d’emploi est uniquement disponible en néerlandais via le lien suivant :

Social Media Manager

Besix is looking for a Junior Document Management Officer.

Your role

• You support the execution team of building sites in setting-up the document management organization to be applied during a project (setting-up of the applicable codification, of the document approval and transmittal workflows,etc);
• You collaborate to the implementation/configuration of the BESIX electronic document management tool (SDMS) on building sites;
• You ensure the training of the Document Officer and the secretary for the use of the document management tool;
• You ensure public presentations/demos of the BESIX document management tool to users on building sites (internal users, client and approvers, subcontractors …);
• All along project’s duration, you ensure SDMS-users’ support, IMs watch & support, you coordinate IT issues fixes
• At the end of projects, you support the execution team of building site to organize the demobilization of servers and hardcopies to archive. You support the collection of “As-built” deliverables and supervise the extract from SDMS of electronic files due to any third part.
• You facilitate the setting-up of the SDMS key-users community ;
• You are consulted to support the completion of SDMS development within business workshops and you participate to the testing of the next coming prototypes ;
• You coordinate the deployment of new releases and associated trainings with the building sites

Your Profile

• You get yourself involved in the global understanding of any Project, which requested your support;
• You work proactively by suggesting the possible improvements and measurements to solve encountered problems concerning Document Management and the used electronic tool;
• You are able to support project managers and technical directors with advises and recommendations for what concerns Document Management;
• You are autonomous and rigorous;
• You have good organizational skills;
• You are able to operate several tasks at the same time, managing priorities and urgent matters;
• You are dynamic, flexible and have a quick reaction to urgent matters.
• You have a bachelor’s degree, preferably Archivist or equivalent by experience;
• You ideally already worked on building sites and/or have experience in Document Management (preferably technical document management);
• You have a good knowledge of MS Windows and MS Office (Word, Excel, Powerpoint);
• You have very good knowledge in Dutch, French and English;

Contact

Link : http://www.jobs.besix.com/Career-Opportunities/Find-A-Job-Now/Job.aspx?itemid=399

 

Le service juridique de la police fédérale (DGR/JUR) recherche un Consultant (H/F) – Consultant documentaliste.

Lieu de travail: Avenue de la Couronne 145 C – 1050 Bruxelles.

Emploi statutaire Niveau B Réf : S 5219 T 17 02

Fonction

En tant que Gestionnaire de l’information, gérer et exploiter l’information pertinente ayant trait aux domaines spécifiques afin de la rendre disponible pour permettre à chacun la réalisation de ses tâches et/ou de respecter les procédures ad hoc.

La fonction consiste à rechercher, répertorier et traiter l’information pertinente ayant trait aux domaines spécifiques du service juridique, en particulier les matières relatives aux opérations de police administrative et de police judiciaire afin de rendre l’information disponible exploitable en vue de la rédaction des avis et analyses juridiques.

Exemples de tâches :

  • rechercher et tenir à jour la jurisprudence et la doctrine relatives aux matières traitées par le service juridique;
  • identifier et suivre les initiatives législatives en cours relatives aux matières traitées par le service juridique;
  • identifier et diffuser les nouvelles législations relatives aux matières traitées par le service juridique (monitoring du Moniteur belge);
  • réaliser des analyses de droit comparé dans le cadre d’initiatives législatives émanant du service juridique ;
  • rédiger des fiches thématiques dans les matières traitées par le service juridique;
  • rédiger des fiches synthétiques sur les nouvelles législations dans un style rédactionnel adapté à l’utilisateur final;
  • contribuer aux publications internes de la police intégrée ;
  • adapter, quant à la formulation et quant à la forme, les avis juridiques destinés à faire l’objet d’une diffusion globale au sein de la police intégrée (FAQ) ;

En tant que Gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de mettre à la disposition des gestionnaires de dossiers tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement des dossiers et mettre à la disposition de l’organisation des informations structurées

Exemples de tâches :

  • élaborer une ou plusieurs base(s) de données permettant une gestion optimale de l’information ;
  • ordonner l’information et l’intégrer dans les bases de données ;
  • tenir les bases de données à jour et les adapter aux nécessités de traitement de l’information ;
  • analyser l’information à introduire dans les bases de données ;
  • créer des rapports sur la base des banques de données ;

Profil

  • Etre porteur d’’un diplôme ou d’un certificat au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau B.

Connaissances pratiques :

  • Intégrer – Établir des liens pertinents entre diverses données afin de les intégrer de manière synthétique dans un tout cohérent, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates.
  • Résoudre des problèmes – Affronter et maîtriser les situations inattendues en examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en oeuvre la solution la plus appropriée à chaque problème.
  • Soutenir – Assumer le rôle de mentor en donnant l’exemple et en soutenant les personnes dans leurs activités.

Attitudes attendues :

  • Adopter une orientation-client – Tenir compte des attentes et besoins des  »clients » dans la définition et l’exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.
  • Coopérer – Créer et améliorer l’esprit d’équipe en s’identifiant aux objectifs communs, en partageant ses propres avis et idées et en aplanissant les conflits avec ses collègues.
  • Dialoguer – Se familiariser avec les connaissances et l’expérience de son interlocuteur en demandant des éclaircissements, en s’intéressant à ce qu’il fait, en se mettant à sa place et en faisant le nécessaire pour comprendre son message dans sa globalité.
  • S’auto-développer – Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s’enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.
  • Faire preuve d’engagement – S’impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d’opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.

Organisation de la sélection

  • Selection de commission
  • Organisation de tests
  • Date limite d’inscription: 24 juin 2017

Seulement les 20 premiers candidats,Francophones et Néerlandophones confondus, seront pris en considération.

Lien : http://www.jobpol.be/home/preview_monolingual/id/5068