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Statuts

Statuts coordonnés au 16 avril 2014, tels qu’approuvés par l’Assemblée Générale extraordinaire du 16 avril 2014.

Article 1. Personnes physiques – Constituants

1.1 Les soussignés :

Arzens, Roger, ingénieur, 16, rue Lambert, Bruxelles;

Berlemont, Fernand, bibliothécaire, 37 avenue de la Spirale, Bruxelles;

Claes, Pierre, documentaliste, 11, rue Verhulst, Uccle;

Colet, André, instituteur, 70, rue Camille Lemonnier, Ixelles;

D’Haenens, Léon, secrétaire, 290, Dieweg, Bruxelles;

D’Hooghe, Albert, ingénieur, 190, rue Rosendael, Forest;

Dubois, Gérald, fonctionnaire, 139, rue Notre-Dame, Evere;

Duffaut, secrétaire, 35 avenue Général Bernheim, Bruxelles;

Evreinov, Basile, ingénieur chimiste, 22, avenue Beau-Séjour, Uccle;

Galland, René, bibliothécaire, 27, rue Maximilien, Bruxelles;

Goossens, Joseph, ingénieur, 119, avenue Baeme, Bruxelles;

Grojean, Oscar, directeur général honoraire de l’enseignement moyen, 2a, avenue du Val-d’Or, Bruxelles;

Hansenne, Jean, conservateur de la Bibliothèque royale, 5, rue de Lombardie, Saint-Gilles;

Jaffé, Frédéric, ingénieur chimiste, 10, rue Camille Lemonnier, Ixelles;

Luchie, Georges, documentaliste, 17, rue Berger, Ixelles;

Marchal, Alphonse-François, documentaliste, 7, rue Franz Binjé, Bruxelles (III);

Michel, Edouard, docteur ès sciences, 9, place Danco, Uccle;

Navez, Léon, bibliothécaire à la Bibliothèque royale, 405, chaussée de Wavre, Bruxelles;

Sadin, Emile, architecte, 32, rue de Vergnies, Bruxelles;

Sion, André, comptable, 32, avenue du Val-d’Or, Bruxelles;

Vandenheule, Fernand, fondé de pouvoirs, 39, place de Jamblinne de Meux, Bruxelles (IV);

Van Grieken, Emile, secrétaire d’administration, 25, Val de la Cambre, Bruxelles;

Wérotte, René, courtier en bois, 77, avenue des Campanules, Boitsfort;

tous de nationalité belge, à l’exception de MM. Arzens, pré-qualifié, lequel est de nationalité française; Evreinov, pré-qualifié, lequel est de nationalité russe (réfugié); Jaffé, pré-qualifié, lequel est de nationalité allemande, non ennemie; Michel, pré-qualifié, lequel est de nationalité suisse,

décident, avec tous ceux qui adhéreront par la suite aux présents statuts, de former une association placée sous le régime de la loi belge sur les associations sans but lucratif.

Article 2. Dénomination et durée

Dénomination :

2.1. L’association est dénommée en français « Association belge de Documentation », en néerlandais « Belgische Vereniging voor Documentatie ».

Durée :

2.2. La durée de l’association est illimitée. L’année sociale commence le 1er janvier.

Article 3. Siège social

3.1. Le siège social est fixé à la Bibliothèque Royale de Belgique, Boulevard de l’Empereur 4, à 1000 Bruxelles, dans l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.

3.2. Le conseil d’administration peut désigner un siège administratif s’il le juge utile.

Article 4. Objet

4.1. L’association, de caractère essentiellement scientifique, a pour objet :

a) l’étude et la promotion des métiers liés à la gestion de l’information en général et de la documentation en particulier;

b) la diffusion des opinions et la représentation des intérêts de ses membres sur le plan national et international;

c) le concours à l’information de ses membres et le renforcement entre eux des liens de coopération et de solidarité.

4.2. A cette fin, elle peut poser tous actes se rapportant directement ou indirectement à son objet et notamment organiser tous types de réunions, visites, formations ou colloques ; publier tous documents, études ou publications régulières ; participer à tous groupes de travail.

Article 5. Membres

5.1. L’association est composée de membres associés à titre individuel ou à titre collectif. Seules les personnes physiques peuvent être membre à titre individuel, les associés à titre collectif pouvant être des personnes morales ou des associations de fait.

Le nombre de membres associés est illimité avec un minimum de cinq.

5.2. Devient associé toute personne, physique ou morale, pratiquant une activité liée à la gestion de l’information ou de la documentation, ayant adressé une demande écrite au secrétariat de l’association et dont la candidature a été agréée par le conseil d’administration.

L’admission implique de la part du candidat l’adhésion aux statuts et aux règlements de l’association.

5.3. L’assemblée générale peut admettre d’autres catégories de membres. Ceux-ci ne sont pas associés. Leurs droits et obligations sont déterminés par le règlement d’ordre intérieur.

5.4. Les démissions et exclusions des membres ont lieu dans les conditions déterminées par l’article 12 de la loi du 27 juin 1921.

5.5. L’associé démissionnaire ou exclu et les ayants droit d’un associé démissionnaire, exclu ou défunt n’ont aucun droit sur l’avoir social.

Article 6. Cotisations

6.1. Le montant de la cotisation des membres associés est fixé chaque année par le Conseil d’administration. Il ne pourra être supérieur à 25.000 francs.

6.2. Les cotisations des membres non associés, également fixées par le conseil d’administration, sont considérées comme des libéralités mobilières et traitées conformément au dernier alinéa de l’article 16 de la loi.

Article 7. Assemblée générale

Généralités :

7.1. L’assemblée générale est composée de tous les membres associés. Elle est présidée par le président du conseil d’administration, ou à son défaut par un des vice-présidents ou encore à leur défaut par le plus âgé des administrateurs présents. Elle se réunit au siège de l’association ou dans tout endroit précisé lors de sa convocation.

Elle a les pouvoirs les plus larges dans les limites prévues par la loi. Ses décisions sont obligatoires pour tous les membres de l’association, présents ou absents.

Convocation et ordre du jour :

7.2. L’assemblée se réunit sur la convocation du conseil d’administration. Une assemblée générale extraordinaire peut également être convoquée à la demande d’au moins un cinquième des membres associés.

Les convocations contiennent l’ordre du jour, le lieu, la date et l’heure de la tenue de l’assemblée. L’ordre du jour est établi par le conseil d’administration. Toute proposition signée par un cinquième des membres du conseil d’administration est également inscrite à l’ordre du jour.

Sauf accord unanime des membres présents, l’assemblée ne peut délibérer que sur les points portés à l’ordre du jour.

7.3. Les convocations sont faites soit par lettre missive, par courrier électronique ou publication dans un organe de l’Association au moins deux semaines avant la date de l’assemblée.

Vote :

7.4. A l’assemblée générale, les membres associés ont droit à une voix. Les personnes morales, quand elles sont membres associés, peuvent se faire représenter par deux mandataires qui, à l’assemblée générale, sont chacun considérés comme membres associés.

Les membres associés peuvent se faire représenter par un membre ayant droit de vote et muni d’une procuration du premier. Nul membre ne peut représenter plus de trois autres membres.

7.5. Le vote secret n’est pas exigé sauf pour l’élection des membres du conseil d’administration, pour les radiations ou si dix pour cent des membres présents le demandent.

7.6. L’assemblée est valablement constituée quel que soit le nombre de membres associés présents ou représentés et ses décisions sont prises à la majorité simple des voix émises. En cas de parité de voix, celle du président est prépondérante.

Par dérogation aux dispositions précédentes, les décisions de l’assemblée générale comportant modifications aux statuts, exclusion d’un associé ou dissolution volontaire de l’association, ne peuvent être prises que moyennant les conditions spéciales de présence, de majorité et éventuellement d’homologation judiciaire requises par les articles 8, 12 et 20 de la loi.

Procès-Verbal :

7.7. les procès-verbaux des assemblées générales sont signés par le Président, le Secrétaire Général et le Trésorier, ainsi que par tout membre qui en ferait la demande et sont portés à la connaissance des membres et des tiers par un organe de l’association ou par lettre missive.

Assemblée générale ordinaire :

7.8. L’assemblée générale ordinaire se réunit chaque année dans le courant du premier trimestre qui suit la fin de l’année sociale.

Son ordre du jour comporte nécessairement :

  • un rapport du conseil d’administration sur l’exercice écoulé;
  • l’approbation des comptes;
  • l’élection de nouveaux membres du conseil d’administration ou le remplacement des membres dont le mandat vient à échéance;
  • la désignation de deux commissaires aux comptes.

Article 8. Conseil d’administration

Généralités :

8.1. Le conseil d’administration représente l’association et a tous les pouvoirs d’exécution au sein de celle-ci, dans les limites des statuts et des actions qui lui sont confiées par l’assemblée générale.

Composition :

8.2. L’assemblée générale fixe le nombre de membres du conseil d’administration, avec un minimum de cinq membres, sur proposition du conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration sont nommés et révocables par l’assemblée générale. Les administrateurs sont élus à la majorité simple des membres associés présents ou représentés.

8.3. La durée du mandat est de deux ans. Les administrateurs sortants sont rééligibles. Est candidat tout membre, associé ou non, ayant posé sa candidature par écrit au secrétariat de l’association au moins une semaine avant l’assemblée générale. Cette disposition s’applique également aux administrateurs sortants et rééligibles.

Modalités de fonctionnement :

8.4. L’administrateur qui s’abstient d’assister à trois réunions successives du conseil d’administration sans être excusé est réputé démissionnaire.

8.5. Le conseil d’administration, dans un délai maximum d’un mois suivant l’assemblée générale, désigne en son sein un président, un ou plusieurs vice-présidents, un secrétaire général et un trésorier. Nul membre ne peut assurer la même fonction plus de cinq années consécutives, sauf désignation explicite par une assemblée générale extraordinaire, pour une durée d’une année.

8.6. Le conseil d’administration se réunit au moins tous les trois mois. La date et l’ordre du jour des réunions sont communiqués à l’ensemble des membres de l’association. Chaque administrateur peut proposer, par l’intermédiaire du secrétaire général, les points qu’il souhaite voir abordés par le conseil.

L’administrateur empêché peut s’y faire représenter par un autre administrateur. Les modalités de représentation sont précisées dans le Règlement d’Ordre Intérieur.

Le conseil délibère valablement lorsque la moitié au moins des administrateurs est présente ou représentée. Les décisions sont prises à la majorité simple des administrateurs présents ou représentés.

Un procès-verbal est rédigé à l’issue de chaque réunion du conseil et gardé aux archives. Un exemplaire est porté à la connaissance de chaque administrateur.

8.7. Les actes qui engagent l’association sont signés, à moins d’une délégation spéciale du conseil, par deux administrateurs.

Mission :

8.8. Le conseil d’administration a pour mission :

  • d’assurer la gestion journalière de l’association;
  • d’examiner les points portés à l’ordre du jour de ses réunions ainsi que tous les points nécessaires à la poursuite des objectifs de l’association;
  • de créer des groupes de travail comportant au moins un membre du conseil d’administration, pour l’examen de questions particulières;
  • de décider de toute action conforme aux buts de l’association et en conformité avec les décisions de l’assemblée générale;
  • de représenter ou faire représenter l’association dans ses rapports avec toute personne ou organisation belge ou étrangère;
  • de préparer l’organisation des élections des membres du conseil d’administration;
  • de convoquer l’assemblée générale;
  • de veiller au respect des statuts de l’association;
  • de proposer à l’assemblée générale la révocation d’un membre;
  • de gérer les ressources de l’association;
  • de rendre compte de ses activités aux assemblées générales.

Article 9. Règlement d’ordre intérieur

9.1. Un règlement d’ordre intérieur sera présenté par le conseil d’administration à l’assemblée générale. Des modifications à ce règlement pourront être apportées par une assemblée générale statuant à la majorité simple des associés présents ou représentés.

Article 10. Dissolution

10.1. En cas de dissolution de l’association, l’assemblée générale désignera le ou les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et indiquera l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social.

10.2. Cette affectation devra être faite en faveur d’un ou de plusieurs établissement(s) ou organisme(s) poursuivant des buts similaires.

Article 11. Ressources

11.1. Les ressources de l’association sont constituées par les cotisations des membres, les subventions et les dons, toutes les autres ressources permises par la loi.

 

Liste des publications officielles disponible sur le site du Moniteur belge.